社區(qū)檔案管理工作常見問題及對(duì)策

李潔貞

摘 要：社區(qū)是當(dāng)前社會(huì)最基本的組成部分，是宏觀社會(huì)的縮影，是一個(gè)由社會(huì)上若干群體和社會(huì)組織聚集在某一個(gè)區(qū)域所形成的與生活上相關(guān)聯(lián)的大集體。社區(qū)管理工作作為社區(qū)建設(shè)的日常，做好社區(qū)管理工作是完善社區(qū)建設(shè)、提高社區(qū)服務(wù)質(zhì)量及成員生活水平、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、全面建成小康社會(huì)等的基礎(chǔ)，是一種目前國際上普遍采用的較為規(guī)范且可行的城市管理新模式。而社區(qū)檔案管理工作記錄著社區(qū)建設(shè)和發(fā)展點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是政府實(shí)現(xiàn)對(duì)社區(qū)管理工作的重要依據(jù)。因此，做好社區(qū)檔案管理工作兼具實(shí)時(shí)意義和長遠(yuǎn)眼見。本文就社區(qū)檔案管理的重要性進(jìn)行闡述，剖析社區(qū)檔案管理的常見問題，并探討相應(yīng)的解決之策。

關(guān)鍵字：社區(qū)；檔案管理；問題；對(duì)策

社區(qū)檔案是檔案工作中一個(gè)重要和全新的領(lǐng)域，也是政府工作更好的服務(wù)人民群眾的重要舉措，有助于居民信息的歸類和查詢，有助于國家政策、法律、法規(guī)的宣貫，有助于社會(huì)問題的調(diào)研并促進(jìn)國家建設(shè)和發(fā)展，是政府在社區(qū)建設(shè)中不可缺少的一部分，是社會(huì)實(shí)現(xiàn)化整為零管理的有效手段。

1 社區(qū)檔案管理工作的重要性

1.社會(huì)發(fā)展的必然要求

自十六大以來和諧社會(huì)的科學(xué)提出，建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)登上歷史舞臺(tái)。再加上近幾年城市化進(jìn)程的快速推進(jìn)，國家經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的轉(zhuǎn)變和社會(huì)的發(fā)展需要，使城市人口不斷飆升，更為和諧社會(huì)的建設(shè)提出了新的要求。社區(qū)作為社會(huì)的基本組成單元，欲實(shí)現(xiàn)社會(huì)穩(wěn)定和和諧發(fā)展，就需各個(gè)擊破從每個(gè)單元做起。社區(qū)的管理涉及的方面繁多，內(nèi)容復(fù)雜，政府如何做好對(duì)社區(qū)的建設(shè)和管理工作、使每件事務(wù)有序進(jìn)行，建立完整的、系統(tǒng)的社區(qū)檔案工作是重中之重。社區(qū)檔案管理工作的有序進(jìn)行，不僅可以維護(hù)社區(qū)的安定，為居民排憂解難，為社區(qū)居委會(huì)有針對(duì)性的開展工作、解決鄰里矛盾和突發(fā)性事件的重要依托，更是政府管理有序化進(jìn)行的根本保障，是社會(huì)和諧發(fā)展的基石和必然要求。

2.提高人民生活水平和生活質(zhì)量

社區(qū)檔案工作的進(jìn)行，可以更好的反映每個(gè)居民的真實(shí)情況，比如低收入者、五保戶等，有助于政府有針對(duì)性的進(jìn)行幫扶和人文關(guān)懷，解決民眾的難題，提高人民的生活水平。同時(shí)，還可以根據(jù)以往的檔案資源及反饋意見，開展各種各樣的文娛活動(dòng)，如植樹節(jié)開展科普講座、端午節(jié)比賽包粽子等，不僅可以促進(jìn)鄰里和諧，增添了社區(qū)的人文氣息，引導(dǎo)人們積極健康向上的生活態(tài)度，更有助于政府實(shí)現(xiàn)對(duì)人民精神文明的建設(shè)，提高人們的生活知識(shí)水平，促進(jìn)社區(qū)和諧穩(wěn)定發(fā)展，宣揚(yáng)和繼承中國博大精深傳統(tǒng)文化，增強(qiáng)我國文化軟實(shí)力，也是“十三五”計(jì)劃的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)全面建成小康社會(huì)的必然過程。

