檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

孟莉

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)時代，信息具有很高的價值，可以轉(zhuǎn)化為資產(chǎn)，甚至在某些產(chǎn)業(yè)中信息可以作為唯一的產(chǎn)品和資產(chǎn)，所以信息安全也成為重中之重，檔案信息也不例外。我們目前所采取的各種防范措施，還無法從根本上解決檔案信息的安全問題。因此，如何保證檔案信息傳播安全也就成為我們當(dāng)前面臨的新的信息倫理難題?；诖?，本文就加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進行了系統(tǒng)闡述和分析，并提出了一些保證檔案管理安全性的的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化

檔案信息在流動傳播過程中，由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性及信息系統(tǒng)自身的漏洞，給黑客的人侵、病毒傳染、信息的非法竊取等提供了可乘之機，使得網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全睦極端脆弱，也給國家安全和人民的利益帶來了極大的損失。檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術(shù)、計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是以檔案資源為對象，以管理檔案的有關(guān)理論為指導(dǎo)，依托管理，結(jié)合國家檔案管理以及信息社部門的相關(guān)要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。

1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

1.1 管理技術(shù)、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術(shù)缺乏，專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，管理經(jīng)驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關(guān)的信息技術(shù)以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應(yīng)用和推廣，加之相關(guān)管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時在實現(xiàn)信息化檔案管理的過程中，信息技術(shù)以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術(shù)人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

1.2 檔案管理性質(zhì)理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領(lǐng)導(dǎo)考察工作的重要憑證和制定決策的基礎(chǔ)依據(jù)，甚至還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領(lǐng)域中，相應(yīng)的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務(wù)，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務(wù)等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。

1.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術(shù)落后、管理模式陳舊，未能順應(yīng)時代發(fā)展，采用先進的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關(guān)工作人員堅持不懈地進行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

2.1 增強管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關(guān)部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進行定期的管理技術(shù)教育和培訓(xùn)，不斷增強其檔案管理責(zé)任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴(yán)明紀(jì)律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務(wù)。而在對管理人員開展教育培訓(xùn)的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設(shè)，同時根據(jù)我國檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出嚴(yán)格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應(yīng)用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

2.2 樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構(gòu)、工作人員以及相關(guān)機構(gòu)需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質(zhì)進行正確的認(rèn)識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。同時在加快建設(shè)信息化檔案管理的過程中，還需要科學(xué)地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應(yīng)有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術(shù)人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗和技術(shù)的人才，因為這些人才往往缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對其進行集中培訓(xùn)和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

2.3 加快實現(xiàn)信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關(guān)的管理結(jié)構(gòu)必須具有較為長遠的發(fā)展目光，且對于檔案管理行業(yè)的競爭規(guī)律以及發(fā)展趨勢具有較為清晰的認(rèn)識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術(shù)性，也要對傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術(shù)進行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內(nèi)容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的進程。例如，由于當(dāng)前信息化檔案管理的相關(guān)軟件相對較少，因此在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)加以明確，以確保真正意義上實現(xiàn)信息化的檔案管理。

3 結(jié)語

伴隨檔案信息化的深入發(fā)展，特別是檔案信息向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移，檔案信息的組織管理、公布、傳遞、開發(fā)利用等活動正在進行著一場迅速而深刻的革命，由此也帶來了諸如信息安全、侵權(quán)與犯罪、新型的信息倫理等問題。如何保障信息化尤其是電子政務(wù)快速發(fā)展背景下的檔案信息活動，引導(dǎo)人們正確利用現(xiàn)代檔案技術(shù)、規(guī)范檔案信息傳播中的倫理性行為已成為當(dāng)前檔案界必須面對的問題。管理人員要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，不怕細瑣麻煩，要嘴勤、眼勤、手勤，既使利用者及時查考，又能妥善保管檔案，使歷史的檔案成為活的資料，準(zhǔn)確完整地直接為經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)服務(wù)。這樣既可以充分檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的時效作用，又可以發(fā)揮其在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的歷史憑證作用，為國家積累寶貴的文化財富。

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