對(duì)創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制的探討與思考

摘 要：高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新工作，是新形勢(shì)下高校想要獲得可持續(xù)發(fā)展必須要采取的一個(gè)重要手段。但是由于高校檔案內(nèi)容涉及范圍廣，其服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新也是一個(gè)相對(duì)來說比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。需要探索的關(guān)鍵點(diǎn)非常多，主要包括績(jī)效管理的創(chuàng)新、人才隊(duì)伍的創(chuàng)新、服務(wù)形式的創(chuàng)新、資源體系建設(shè)的創(chuàng)新以及服務(wù)理念的創(chuàng)新等。筆者結(jié)合自身的理解，就高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新展開探討，在此基礎(chǔ)上闡述一下自己的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；高校；檔案服務(wù)機(jī)制；探討；思考

高校檔案服務(wù)機(jī)制是高校教育管理機(jī)制中一個(gè)重要的組成部分，對(duì)高校檔案服務(wù)效能有著直接且深遠(yuǎn)的影響。在當(dāng)前的新形勢(shì)下，高校要想獲得健康可持續(xù)發(fā)展，必須要?jiǎng)?chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制，在整個(gè)檔案服務(wù)工作中融入新型服務(wù)理念，從而達(dá)到提升檔案服務(wù)水平的目的。本文在此基礎(chǔ)上，就如何創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制展開論述。

1 創(chuàng)新高校檔案服務(wù)模式

對(duì)高校檔案服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新是改革高校檔案服務(wù)機(jī)制中一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)，一般來說，可以從以下幾個(gè)方面對(duì)高校檔案服務(wù)模式進(jìn)行持續(xù)有效的推進(jìn)：第一，在原有檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上增加自助檔案參考咨詢和信息服務(wù)模式；第二，加大對(duì)檔案服務(wù)社會(huì)化模式和商品化模式的推行力度，將靜態(tài)的、隱藏的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值的、系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)化知識(shí)信息，為社會(huì)提供有效的服務(wù)；第三，注重小眾化檔案服務(wù)模式的實(shí)施。高校檔案服務(wù)人員可以從信息素質(zhì)、興趣愛好、專業(yè)方向、學(xué)歷層次、民族、性格、年齡、性別等多個(gè)方面對(duì)用戶的結(jié)構(gòu)層次進(jìn)行研究，結(jié)合對(duì)用戶動(dòng)機(jī)的、需求趨向、需求規(guī)律和需求特點(diǎn)的調(diào)研，將其潛在的需求充分挖掘出來，在此基礎(chǔ)上為其提供更具有人性化的服務(wù)[1]。

高校檔案服務(wù)是一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要想對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，需要從多個(gè)方面去進(jìn)行，比如利用在線展覽的形式對(duì)館藏資源進(jìn)行開發(fā)、通過網(wǎng)絡(luò)資源為信息服務(wù)開發(fā)渠道、深層次加工檔案信息資源、對(duì)利用者進(jìn)行信息需求預(yù)測(cè)和調(diào)查等。

2 創(chuàng)新高校檔案服務(wù)手段

高校檔案服務(wù)所采取的手段也是對(duì)高校檔案服務(wù)效能有著重要影響的因素之一。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)逐漸深入，黨和政府越來越重視民生工作，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嘗試和探索出更多能夠具有“親民化”特點(diǎn)的服務(wù)手段，通過主動(dòng)記錄、征集檔案、多途徑接收的方式進(jìn)行創(chuàng)新，特別是加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案、多媒體檔案和照片檔案的管理和接收，在此基礎(chǔ)上建立以科研和教學(xué)檔案為主體，同時(shí)對(duì)其他門類檔案內(nèi)容兼顧的結(jié)構(gòu)體系。與此同時(shí)，高校檔案服務(wù)人員還要在網(wǎng)站上提供非保密或者有限制性的電子利用服務(wù)、文件查詢，從而達(dá)到共享電子文件信息資源的目的。除此之外，高校檔案管理人員還要利用網(wǎng)路信息技術(shù)開展在線服務(wù)，即在網(wǎng)頁(yè)上利用電子信箱、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢以及匯編相應(yīng)專題等服務(wù)方式，讓檔案館和利用者能夠通過電子郵件的方式快速通信，以此為載體進(jìn)行信息交流[2]。就服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料保存價(jià)值和真實(shí)性的咨詢進(jìn)行回答，提供有效的咨詢服務(wù)和查詢服務(wù)。在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高校檔案信息管理法制化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)化和數(shù)字化[3]。

