電力檔案管理實(shí)際工作存在的問(wèn)題及其改進(jìn)措施

王曉玲

摘 要：本文主要就電力檔案管理實(shí)際工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了針對(duì)性的改進(jìn)措施，以期為相關(guān)人員提供一些有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：電力 檔案管理 問(wèn)題 改進(jìn)措施

電力檔案能夠真實(shí)地反映出電力工程的建設(shè)情況，對(duì)于整個(gè)電力工程的使用養(yǎng)護(hù)均有關(guān)鍵性的作用。同時(shí)，電力檔案先進(jìn)性、統(tǒng)一性和網(wǎng)絡(luò)性水平的提升，有利于后期電力項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)養(yǎng)護(hù)工作的順利開(kāi)展。由此可見(jiàn)，做好電力檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，電力企業(yè)必須要提高重視。

1、目前電力企業(yè)檔案管理的模式

檔案管理的模式有三種結(jié)構(gòu)，分為檔案管理、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢(xún)。傳統(tǒng)的檔案管理一般是手工操作，而現(xiàn)在的管理模式已將手工和電子技術(shù)相結(jié)合。隨著信息技術(shù)的升級(jí)應(yīng)用，原有的檔案管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)現(xiàn)在的檔案工作要求。因此，在完善電力企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)中，需要及時(shí)地將部分紙質(zhì)文件信息進(jìn)行數(shù)字化的處理，轉(zhuǎn)化成電子檔案信息，并備份在電腦中。

2、電力檔案管理實(shí)際工作中存在的問(wèn)題

（1）檔案資料歸檔不及時(shí)。在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，個(gè)別檔案人員沒(méi)有及時(shí)地對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔，促使工程檔案管理工作不能有效地開(kāi)展。同時(shí)，電力工程所涉及到的資料比較多，很多問(wèn)題的疏忽促使檔案資料丟失。

（2）檔案人員少。任務(wù)偏重，工作范圍寬，難度大，且案管理體制不夠合理，全員檔案法制觀念和檔案意識(shí)比較淡薄，促使檔案工作開(kāi)展的難度加大。

（3）歸檔信息與實(shí)際不符。由于設(shè)計(jì)單位對(duì)設(shè)備產(chǎn)品的信息不夠了解，或者廠家沒(méi)有提供系統(tǒng)性的資料，從而就影響了檔案資料記錄的正確性。

（4）忽視了電力工程檔案工作的開(kāi)展。大多數(shù)工程項(xiàng)目建設(shè)單位只重視項(xiàng)目工程建設(shè)，忽視了對(duì)檔案資料的管理，甚至認(rèn)為檔案主管部門(mén)進(jìn)行檔案資料搜集與管理工作即可，這種認(rèn)識(shí)不到位的情況直接導(dǎo)致工程檔案資料管理工作難以開(kāi)展。

（5）電子管理設(shè)備的缺失，工作人員素質(zhì)欠缺，導(dǎo)致檔案信息化程度較低，沒(méi)有完全的實(shí)現(xiàn)信息化的管理，且還有很多的檔案依然采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行歸檔和查閱，不利于檔案的開(kāi)發(fā)和管理的。

3、電力檔案管理工作的改進(jìn)措施

（1）健全、落實(shí)檔案管理規(guī)章制度

在電力工程項(xiàng)目公司的管理方針中要加入檔案資料管理的內(nèi)容，在工程開(kāi)始之前，要結(jié)合電力企業(yè)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，參照項(xiàng)目管理的相關(guān)文件，編制相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作過(guò)程中，需要考慮到電力工程項(xiàng)目實(shí)施的情況，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行檔案形成、歸檔以及移交檔案等各個(gè)方面的工作。在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，需要將檔案移交的范圍、時(shí)間以及相應(yīng)的內(nèi)容都明確表示出來(lái)，在檔案管理時(shí)，按照相應(yīng)要求開(kāi)展檔案資料管理工作。

（2）強(qiáng)化電力檔案信息化建設(shè)