3.有利于民主政治的建設(shè)

社區(qū)是黨和人民群眾交流和溝通的一座橋梁。黨和政府既然可以通過社區(qū)了解廣大人民的生活狀況和精神訴求，同樣的，國家也可以借助社區(qū)這個(gè)窗口對(duì)基層人民進(jìn)行民主政治建設(shè)。社區(qū)檔案資源的整理，有利于政府的政務(wù)公開，有利于國家政策法律法規(guī)的宣貫，有助于民主政治的推進(jìn)，增加民眾的參與度，增強(qiáng)民眾的民主建設(shè)意識(shí)，從而起到自我管理、自我教育、自我服務(wù)、自我監(jiān)督的作用，為社區(qū)的良性機(jī)制的運(yùn)行提供保障。

2 社區(qū)檔案管理工作的常見問題

1.檔案管理工作不受重視，檔案嚴(yán)重缺失

一般人們說起檔案管理工作，就會(huì)認(rèn)為只是存儲(chǔ)、分類資料，很瑣碎、繁雜、浪費(fèi)空間、被用到的可能性很低甚至可以說可有可無等等，因而很容易被人忽視，不受人待見。社區(qū)的檔案管理工作更是如此，其涉及的內(nèi)容關(guān)系著每個(gè)居民的方方面面，工作量龐大，領(lǐng)導(dǎo)也常疏于監(jiān)管，致使很多工作都沒有落到實(shí)處，檔案中的許多資料都不完整或者缺失，一旦出現(xiàn)問題，需要相關(guān)資料，就找不到資源，這個(gè)時(shí)候才發(fā)現(xiàn)檔案管理的用途，但“亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)晚矣”。

2.檔案管理體系不夠完善

做檔案管理這種類型的工作，講究的是有序存儲(chǔ)和分類明確。比如存放的次序、封面的目錄標(biāo)題、時(shí)間的先后等。因此，一套完善的管理體系是至關(guān)重要的，不然會(huì)因?yàn)橘Y料的繁復(fù)多樣，導(dǎo)致“剪不斷，理還亂”，失去了檔案管理的根本意義，還浪費(fèi)了人力物力財(cái)力。

3.檔案管理重形式，輕利用

由于人們對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的偏頗，僅僅局限于對(duì)其字面意思的理解，對(duì)檔案管理工作缺少遠(yuǎn)見意識(shí)，從而沒有萌發(fā)對(duì)檔案信息進(jìn)行利用的觀念，認(rèn)為檔案管理工作只是形式上的一種管理，導(dǎo)致檔案資源沒有得到充分的利用，失去了檔案管理和存儲(chǔ)的意義，這也是檔案管理工作為什么不受待見和停滯不前的原因。

4.檔案管理人手不足

由于檔案工作從上到下的不受重視，檔案任務(wù)的繁重，再加上專業(yè)管理人員的匱乏，使得長期的人手不足和人員配備的不到位，而且許多社區(qū)的檔案管理人員都由社區(qū)的一般員工擔(dān)當(dāng)，有些規(guī)模較小的社區(qū)更是用一般員工臨時(shí)替代，這就更使得社區(qū)的檔案管理工作缺少應(yīng)有的規(guī)范，很多任務(wù)沒有足夠的人力去認(rèn)真對(duì)待，因此，也給政府的社區(qū)管理工作帶來了難度。

