如何提高城市軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)物資采購(gòu)到貨效率

文/宋國(guó)棟

如何提高城市軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)物資采購(gòu)到貨效率

文/宋國(guó)棟

蘇州市軌道交通集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司

采購(gòu)到貨效率是影響物資成本管理的關(guān)鍵因素，同時(shí)也是物資管理水平的重要體現(xiàn)。本文主要通過(guò)從物資條線隊(duì)伍建設(shè)、采購(gòu)組織、合同執(zhí)行等方面闡述，探討如何提高城市軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)的物資采購(gòu)到貨效率。

物資管理；采購(gòu)；到貨效率

物料采購(gòu)是物資管理的重要環(huán)節(jié)，由于城市軌道交通運(yùn)營(yíng)行業(yè)的特殊性，生產(chǎn)物料不足或缺失所產(chǎn)生的缺貨損失要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于存貨持有成本，所以采購(gòu)到貨效率是影響物資成本管理的關(guān)鍵因素，同時(shí)也是軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)物資管理水平的重要體現(xiàn)。為保證現(xiàn)場(chǎng)需求供應(yīng)及時(shí)，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本，提升物資管理工作質(zhì)量，本文主要研究如何提高軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)的物資的采購(gòu)到貨效率。

1 隊(duì)伍建設(shè)方面

在采購(gòu)工作中，經(jīng)常出現(xiàn)中心、車(chē)間、班組物料需求提報(bào)人員對(duì)物料需求計(jì)劃的提報(bào)不準(zhǔn)確的情況，例如：物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)或品牌不對(duì)應(yīng)，按既有設(shè)備上填報(bào)的物資早已停產(chǎn)，物料描述較粗不能具體到某一產(chǎn)品，物料描述不完全未能包含全部現(xiàn)場(chǎng)需求等。這類(lèi)提報(bào)不準(zhǔn)確的情況隨機(jī)分散在年度需求計(jì)劃中很難被發(fā)現(xiàn)，往往是在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行階段，有的甚至到入庫(kù)驗(yàn)收階段才被發(fā)現(xiàn)，有可能會(huì)造成驗(yàn)收受阻、退換貨等情況，甚至導(dǎo)致物料需求在物流系統(tǒng)中反復(fù)多次，且容易產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象，浪費(fèi)了大量的時(shí)間，成為影響物資采購(gòu)效率的一個(gè)重要因素。

物資采購(gòu)工作是一項(xiàng)涉及面廣、專(zhuān)業(yè)水平較高的工作，物資條線人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力直接影響采購(gòu)到貨效率。因此，一方面，要加強(qiáng)物資條線人員培訓(xùn)，逐步提升條塊人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，要求采購(gòu)人員不僅要熟悉計(jì)劃、采購(gòu)、合同、物流管理信息化系統(tǒng)等方面知識(shí)，更要熟悉相關(guān)專(zhuān)業(yè)設(shè)備情況，鼓勵(lì)采購(gòu)人員深入一線了解現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際需求，增加采購(gòu)人員現(xiàn)場(chǎng)跟崗學(xué)習(xí)的頻率和深度；同時(shí)也要要求相關(guān)中心、車(chē)間、班組需求提報(bào)人員熟悉采購(gòu)管理的相關(guān)要求，進(jìn)一步提高物料需求提報(bào)的一次性準(zhǔn)確率，從源頭控制抓起，確保物料需求的準(zhǔn)確性。另一方面，要進(jìn)一步提升考核管理的針對(duì)性和有效性，充分利用好公司現(xiàn)有的考核管理體系，更好地引導(dǎo)和督促相關(guān)人員高效完成采購(gòu)任務(wù)，促使物資采購(gòu)到貨效率的全方位提升，逐步造就一批懂業(yè)務(wù)、懂管理、職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)良的物資條線管理人才隊(duì)伍。