3 創(chuàng)新高校檔案管理體制

要想對(duì)高校檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，必須要有一個(gè)完整系統(tǒng)的程序去規(guī)范和約束，在此基礎(chǔ)上形成一套運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、落實(shí)有力、程序嚴(yán)謹(jǐn)、職責(zé)明確的管理體制。據(jù)有關(guān)實(shí)踐研究證明，績(jī)效管理是一項(xiàng)現(xiàn)代化的管理制度，目前在很多企業(yè)和高校的人事管理中都得到廣泛的應(yīng)用。在高校檔案管理活動(dòng)中，績(jī)效評(píng)估所形成的激勵(lì)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和約束機(jī)制，都會(huì)為檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新提供一定的促進(jìn)作用和強(qiáng)大的保障。從目前的實(shí)際情況來看你，有些高校的檔案室還奉行著傳統(tǒng)的“不作為”或者“不求有功但求無過”的服務(wù)心理，給人們留下了一種檔案職業(yè)非常舒適清閑的印象，甚至檔案職業(yè)被認(rèn)為是女性教職員工的“顧家”職業(yè)和中老年教職員工的“養(yǎng)老”職業(yè)，導(dǎo)致檔案職業(yè)成為專門用來照顧老弱病殘的“關(guān)系崗”和“照顧崗”。在當(dāng)前高校的檔案館中，這種缺少動(dòng)力又缺少壓力的現(xiàn)象可以說是普遍存在。而引入績(jī)效評(píng)估這一管理制度就可以對(duì)這些狀況進(jìn)行有效的改善，這也就要求高校檔案管理人員要對(duì)管理體制進(jìn)行有效的創(chuàng)新。首先，要根據(jù)實(shí)際情況針對(duì)高校檔案室的服務(wù)工作制定出科學(xué)合理的管理?xiàng)l例和管理辦法，量化分解服務(wù)內(nèi)容，對(duì)工作指標(biāo)進(jìn)行不斷細(xì)化，同時(shí)要對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)具體工作目標(biāo)化、有形工作具體化、無形工作有形化[4]；其次，要加強(qiáng)對(duì)高校檔案服務(wù)人員的崗位管理，在此基礎(chǔ)上建立績(jī)效掛鉤、末位淘汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，同時(shí)采取競(jìng)爭(zhēng)上崗的制度，對(duì)崗位紀(jì)律和職責(zé)進(jìn)行嚴(yán)格明確，從而形成運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、工作有力、程序嚴(yán)謹(jǐn)、職責(zé)明確的的管理機(jī)制，為高校檔案工作的全面可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

4 挖掘用戶潛在需求

只有全面滿足檔案使用者的需求，才能有效促進(jìn)高校檔案服務(wù)水平的提高， 而檔案使用者的需求除了現(xiàn)下的需求還有潛在的需求，對(duì)用戶的潛在需求進(jìn)行挖掘，可以有效促進(jìn)高校檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案用戶由于文化層次、興趣以及職業(yè)等各個(gè)方面的不同，對(duì)于檔案利用的需求和頻率也呈現(xiàn)出一定的差異性。根據(jù)使用者對(duì)于檔案的利用頻率，可以將其分為尚未利用型、偶爾利用型以及經(jīng)常利用型。對(duì)于偶爾利用型，高校檔案管理人員可以采取試探性的營(yíng)銷策略。譬如，在檔案網(wǎng)上創(chuàng)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)，采取對(duì)多種檔案主體服務(wù)進(jìn)行開發(fā)的方式對(duì)檔案用戶進(jìn)行試探，在此基礎(chǔ)上將該類型用戶的潛在需求有效激發(fā)出來。對(duì)于經(jīng)常利用型是用戶，高校檔案管理人員可以通過Web使用模式挖掘技術(shù)分類技術(shù)對(duì)潛在的用戶進(jìn)行發(fā)掘，在此基礎(chǔ)上采取聚類分析的方式進(jìn)行分析，并且通過對(duì)該類用戶進(jìn)行登記，包括用戶興趣、學(xué)歷和職業(yè)等，對(duì)用戶利用檔案的趨勢(shì)和動(dòng)機(jī)加以了解，在此基礎(chǔ)上將特征相同的用戶群有效劃分出來，對(duì)其潛在的需求進(jìn)行深入挖掘，并在此基礎(chǔ)上針對(duì)這類用戶提供個(gè)性化的定制服務(wù)或者開展特定的宣傳策略[5]。

5 結(jié)論

綜上所述，對(duì)于高校檔案事業(yè)發(fā)展來說，創(chuàng)新是必須要采取的方式和途徑。需要注意的一點(diǎn)就是，對(duì)高校檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新不能脫離高校檔案服務(wù)這一主要根本，檔案管理人員要盡可能多的站在檔案利用者的角度去思考和創(chuàng)新，只有學(xué)會(huì)換位思維，深入琢磨利用者的心態(tài)，才能切實(shí)有效落實(shí)高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新工作。

參考文獻(xiàn)

[1]高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的思考[J].李代華.三峽大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版）.2006（04）：34-35.

[2]關(guān)于高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的思考[J].陳妹.揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版）.2006（05）：65-66.

[3]走向公開是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)機(jī)制的最佳途徑[J].黃寧芳.陜西檔案.2005（05）：21-22.

[4]關(guān)于創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的思考[J].張曉燕.安陽(yáng)工學(xué)院學(xué)報(bào).2011（06）：76-77.

[5]試論創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的關(guān)鍵點(diǎn)[J].張曉燕.安陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào).2011（06）：54-55.

作者簡(jiǎn)介

鄭立梅（1977-），女，河南唐河人，助理館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。endprint