探究檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制

趙曉麒

摘 要：加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制對于檔案利用率的提升、檔案管理效率的增強(qiáng)具有重要作用，本文首先對檔案數(shù)字化建設(shè)的意義予以說明，然后對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，最后結(jié)合實例，提出幾點檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制策略。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化建設(shè)；質(zhì)量控制；安全管理工作

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中的信息化技術(shù)也越來越重要。檔案管理工作和產(chǎn)品管理、圖書管理存在著明顯差異，在檔案保密、檔案分類等方面具有明顯特點。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制，會讓檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)整體水平得到提升。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在三個方面：（1）提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理可以讓資料歸檔更為及時，可以讓資料查詢更為便捷，檔案庫的功能不再僅僅局限于文件保管，更是信息提供的中心。（2）提升經(jīng)濟(jì)效益。粗放型模式下的檔案管理工作有著較高的管理成本，而數(shù)字化管理的檔案，其載體發(fā)生了變化，從而不僅節(jié)省了保管費用，也減少了占地空間。（3）增強(qiáng)原件保護(hù)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以讓部分檔案篡改的行為得到避免，也可以讓使用原件的次數(shù)減少。特別是對于歷史較長的檔案來說，數(shù)字化處理更讓其保護(hù)性得到增強(qiáng)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案部門開展數(shù)字化的基礎(chǔ)存在差異

檔案數(shù)字化建設(shè)工程本身相對復(fù)雜，尤其需要一定設(shè)備、場所的支撐。目前，數(shù)字化建設(shè)單位自身的基礎(chǔ)存在差異，擁有經(jīng)費水平也有所不同，這就使得各單位各系統(tǒng)數(shù)字化水平存在明顯差異。現(xiàn)階段，有的單位部門已經(jīng)完全實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，具有較高的檔案數(shù)字化水平；但還有一些單位部門的數(shù)字化水平依然較低，沒有足夠的基礎(chǔ)條件來支持檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

2.2 檔案數(shù)字化從業(yè)人員能力問題

隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)能力和計算機(jī)能力提出了更高的要求。目前，經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的檔案從業(yè)人員數(shù)量相對較少，部分檔案從業(yè)人員的能力與素質(zhì)還不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的需要。有些檔案管理人員從事檔案工作時間短，檔案管理專業(yè)能力不能保障；還有一些檔案管理人員雖然經(jīng)驗較為豐富，但掌握檔案管理新技術(shù)的速度相對較慢。這些都是當(dāng)前存在的一定問題。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理問題

檔案既具有一定的秘級限制，也具有保管年限和保密期限的限制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，一些網(wǎng)絡(luò)公開行為將會對數(shù)字化檔案的安全造成嚴(yán)重威脅，使得檔案泄露的風(fēng)險大大增加。檔案管理人員就需要對數(shù)字化下的檔案保密工作予以重新認(rèn)識和高度重視。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制策略

3.1 制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化運作方案

檔案數(shù)字化推進(jìn)的過程中，可能會因為各個單位之間聯(lián)系性較弱、工作水平有差異等問題而受到影響，對檔案資源的共享造成阻礙。所以，在檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該制定詳細(xì)的數(shù)字化運作方案，各個單位需要結(jié)合自身實際情況，考慮到上下級單位、兄弟單位的檔案工作情況，參照我國關(guān)于檔案信息管理的相關(guān)規(guī)定和規(guī)范，對數(shù)字化進(jìn)程中的系統(tǒng)參數(shù)、數(shù)據(jù)格式以及數(shù)據(jù)庫規(guī)模進(jìn)行科學(xué)設(shè)定，并且制定相關(guān)的檢查、驗收與監(jiān)督的工作程序，為日后的檔案工作順利開展奠定基礎(chǔ)[1]。

