醫(yī)院科研檔案管理的失范及規(guī)范研究

摘 要：隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，特別是醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研以及醫(yī)學(xué)實(shí)踐的發(fā)展，醫(yī)院科研檔案管理工作顯得尤為重要。然而醫(yī)院科研檔案管理意識薄弱、科研檔案管理制度不完善等難以適應(yīng)醫(yī)療科技及醫(yī)院科研的發(fā)展?；诖耍疚脑诟攀鲠t(yī)院科研檔案管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，分析醫(yī)院科研檔案管理的失范之處，繼而提出規(guī)范醫(yī)院科研檔案管理的舉措。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研；科研檔案；檔案規(guī)范

醫(yī)院在進(jìn)行科研活動(dòng)時(shí)形成的科研檔案是一種具有一定保存價(jià)值的文件材料，能夠真實(shí)地反映出醫(yī)院開展醫(yī)學(xué)科研和實(shí)踐的情況，同時(shí)也是醫(yī)院檔案中的一個(gè)重要組成部分。對于醫(yī)學(xué)科研檔案，如果能夠保存完善和有效地利用，能夠提高醫(yī)院的科研管理水平，更甚者能夠促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。

1 醫(yī)院科研檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院科研檔案可分為醫(yī)院科研項(xiàng)目檔案、醫(yī)院科研文書檔案、醫(yī)院科研成果檔案。醫(yī)院科研檔案中的項(xiàng)目檔案是其主要科研重要部分，項(xiàng)目檔案又包括了項(xiàng)目的申報(bào)說明、申報(bào)書、項(xiàng)目合同書、項(xiàng)目取得的成果以及結(jié)題證書等；醫(yī)院科研檔案中的文書檔案是其檔案重要部分，是醫(yī)院開展科研活動(dòng)的一個(gè)重要依據(jù)和參考的標(biāo)準(zhǔn)，其中包括了醫(yī)院科研制度、醫(yī)院的醫(yī)療規(guī)定以及科研管理文件。醫(yī)院科研檔案中的成果檔案是項(xiàng)目結(jié)題時(shí)取得的科研成果，包括發(fā)表的論文、獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、申請的專利等等。

醫(yī)院科研檔案管理是具有成套系統(tǒng)的，每一個(gè)都具有獨(dú)具特色的專題。在實(shí)際的檔案分類過程中也是具有一定的系統(tǒng)性，根據(jù)其具體內(nèi)容來進(jìn)行分門別類。但是這個(gè)管理形成系統(tǒng)的過程是漫長的過程，因此需要具有較強(qiáng)的聯(lián)系性，進(jìn)而使得科研檔案不會(huì)受到時(shí)間和整理周期的影響。此外，醫(yī)院科研檔案管理專業(yè)性比較強(qiáng)，因此在實(shí)際的管理過程中一定要注意專業(yè)的類別，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性。

2 醫(yī)院科研檔案管理失范的表現(xiàn)

（1）檔案管理意識薄弱

在檔案管理方面由于工作較為瑣碎，進(jìn)而導(dǎo)致了工作人員對于檔案的整理和收集的意識不夠強(qiáng)。在一個(gè)課題完成之后，文件材料的歸檔包含了對于整個(gè)課題的計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)的批文、項(xiàng)目的合同以及成果的鑒定等許多十分重要的資料。但是由于重視文件收集而輕視材料積累的意識影響使得實(shí)驗(yàn)記錄和數(shù)據(jù)分析等方面缺乏記錄和跟蹤，加之對歸檔的意識比較淡薄導(dǎo)致了工作人員的記錄不夠完整，進(jìn)而導(dǎo)致檔案失去價(jià)值并且影響整個(gè)研究計(jì)劃。只有具有完整而系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章才能夠?qū)崿F(xiàn)科研管理水平的不斷提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研能力的提高和醫(yī)療水平的不斷提高。由此可見，科研檔案管理的意識十分重要。

（2）檔案管理制度乏力

醫(yī)院科研管理部門在管理計(jì)劃的制定過程中，由于沒有將科研檔案的管理與實(shí)際的科研活動(dòng)進(jìn)行同步記錄和落實(shí)導(dǎo)致了科研檔案管理出現(xiàn)不完善和可行性不高等問題。由于監(jiān)督機(jī)制的不健全導(dǎo)致了科研文件的材料不夠完整，歸檔率不高，進(jìn)而使得科研檔案管理的開發(fā)利用效率不高。此外，由于醫(yī)院科研檔案管理工作人員的工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)使得歸檔規(guī)章與實(shí)際工作相脫節(jié)，進(jìn)而導(dǎo)致了工作效率低下，檔案管理工作人員工作的積極性和主動(dòng)性不高。

