流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化加工技術(shù)

袁園

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)人口流動(dòng)量越來越大，這使公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理難度增大。為了提高流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理，本文對(duì)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化加工技術(shù)的研究，以本人所在的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)為例，從目前流動(dòng)人員檔案管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀入手，進(jìn)一步提出優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字信息化管理對(duì)策，為公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理提供一定的幫助，對(duì)服務(wù)流動(dòng)人員與城市發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員人事檔案；檔案管理；數(shù)字化

《檔學(xué)詞典》對(duì)人事檔案的解釋為：人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞資關(guān)系等部門在對(duì)人員的考核管理活動(dòng)中形成的檔案。記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位整理、集中保存。主要有干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案三種。1996年，隨著流動(dòng)人員異軍突起，國(guó)家中組部、人事部根據(jù)這一情況頒布了《流動(dòng)人員人事檔案暫行條例》，并對(duì)流動(dòng)人員的概念作出了明確的規(guī)定。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向數(shù)字化、信息化、電子化檔案管理階段轉(zhuǎn)變。由于流動(dòng)人員人事檔案可反映流動(dòng)人員參與社會(huì)的真實(shí)情況，但如今，城市流動(dòng)人員數(shù)量的增加，利用流動(dòng)人員人事檔案依法維護(hù)自身的權(quán)益人員相應(yīng)增多，這就需要我們有效解決流動(dòng)人員人事檔案管理，完善其數(shù)字化加工技術(shù)，從而加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理建設(shè)，進(jìn)而提高管理水平。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀

（一）管理體機(jī)制落后

人社部[2014]90號(hào)文件規(guī)定：健全流動(dòng)人員人事檔案管理體制。流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門政府人力資源社會(huì)保障部門，接受同級(jí)黨委組織部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案?？绲貐^(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。但根據(jù)相關(guān)的調(diào)查，流動(dòng)人員人事檔案管理體制仍然存在不少問題。一是多頭管理嚴(yán)重。由于歷史和體制的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私下管理人事檔案。二是管理內(nèi)容和方式陳舊。人事檔案管理主要針對(duì)人事檔案內(nèi)容和材料的管理。在傳統(tǒng)的人事檔案中材料包括履歷、自傳、鑒定考核材料、學(xué)歷、黨團(tuán)材料、政審材料、就業(yè)等材料。但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料的收集并不那么及時(shí)、規(guī)范和完整，檔案內(nèi)的這些材料遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能反映個(gè)人發(fā)展經(jīng)歷，也不能滿足企業(yè)對(duì)人才的評(píng)判。三是管理對(duì)象長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案對(duì)個(gè)人保密，絕大多數(shù)人一輩子都無法看到檔案內(nèi)容。信息不對(duì)稱對(duì)個(gè)人來說極為不利。

（二）硬件與軟件不達(dá)標(biāo)

現(xiàn)階段，省市級(jí)人力資源公共服務(wù)中介機(jī)構(gòu)已基本具備人事檔案數(shù)字化管理，但大多數(shù)區(qū)縣（市）級(jí)的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，缺乏數(shù)字化檔案管理設(shè)備，流動(dòng)人員人事檔案管理不規(guī)范，一些公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)沒有對(duì)應(yīng)的防潮、防盜等管理對(duì)策，甚至有些服務(wù)中心檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，使流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理與現(xiàn)實(shí)使用嚴(yán)重脫節(jié)。

（三）數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏

俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，這句話應(yīng)用到數(shù)字化管理中就是標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。在信息化社會(huì)，數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石。由于信息化管理人事檔案的手段并未完全普及，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案檢索，目前處于手工檢索階段，還沒有全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索，這在一定程度上增加了管理人員的檔案查閱工作量，影響了流動(dòng)人員人事檔案信息系統(tǒng)檢索的準(zhǔn)確率與速度，大大降低了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于在各個(gè)單位所儲(chǔ)存的信息不一，這給人事檔案管理人員在信息錄入時(shí)，帶來不必要的困擾與麻煩。另外，有些公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)雖然有自身的人事檔案信息管理系統(tǒng)，但是低運(yùn)行速度，無法滿足新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題

人社部[2014]90號(hào)通知要求公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的中共黨員從事檔案管理工作。但大部分的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理人員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)，很多員工沒有經(jīng)過培訓(xùn)直接上任的情況也不乏存在。

2 流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理對(duì)策

人事檔案數(shù)字化管理是指對(duì)人事檔案應(yīng)用系統(tǒng)的管理，包括電子檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、人事檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、安全保障系統(tǒng)等。

（一）確立人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)模式。樹立全國(guó)一盤棋的思想，從全國(guó)數(shù)字化管理思路出發(fā)。加強(qiáng)各級(jí)人事檔案公共就業(yè)好人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息互通互動(dòng)，處理好局部和整體之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，防止各自為政的局面。

（二）創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)各方面對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使流動(dòng)人員人事檔案管理提供了條件。對(duì)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化信息管理，其牽涉的內(nèi)容比較多，因此，這就需要相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)人員流動(dòng)的實(shí)際情況，結(jié)合自身管理優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)開放、安全可靠”的原則，檔案數(shù)字化的目的是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，而共享是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提的，在開放式的網(wǎng)絡(luò)體系中建立標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）提高檔案管理效率

1、提升檔案管理能力

對(duì)于數(shù)字化檔案管理信息，我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，以此升級(jí)檔案管理進(jìn)系統(tǒng)。另外通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲(chǔ)存量，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，從而提高流動(dòng)人員人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，還可以通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲(chǔ)存量，從而對(duì)流動(dòng)人員人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。

2、強(qiáng)化檔案管理的可靠性

對(duì)檔案管理的可靠性強(qiáng)化，這需要嚴(yán)格要求數(shù)字化流動(dòng)人員人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這增強(qiáng)了數(shù)字化流動(dòng)人員人事檔案系統(tǒng)管理效率。另外，加強(qiáng)保護(hù)數(shù)字化流動(dòng)人員人事檔案信息級(jí)別，這對(duì)流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)使用者提供了方便，而保障系統(tǒng)功能，可使流動(dòng)人員數(shù)字化檔案管理信息數(shù)據(jù)更加安全。

3、檔案管理使用性能提升

流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理，需選擇使用光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對(duì)系統(tǒng)性能的維護(hù)具有優(yōu)勢(shì)，可以使系統(tǒng)呈現(xiàn)開放性，保證了相關(guān)人員對(duì)檔案資源的調(diào)取和查閱，從而使流動(dòng)人員人事檔案信息具有更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（四）提升人才隊(duì)伍的建設(shè)

歷史和現(xiàn)實(shí)證明，人員是技術(shù)的掌握者和運(yùn)用者。流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理，除了設(shè)備更新與系統(tǒng)升級(jí)，還需要不斷提升人才隊(duì)伍的建設(shè)，這對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響。首先，采用多元化的管理方式，提升流動(dòng)人員人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過加強(qiáng)老員工學(xué)習(xí)流動(dòng)人員人事檔案管理內(nèi)容，提升他們的工作技能。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化加工技術(shù)的研究，了解了流動(dòng)人員人事檔案管理呈現(xiàn)的問題，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理，提出了提高管理人員的保密與管理意識(shí)、創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、提高電子信息化的管理效率及提升人事檔案管理人員的素質(zhì)的對(duì)策，為公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理提供幫助，這對(duì)服務(wù)流動(dòng)人員與城市發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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