3.2 保障檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案數(shù)字化的建設(shè)離不開硬件設(shè)備的支撐，雖然不同地區(qū)、單位的檔案管理部門條件存在差異，但還是要想方設(shè)法地保障檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案部門應(yīng)該對檔案事業(yè)宣傳力度予以加大，明確檔案管理工作的重要性，讓各級領(lǐng)導(dǎo)部門對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度得到提升；依照國家發(fā)展需要，國家相關(guān)部門需要對單位檔案管理經(jīng)費進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，可以將其占總單位經(jīng)費硬性指標(biāo)適當(dāng)提升；相關(guān)部門應(yīng)該定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檢查的全面性和評估的科學(xué)性，同時，可以對市場化運作競爭機(jī)制予以引入，檔案既是一種需要存儲的信息資料，也是一種潛在的生產(chǎn)力，這種引入可以讓檔案部門資金狀況得到有效緩解。

3.3 加強(qiáng)檔案從業(yè)人員培訓(xùn)工作

檔案數(shù)字化建設(shè)工作、檔案管理工作質(zhì)量會受到檔案從業(yè)人員素質(zhì)和能力的影響，因此，需要對檔案從業(yè)人員培訓(xùn)工作予以加強(qiáng)。上級管理部門需要針對檔案從業(yè)人員的當(dāng)前狀態(tài)制定較為詳細(xì)的培訓(xùn)計劃，可以采用非脫產(chǎn)、脫產(chǎn)、網(wǎng)絡(luò)教育等多種方法，在培訓(xùn)內(nèi)容的選擇上，需要對檔案從業(yè)人員職業(yè)道德教育予以重視，讓檔案從業(yè)人員的使命感與責(zé)任心得到增強(qiáng)，重視檔案從業(yè)人員的素質(zhì)培訓(xùn)。檔案數(shù)字化建設(shè)會不斷地引進(jìn)很多新的技術(shù)和管理方法，因此，就需要從業(yè)人員不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高專業(yè)技能，適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

3.4 完善檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度

在國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)范基礎(chǔ)上，各個部門需要對檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度予以完善，該制度需要緊密聯(lián)系實際情況與具體需要?？梢詫ο嚓P(guān)部門起到指導(dǎo)作用。如在制度中，就應(yīng)該明確不同類型檔案數(shù)據(jù)化格式規(guī)格和內(nèi)容保存的方式，明確圖片保存的方法，與圖片所要求的分辨率等，并對編制工作日志方法、檔案傳輸?shù)姆秶M(jìn)行規(guī)定。各地檔案局應(yīng)積極指導(dǎo)各單位檔案部門，在檔案數(shù)字化工作中，制定出科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理制度；要求各單位檔案設(shè)置必須做到科學(xué)分類、排列、編目；在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移過程中，對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行定期核對，如果發(fā)現(xiàn)問題需要進(jìn)行及時報告[2]。

3.5 做好檔案安全管理工作

在檔案管理工作中，既需要做好檔案利用、檔案公開工作，也需要做好檔案的保密安全工作。應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時讓檔案安全管理帶來新的隱患。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可能會在掃描、錄入過程中遭到損壞，可能會在轉(zhuǎn)移過程中丟失。而因為網(wǎng)絡(luò)開放性，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能會遭到黑客的有意入侵。為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，首先需要制定較為嚴(yán)格的檔案使用工作制度以及嚴(yán)格的檔案交接制度；其次；需要在檔案數(shù)字化建設(shè)中選拔業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、責(zé)任心較高的工作人員，確保不會因為工作人員而讓檔案安全出現(xiàn)問題；然后，還需要對計算機(jī)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理予以加強(qiáng)，利用高技術(shù)手段使計算機(jī)局域網(wǎng)和外網(wǎng)物理斷開，讓黑客攻擊得到有效避免，同時對病毒檢查與日志備份工作予以加強(qiáng)，必須采用殺毒軟件、防火墻技術(shù)；最后，利用計算機(jī)與每份檔案的隨機(jī)驗證，可以讓檔案安全得到保證。

4 結(jié)論

綜上所述，針對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的基礎(chǔ)差異、人員能力等問題，通過制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化運作方案、保障檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)檔案從業(yè)人員培訓(xùn)工作、完善檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度和做好檔案安全管理工作的策略可以對問題予以有效解決，進(jìn)而讓檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制得到加強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)

[1]林麗君.檔案數(shù)字化及安全保密控制[J].納稅，2017，（24）：81+84.

[2]王辰.城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的重要性[J].經(jīng)營管理者，2017，（01）：283.endprint