信息化時(shí)代職業(yè)院校人事檔案管理

信息化時(shí)代的到來(lái)，給很多的行業(yè)和國(guó)家在各方面的管理和運(yùn)作上提供了前所未有的便利和可能，使得全球的現(xiàn)代化水平不斷增強(qiáng)。對(duì)于國(guó)內(nèi)高等職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，加入信息化管理工具，運(yùn)用信息化管理方法與模式，進(jìn)行體制化建設(shè)，通過(guò)流程化管理與實(shí)施，能夠?yàn)槁殬I(yè)院校的人事檔案管理提供很大的助力，但是，就目前的國(guó)內(nèi)職業(yè)院校人事檔案的管理及建設(shè)情況來(lái)說(shuō)，還存在很大的問(wèn)題亟待解決和提升。

1.信息化時(shí)代職業(yè)院校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1管理體制不夠規(guī)范，對(duì)工作不重視

在信息化時(shí)代，對(duì)于很多高職院校來(lái)說(shuō)，更注重將信息化應(yīng)用于教學(xué)當(dāng)中，往往對(duì)于學(xué)校的人事管理不夠重視，很多規(guī)模較小的院校更是沒(méi)有健全的人事管理規(guī)定，體制也往往不夠健全和規(guī)范，人事檔案的管理存在很多的弊端，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面也重視度不足，對(duì)很多學(xué)校來(lái)說(shuō)難以形成較大規(guī)模的信息化改制與調(diào)整。

1.2經(jīng)費(fèi)不足，信息化建設(shè)程度不夠

由于很多高職院校高層領(lǐng)導(dǎo)和很多教職員工對(duì)于人事管理的不夠重視，使得在人事檔案管理方面并沒(méi)有充足的預(yù)算和資金的支撐來(lái)進(jìn)行全面的信息化建設(shè)，往往只是配備單純的電腦及簡(jiǎn)單的信息處理文件來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行整理和收集，并沒(méi)有高度化的信息化建設(shè)安排和規(guī)劃，資金不到位，加上人事檔案管理的信息化建設(shè)資金需求較大，使得國(guó)內(nèi)很多的職業(yè)院校在信息化建設(shè)方面還是處于空白或者是較低的管理水平，而且長(zhǎng)期難以進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

1.3管理隊(duì)伍建設(shè)落后，科學(xué)管理程度差

職業(yè)院校在國(guó)內(nèi)往往屬于民辦院校，很多院校的軟硬件配備都存在很大的不足，資金缺口也很大，使得職業(yè)院校在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中并沒(méi)有形成專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，隊(duì)伍的建設(shè)也比較落后，素質(zhì)及能力都不足。另外，對(duì)于人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi)大部分高職院校的科學(xué)管理程度差，缺乏有效的科學(xué)化人事檔案管理措施及手段。

2.管理建設(shè)的迫切性與必要性

2.1人事檔案建設(shè)管理的迫切性

對(duì)于職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，相關(guān)教職工和管理人員的人事信息必須要進(jìn)行全面科學(xué)化的管理，也要對(duì)新進(jìn)相關(guān)員工的人事信息進(jìn)行考察，如果沒(méi)有相應(yīng)的人事檔案管理及建設(shè)的相關(guān)制度與體系，則很難對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行制約，或者是進(jìn)行相應(yīng)的提升管理。而且，在職業(yè)院校不斷壯大和發(fā)展的過(guò)程中，沒(méi)有專業(yè)的人事檔案管理及建設(shè)的資源與信息，很難真正實(shí)現(xiàn)整體院校的提升考核與現(xiàn)代化水平，因此，對(duì)于國(guó)內(nèi)職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，目前迫切要求進(jìn)行人事檔案的建設(shè)工作以及科學(xué)化信息化的管理來(lái)支撐院校整體的發(fā)展，跟進(jìn)院校發(fā)展的步伐和節(jié)奏。一方面在人事檔案建設(shè)方面，要能真正通過(guò)科學(xué)化現(xiàn)代化的信息工具來(lái)建設(shè)相應(yīng)的管理體制，標(biāo)準(zhǔn)化管理流程與體系建設(shè)，另一方面，要在體系和制度建立之后，實(shí)施科學(xué)化的人事檔案管理方法，提高管理人員的素質(zhì)，提升管理人員的專業(yè)化水平，才能夠較快地將人事檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行提升，同時(shí)，提升其管理水平。

2.2人事檔案建設(shè)管理的必要性

人事檔案的管理往往不被國(guó)內(nèi)職業(yè)院校所重視，使得很多學(xué)校在進(jìn)行建校或者是擴(kuò)大規(guī)模的過(guò)程中，不得不付出更大的代價(jià)，一方面，如果沒(méi)有信息化和科學(xué)化的人事檔案建設(shè)管理制度與模式，則很難對(duì)教職工的人事信息進(jìn)行考察，難以甄別教職工相關(guān)人事信息的真?zhèn)危硪环矫?，?duì)于院校來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理方式對(duì)于人事的相關(guān)信息經(jīng)常遺漏或者是缺失的現(xiàn)象，使得學(xué)校和教職工個(gè)人造成不可避免的影響。因此，人事檔案建設(shè)管理的信息化改制具有極大的必要性，能夠真正實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校人事檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化，幫助管理人員提升管理效率和管理水平，降低學(xué)校傳統(tǒng)化管理的不可避免的損失，增強(qiáng)人事檔案管理的安全性，也能夠?yàn)橄嚓P(guān)員工的人事任免和調(diào)升提供一定的參考依據(jù)，幫助其他方面的院校管理協(xié)同合作，降低管理的成本，壓縮管理人員的數(shù)量，提升管理人員的專業(yè)化能力。因此，可以看出，人事檔案的信息化建設(shè)與科學(xué)化管理具有相當(dāng)大的必要性。