3 規(guī)范醫(yī)院科研檔案管理的舉措

（1）完善醫(yī)院科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立和完善醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)行制度化、規(guī)范化管理，從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)都有具體而明確的規(guī)定。制定并完善包括《檔案管理組織體系及職責(zé)》《科研文件材料整理歸檔操作手冊》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度及檔案調(diào)閱制度》等一系列制度，對包括科研檔案在內(nèi)的醫(yī)院全部檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，明確科研管理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責(zé)任，自上而下地形成了科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。只有建立科學(xué)有效、適合本單位管理要求的檔案管理規(guī)章制度，才能保證科研檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確?？蒲袡n案的系統(tǒng)、完整、安全。

（2）加強(qiáng)科研檔案跟蹤管理

一方面，醫(yī)院科研管理部門應(yīng)切實(shí)把科研檔案管理納入科研管理制度之中 與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合 實(shí)行同步管理，將下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，檢查計(jì)劃劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況，評審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，檔案管理部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明書材料。從項(xiàng)目一開始就著手抓科研材料的完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)工作，保證檔案材料齊全完整，對科研檔案材料的形成和積累，做到提前把關(guān)。另一方面，嚴(yán)把歸檔關(guān)，提升科研檔案的質(zhì)量管理。一項(xiàng)科研成果檔案一旦形成，它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，如需補(bǔ)救是很困難的，所以對于檔案材料的形成和積累須實(shí)行全程跟蹤管理。檔案部門指導(dǎo)項(xiàng)目組檔案管理人員開展檔案的預(yù)立卷工作，加強(qiáng)對項(xiàng)目組科研檔案管理工作的檢查和監(jiān)督，通過階段性檢查工作，及時(shí)掌握各階段項(xiàng)目的完成情況、數(shù)據(jù)等形成情況、預(yù)期形成的文件和項(xiàng)目組下一步的工作安排等，對科研檔案形成全面的制約與跟蹤管理。

（3）加強(qiáng)科研檔案管理人員培訓(xùn)

科研檔案的每一項(xiàng)工作都是通過檔案管理人員的行為來實(shí)現(xiàn)的。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平 提高檔案人員素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的重要基礎(chǔ)。首先，檔案管理人員要接受專門的檔案理論教育，具備扎實(shí)的檔案管理知識和專業(yè)技能。要掌握科研檔案資料分類、管理等相關(guān)理論知識，對應(yīng)歸檔的材料做到心中有數(shù)，以利于全程跟蹤收集檔案資料； 其次，針對科研檔案專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、載體類型多樣等特點(diǎn)，檔案管理人員也應(yīng)掌握一些醫(yī)學(xué)科研、外語、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識，因此，可通過多形式、多途徑的培訓(xùn)，來努力提高自身的業(yè)務(wù)知識和能力，使科研檔案管理工作順應(yīng)醫(yī)院和社會(huì)發(fā)展要求。再次，檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)嚴(yán)格遵守保密制度 保護(hù)科研工作者和單位的合法權(quán)益 檔案管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任感，樹立科研檔案管理為科研人員服務(wù)的工作理念，改進(jìn)服務(wù)方式。

（4）加強(qiáng)科研檔案信息資源開發(fā)

科研檔案是醫(yī)院從事科學(xué)研究工作的寶貴財(cái)富，醫(yī)院科研檔案管理工作的根本目的是不斷滿足醫(yī)院各級衛(wèi)生技術(shù)人員對檔案利用的需要，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的開展。在現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的今天，要提高醫(yī)院科研檔案的利用率，就必須具有創(chuàng)新意識，不斷挖掘醫(yī)院科研檔案的利用價(jià)值?？蒲袡n案管理要將計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化手段應(yīng)用到醫(yī)院科研檔案的收集、歸檔、整理和加工等各項(xiàng)環(huán)節(jié)中來，使科研檔案管理能更迅速、更準(zhǔn)確、更便利地獲取科研信息，進(jìn)行數(shù)字化、科學(xué)化處理及保存，逐步建立科研檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。同時(shí)，做好醫(yī)院科研檔案的開發(fā)工作，還要做好檔案信息深層次、多方式的加工，開展不同層次、不同類型科研檔案的編研工作，為醫(yī)院積累更多、更有價(jià)值的科技信息，促進(jìn)醫(yī)院科研創(chuàng)新能力的提升。在科研檔案開發(fā)工作中要勤于思考、不斷總結(jié)，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和各項(xiàng)目特點(diǎn)，從中找出具有規(guī)律性的管理方法，準(zhǔn)確理解和有效滿足檔案利用者的利用需求，為提高醫(yī)院管理水平、創(chuàng)造管理效益、提升醫(yī)院競爭力等發(fā)揮獨(dú)特的服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]谷士鵬.試析醫(yī)院科研檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014，（2）.

作者簡介

劉政（1978-），女，漢族，湖南省株洲人，株洲市婦幼保健院助理政工師。