3 應(yīng)對(duì)策略

1.提高檔案管理的意識(shí)并落實(shí)到位

社區(qū)檔案管理工作落實(shí)不到位，從根本上講就是對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位。社會(huì)意識(shí)決定社會(huì)形態(tài)，只有提高了認(rèn)識(shí)，才能從根本上解決檔案管理不受重視的情況。因此，政府應(yīng)當(dāng)大力宣貫檔案管理的重要性，特別是對(duì)社區(qū)工作人員，除此之外，上層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注也極為重要，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注會(huì)使下邊的工作人員感受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，并會(huì)迎合領(lǐng)導(dǎo)的需要，一層層下來，潛意識(shí)里就會(huì)讓大家形成檔案管理很重要的思想，起到了牽頭的作用，從而提高了大家對(duì)檔案管理重要性的意識(shí)。提高了意識(shí)，后續(xù)的落實(shí)工作也就依次跟進(jìn)了。

2.完善檔案管理的相關(guān)體系

俗話說得好，“磨刀不誤砍柴工”。社區(qū)檔案管理工作由于其工作量大，內(nèi)容眾多，稍不注意就混亂不堪，容易為以后工作帶來隱患，諸如分類無序、內(nèi)容缺失、查閱不到等，降低了工作效率。因此，好的檔案管理機(jī)制的踐行，不僅可以節(jié)約時(shí)間，還可以使得檔案的保存井然有序、查閱簡單方便、內(nèi)容完整無缺，有助于政府條理性的管理社區(qū)，甚至有時(shí)達(dá)到事半功倍的效果。

3.發(fā)揮檔案管理的價(jià)值

做任何事情都要讓其行之有效，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，而不是為了做而做，國家對(duì)每件的推廣和實(shí)施，都是有理有據(jù)的。比如，政府可以從社區(qū)居民的檔案中了解每個(gè)人的家庭情況，對(duì)家庭境遇不好的或者失獨(dú)老人等進(jìn)行關(guān)心，并予以幫助，讓其感受政府的溫暖，國家的關(guān)懷，積極努力的生活。再如，政府可以針對(duì)檔案中居民提出的相關(guān)意見進(jìn)行合理化的解決，如老鼠橫行，政府可以撥款安排相關(guān)社區(qū)工作人員定期對(duì)每個(gè)單元進(jìn)行老鼠藥的投放工作，并加強(qiáng)環(huán)境衛(wèi)生的治理工作等，使得社區(qū)檔案管理真正為居民所用，為政府所用，為社會(huì)發(fā)展、為和諧社會(huì)的構(gòu)建創(chuàng)造價(jià)值。

4.加強(qiáng)專職人員的配備和相關(guān)培訓(xùn)

檔案管理工作說簡單簡單，說難亦難。但常言道“術(shù)業(yè)有專攻”，專職人員的配備工作必不可少，其一是因?yàn)閷Ｂ毜娜藛T有更好的檔案管理知識(shí)架構(gòu)，能夠清楚明白的如何對(duì)不同類型的檔案合理地進(jìn)行歸建檔，其二專職人員工作內(nèi)容明確，有更多的精力和時(shí)間專注于社區(qū)檔案工作的建設(shè)，其三專職人員明白檔案建設(shè)工作的意義和重要性，在對(duì)待工作的時(shí)候就更為用心。此外，每隔一段時(shí)間，應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)其在檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)規(guī)范地建檔，為更好的進(jìn)行檔案管理工作提供知識(shí)儲(chǔ)備，并通過培訓(xùn)讓其感受到檔案建設(shè)的價(jià)值，調(diào)動(dòng)工作的積極性。

4 結(jié)語

社區(qū)檔案工作的踐行，是以服務(wù)人民群眾為出發(fā)點(diǎn)，是政府和人民之間溝通的紐帶，是政府實(shí)現(xiàn)為人民群眾解難、幫扶弱勢(shì)群體、解決民眾之間的矛盾、努力完成人民訴求的重要依據(jù)，是社區(qū)和諧穩(wěn)定發(fā)展的重要資源。因此，政府欲實(shí)現(xiàn)對(duì)社區(qū)工作的宏觀調(diào)控和實(shí)時(shí)管理，促進(jìn)社區(qū)又快又穩(wěn)的建設(shè)，就必須把提高人們對(duì)檔案建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)作為突破口，完善社區(qū)檔案管理運(yùn)行機(jī)制，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

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