3.人事檔案管理對(duì)策及建議

3.1管理方法多元化改善

對(duì)于職業(yè)院校的人事檔案管理來(lái)說(shuō)，管理方法運(yùn)用得當(dāng)非常重要，正確的管理方法能夠使得人事檔案的管理水平提高，而且也能夠使得管理效率提高，因此，對(duì)于職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，在人事檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該運(yùn)用多元化的管理手段進(jìn)行人事檔案的管理，包括將人事檔案的全面收集，人事各項(xiàng)工作履歷及資質(zhì)等的評(píng)估，人員相關(guān)能力的綜合考核情況等進(jìn)行詳盡的整理和匯總，同時(shí)，按照不同的職工的綜合信息劃分不同的能力及發(fā)展規(guī)劃等，存調(diào)取保密說(shuō)明等，這些相關(guān)的人事檔案的管理措施只是其中一小部分，在具體管理的過(guò)程中，應(yīng)該通過(guò)學(xué)校及相關(guān)單位的具體信息進(jìn)行全方位的評(píng)估后確定適合該院校的人事檔案管理方法。

3.2體制建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化管理

對(duì)于職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，在人事檔案的管理及保存的過(guò)程中，往往并沒(méi)有系統(tǒng)的體制，更沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，很難通過(guò)有效的人事檔案的管理來(lái)梳理院校相關(guān)工作人員的信息，所以，要對(duì)職業(yè)院校人事檔案的管理進(jìn)行改善，首先就要從其體制建設(shè)出發(fā)，建立一套完整的人事檔案管理、考核及評(píng)估的體制，并按照相應(yīng)的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作，避免出現(xiàn)人事檔案管理不善帶來(lái)的諸多問(wèn)題，也能夠降低人事檔案管理人員的管理時(shí)間，提高管理的效率和水平。

3.3提高人員素質(zhì)水平由于職業(yè)院校對(duì)學(xué)習(xí)和升學(xué)、就業(yè)等方面的重視，使得人事檔案的管理顯得較為松散，對(duì)管理人員的招聘和綜合水平?jīng)]有過(guò)多的要求，往往學(xué)歷素質(zhì)較低，也沒(méi)有專業(yè)的人事檔案的管理知識(shí)和實(shí)踐水平，因此，要想增加對(duì)人事檔案的管理水平，很重要的一點(diǎn)是要提高人事檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)他們管理的專業(yè)性和系統(tǒng)管理性能力，全面提升管理人員在人事檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平，才能夠?qū)⑷耸聶n案管理的價(jià)值和作用顯現(xiàn)出來(lái)，以更加引起職業(yè)院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理者的足夠重視。

3.4信息化與網(wǎng)絡(luò)化分析工具的強(qiáng)化使用

在信息化時(shí)代，職業(yè)院校要想強(qiáng)化學(xué)校的人事檔案管理水平，應(yīng)該運(yùn)用信息化和網(wǎng)絡(luò)化的高水平的管理分析工具，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分析工具的強(qiáng)大的綜合分析能力與評(píng)估能力，全面對(duì)相關(guān)教師及管理人員的各項(xiàng)發(fā)展、工作表現(xiàn)及人員定位進(jìn)行全面的分析，一方面能夠降低人員傳統(tǒng)化分析的工作時(shí)間和常出現(xiàn)的錯(cuò)誤，另一方面能夠?qū)⒏嗟姆治鰯?shù)據(jù)與結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋，并能夠在最快的速度內(nèi)將相關(guān)信息反饋給人事檔案管理人員，減少了很多傳統(tǒng)化管理的手續(xù)與步驟環(huán)節(jié)，全面提升了人事檔案管理的水平，將人事檔案管理相關(guān)信息實(shí)行無(wú)形化和無(wú)紙化管理，既增強(qiáng)了管理的安全性，又改變了人事檔案管理的整體思路與理念，是一種先進(jìn)化的管理模式。

3.5強(qiáng)化教職工的規(guī)范化管理和檔案意識(shí)

在人事檔案管理的過(guò)程中，除了要增強(qiáng)人事檔案專職管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平，更重要的還是要增強(qiáng)職業(yè)院校全體教職工的檔案管理的意識(shí)與思維，讓他們能夠注重對(duì)自身人事檔案的日常管理與維護(hù)，學(xué)習(xí)人事檔案管理的相關(guān)信息，協(xié)助人事檔案管理專職人員進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，使得人事檔案管理能夠在職業(yè)院校內(nèi)全面普及與多元化管理，多渠道管理與發(fā)展。

4.結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理的信息化建設(shè)與管理，有很大的必要性和迫切性，對(duì)于目前中國(guó)職業(yè)院校的人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，很難較快的實(shí)現(xiàn)，一方面經(jīng)費(fèi)不足，領(lǐng)導(dǎo)不重視，另一方面人事檔案的管理本身存在很大的問(wèn)題，因此，針對(duì)這樣的情況，通過(guò)各種方法來(lái)進(jìn)行信息化的人事檔案管理建設(shè)，提高人事檔案管理的價(jià)值與作用，才能夠得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能逐漸提升人事檔案管理的信息化水平與管理水平，以為職業(yè)院校的發(fā)展和人事檔案的信息化管理提供助力。

（作者單位：陽(yáng)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院）