用科學(xué)的態(tài)度和思維對待科研檔案的管理工作

邢麗芹

[摘 要]科研檔案的形成是通過科研部門相關(guān)工作人員對科學(xué)試驗(yàn)的研究結(jié)果、數(shù)據(jù)、信息、圖文等，通過歸集和整理而形成的科學(xué)文化材料?？蒲袡n案中記錄的是某項(xiàng)科研成果的研究方向和研究領(lǐng)域，它是一項(xiàng)科學(xué)研究的成果，是這項(xiàng)研究成果信息資源的集合，具有極大的開發(fā)、保存和利用價值。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研部門的科研項(xiàng)目也日益增多，從而導(dǎo)致科研檔案的管理和建立變得越來越繁雜。因此，把科研檔案作為科研管理的一項(xiàng)重要工作，對科研結(jié)果價值的體現(xiàn)，有著極其重要的作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；科研檔案；科研部門

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.116

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

1 科研檔案管理工作在科研工作中的重要作用

科研工作的發(fā)展離不開創(chuàng)造性和創(chuàng)新性，每一個科研成果的所得，都需要對其他科研成果進(jìn)行汲取和借鑒，都需要運(yùn)用大量的科研檔案?？蒲袡n案管理是科研工作中的一項(xiàng)重要組成部分，也是科研活動開展的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，它對科研工作的發(fā)展具有極大的意義。

（1）檔案管理的實(shí)質(zhì)性意義是，需要檔案管理工作人員對科研成果和科研資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸類和評估，再交給相關(guān)的科研研究人員進(jìn)行借鑒和汲取，使研究人員能夠充分了解當(dāng)前科研領(lǐng)域的工藝、技術(shù)、水平和市場動態(tài)等。

（2）在科研開始之前，相關(guān)的研究人員需要充分了解和掌握這項(xiàng)研究項(xiàng)目背后的各項(xiàng)信息，這不但能夠使研究人員獲得有價值的參考數(shù)據(jù)，還能使研究人員的研究范圍更加開闊，從而找到實(shí)際可行地攻克目標(biāo)的方法。

（3）科研檔案的管理，在一定程度上可以提升科研工作的質(zhì)量。目前，我國一些科研項(xiàng)目存在著重復(fù)研究的現(xiàn)象，這浪費(fèi)了財力、物力和人力。科研檔案的運(yùn)用，可以完整、系統(tǒng)的將科研項(xiàng)目的研究成果和研究質(zhì)量表現(xiàn)出來，因此，對科研檔案進(jìn)行管理，可以避免科研成果的重復(fù)研究。

2 影響科研檔案管理工作的因素

2.1 科研歸檔意識薄弱

我國有部分的科研管理機(jī)構(gòu)和管理人員對科研檔案沒有引起足夠的重視，從而導(dǎo)致管理工作無法發(fā)揮其實(shí)效。第一，科研管理部門沒有將科研檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，導(dǎo)致其缺乏了監(jiān)控力度。第二，科研檔案管理人員對檔案管理文件的認(rèn)識模糊，認(rèn)為其只是一般的資料，沒有利用和保存價值。第三，有部分科研人員徇私舞弊，將科研成果收入自己的囊中，導(dǎo)致科研結(jié)果遲遲無法歸檔。

2.2 檔案管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制不健全主要是內(nèi)部管理不明確、外部管理不健全等因素導(dǎo)致的。目前，我國的科研檔案監(jiān)管制度沒有規(guī)范化，甚至有些科研機(jī)構(gòu)采用一人擔(dān)任多職的管理方法，比如：圖書室管理員同時監(jiān)管科研檔案；財務(wù)人員同時監(jiān)管科研檔案；保密室人員同時監(jiān)管科研檔案等情況，這些因素都會導(dǎo)致科研人員對科研檔案缺乏及時性和積極性，從而使科研成果和科研檔案管理工作脫節(jié)。

2.3 檔案材料質(zhì)量不高

這種情況的突出表現(xiàn)是部分檔案缺乏真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。而產(chǎn)生這種情況的主要原因是檔案管理人員缺乏責(zé)任心，其總是抱著一種事不關(guān)己的態(tài)度，只是注重成果的褒獎工作，而忽略了檔案成果的管理工作。另外，還有一種可能，那就是科研人員在進(jìn)行科研檔案編制時，將科研資料摻雜了“水分”，缺乏其真實(shí)性，沒有系統(tǒng)的質(zhì)量保證。

2.4 管理方式落后

目前，我國的科研機(jī)構(gòu)還沒有將檔案管理納入單位內(nèi)部的信息化系統(tǒng)管理中，仍舊采用傳統(tǒng)的手記式的方式進(jìn)行檔案編制。因此，管理方式和管理手段存在著“三低現(xiàn)象”。

3 用科學(xué)的態(tài)度和思維改進(jìn)科研檔案管理工作

3.1 增強(qiáng)科研人員的歸檔意識

在科研檔案的管理中，單位領(lǐng)導(dǎo)人員、部門管理人員和科研人員要高度重視科研檔案的管理工作。并且，要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，制定出完善、合理、科學(xué)的管理程序，對其進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測和督導(dǎo)。近幾年，有許多科研單位的領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的管理人員都統(tǒng)一了思想，將科研檔案管理工作作為單位一項(xiàng)核心的工作內(nèi)容，使其與課題管理、計(jì)劃管理和信息管理等密切結(jié)合。增強(qiáng)檔案管理，明確職責(zé)范圍，能夠促使歸檔工作的落實(shí)，科研成果的科學(xué)管理化和整體化。

3.2 明確科研檔案和管理部門的協(xié)作關(guān)系

在進(jìn)行檔案管理工作時，要制定一些切實(shí)有效的措施，明確各級管理人員和檔案管理的相互關(guān)系，將片面的檔案管理模式向著多元化的方向發(fā)展。近幾年，相關(guān)的科研單位在將管理制度進(jìn)行完善時，還采取了一些有效措施，將檔案管理工作進(jìn)行了雙向監(jiān)督和雙向把關(guān)，從而統(tǒng)一制訂有效的檔案管理方法，將科研人員的科研工作和檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)。檔案的編制要求科研人員在上交科研成果時，要將科研檔案進(jìn)行及時的歸檔，在檔案進(jìn)行上報時，凡是發(fā)現(xiàn)缺件太多，都不給予同意歸檔。

3.3 做到科研檔案的超前管理

其一，科研人員要加強(qiáng)其檔案管理理念，積極進(jìn)行建檔和歸檔。其二，檔案管理人員要提前介入到科研人員的研究過程中，從而幫助科研人員做好科研資料的采集和建檔工作，保證檔案的質(zhì)量。近幾年，我國科研單位要求科研人員和檔案管理人員要具有足夠的工作責(zé)任心，積極參與到科研活動和檔案管理工作中。與此同時，要建立研究課題的檔案資料庫，對科研過程中課題的論證到科研的成果都需進(jìn)行詳細(xì)的記載和整理。

4 結(jié) 語

科研檔案管理工作和科研機(jī)構(gòu)的日常工作有著密不可分的關(guān)系，科研檔案管理工作是科研工作的核心工作內(nèi)容，其也是科技與社會發(fā)展的重要舉措。因此，將科研管理工作落到實(shí)處，在一定程度上可以提升我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]顧香玉，李梅香.高校涉密科研檔案管理工作探討[J].科技管理研究，2011（11）.