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)歷史的記錄、知識(shí)的積累、資產(chǎn)的憑證、經(jīng)營(yíng)的依據(jù)，是企業(yè)寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。隨著電力體制改革的深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立。兩個(gè)職能的根本轉(zhuǎn)變，電力企業(yè)在企業(yè)再造、流程重組、崗位職責(zé)劃分中應(yīng)將檔案的收集、整理、立卷歸檔工作納入企業(yè)員工和項(xiàng)目經(jīng)理的崗位職責(zé)，納入企業(yè)工作流程，納人工作業(yè)績(jī)考核，形成閉環(huán)管理，建立正常有序、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)工作制度的檔案歸檔工作流程。檔案信息化建設(shè)包括：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)的應(yīng)用、檔案信息人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等。實(shí)行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。電子革命給未來(lái)的檔案事業(yè)帶來(lái)一個(gè)質(zhì)的變化，電子檔案的優(yōu)勢(shì)將會(huì)給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的對(duì)應(yīng)關(guān)系，檔案利用者利用檔案時(shí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等形式截取檔案信息，而不必同時(shí)獲取原檔案的載體。但這種本質(zhì)的變化將會(huì)給我們帶來(lái)理論性的、思想性的、技術(shù)性的困惑，使原有的傳統(tǒng)管理模式產(chǎn)生巨大的變化，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質(zhì)檔案的形成、積累、開(kāi)發(fā)、利用，將會(huì)給檔案工作者帶來(lái)雙倍或超過(guò)雙倍的工作量。所以，要改變當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)，在注重收集紙介質(zhì)檔案的同時(shí)關(guān)注磁介質(zhì)檔案的積累，以適應(yīng)這場(chǎng)變革，也是擺在檔案工作者面前的首要任務(wù)。為此，要加強(qiáng)信息的選取和積累，在管理好傳統(tǒng)檔案的同時(shí)大力開(kāi)發(fā)電子信息，以期達(dá)到服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的目的。

（3）建立完善的檔案資料管理體系

電力檔案資料管理工作是電力工程單位進(jìn)行管理工作的重要內(nèi)容，有利于保證檔案工程建設(shè)項(xiàng)目有效地開(kāi)展。檔案資料記錄了工程項(xiàng)目各個(gè)階段的實(shí)際工作內(nèi)容，為今后維護(hù)工作提供合理的參考依據(jù)。檔案室需要按照各個(gè)參建單位所整理得文件進(jìn)行評(píng)價(jià)與規(guī)范，形成最終的檔案資料。另外，檔案室需要密切聯(lián)系施工、監(jiān)理以及設(shè)計(jì)等各個(gè)單位之間的聯(lián)系，及時(shí)跟蹤電力工程項(xiàng)目進(jìn)度，了解項(xiàng)目實(shí)施狀況，對(duì)各個(gè)單位文件搜集與記錄情況進(jìn)行調(diào)查，監(jiān)督與指導(dǎo)各個(gè)單位工程檔案資料管理工作。對(duì)于不符合規(guī)范的檔案資料，需要進(jìn)行及時(shí)地反饋，要求相關(guān)單位進(jìn)行整改，防止為之后工作的開(kāi)展造成不便。

（4）提升電力檔案科技含量

隨著電力市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，電力企業(yè)應(yīng)建立以產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)為特征的現(xiàn)代企業(yè)制度，不斷創(chuàng)新工作思路，認(rèn)真做好電力企業(yè)檔案目標(biāo)管理，及時(shí)完善不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理制度的檔案管理制度，做好電子文件歸檔和電子檔案管理的創(chuàng)新，確保全面提升電力檔案管理工作水平。緊緊圍繞電力事業(yè)的發(fā)展，以科學(xué)的、先進(jìn)的、一流的水平為電力事業(yè)服務(wù)。

（5）強(qiáng)化檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案資料管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，檔案管理人員要能熟練地對(duì)文件資料進(jìn)行科學(xué)性的分類(lèi)與整理。因此，檔案人員必須要詳細(xì)解并熟悉電力工程建設(shè)與生產(chǎn)相關(guān)的流程，不斷地學(xué)習(xí)一些與此相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提升自身的檔案管理工作能力。

4、 結(jié)語(yǔ)

綜上，企業(yè)應(yīng)重視檔案資料管理工作的開(kāi)展，順應(yīng)時(shí)代潮流，解放思想，強(qiáng)化電力檔案信息化建設(shè)，不斷提升相關(guān)人員的綜合能力，從而進(jìn)一步滿(mǎn)足企業(yè)的現(xiàn)代化管理要求。

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