2 采購(gòu)組織方面

（1）推動(dòng)年度采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行

軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)的物資采購(gòu)主要是執(zhí)行年度采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)于其中的主要環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)完成時(shí)間，在執(zhí)行過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)一些標(biāo)段啟動(dòng)后偏離較大的情況，甚至出現(xiàn)不能按照計(jì)劃要求到貨的情況，直接影響采購(gòu)到貨效率。究其原因，一方面是年度采購(gòu)計(jì)劃設(shè)定的啟動(dòng)時(shí)間和到貨時(shí)間不合理，沒(méi)能預(yù)留合理的采購(gòu)時(shí)間；另一方面是采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行不嚴(yán)格，在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題或困難采購(gòu)人員沒(méi)能及時(shí)推進(jìn)解決，出現(xiàn)采購(gòu)進(jìn)度遲緩甚至是停滯的情況。對(duì)于上述情況，建議結(jié)合對(duì)歷史采購(gòu)過(guò)程中主要環(huán)節(jié)用時(shí)的統(tǒng)計(jì)分析，分別對(duì)采用公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、比選、單一來(lái)源等幾種主要采購(gòu)方式的標(biāo)段，按實(shí)施審批、評(píng)審?fù)瓿?、到貨?jì)劃等在年度采購(gòu)計(jì)劃中合理設(shè)定節(jié)點(diǎn)要求。對(duì)于需求部門(mén)要求到貨比較早的現(xiàn)場(chǎng)急需物資，采用優(yōu)先打包備案提前采購(gòu)的方式，為采購(gòu)預(yù)留合理的時(shí)間。在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析采購(gòu)進(jìn)度情況，按年度采購(gòu)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)要求嚴(yán)格控制和推進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保采購(gòu)人員及時(shí)完成標(biāo)段采購(gòu)和物資到貨，保證采購(gòu)到貨效率。

（2）推進(jìn)框架協(xié)議采購(gòu)

對(duì)于單一來(lái)源備件、勞保用品、油脂、化工類(lèi)產(chǎn)品等每年都有一定需求數(shù)量的物資，如按照傳統(tǒng)的年度采購(gòu)方式，則存在重復(fù)采購(gòu)次數(shù)多年年采年年談的情況，因此，對(duì)于每一年度都需要重復(fù)采購(gòu)的物資，結(jié)合市場(chǎng)情況優(yōu)先考慮采用框架協(xié)議采購(gòu)，即將一定周期（如3-5年）的物資需求集合起來(lái)，形成批量，集中采購(gòu)，提前鎖定采購(gòu)價(jià)格，簽訂長(zhǎng)期供貨框架協(xié)議，后續(xù)按采購(gòu)訂單逐年分批供貨的模式。采用這種模式，一方面可以集中多年需求數(shù)量，形成批量?jī)?yōu)勢(shì)，實(shí)施規(guī)?；少?gòu)，有利于降低采購(gòu)成本；另一方面可以避免采購(gòu)人員整天忙于機(jī)械性、重復(fù)性的具體業(yè)務(wù)流程，減小采購(gòu)人員的工作量，同時(shí)由于一次采購(gòu)多年有效，后續(xù)年度的供貨周期不再包含采購(gòu)過(guò)程用時(shí)，有效提高供貨速度，極大地提升采購(gòu)到貨效率。

（3）推行年度保證金

對(duì)于非招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，有的供應(yīng)商報(bào)價(jià)前準(zhǔn)備不充分，沒(méi)有很好地了解市場(chǎng)情況，報(bào)價(jià)較大偏離市場(chǎng)行情，低價(jià)中選后在實(shí)際組織供貨時(shí)不能較好地執(zhí)行中選結(jié)果或者以各種理由推脫不簽訂合同，而且部分這類(lèi)供應(yīng)商可能在發(fā)生類(lèi)似事件后，也不打算再次參與后續(xù)的采購(gòu)活動(dòng)，所以就采用消極的方式應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致采購(gòu)項(xiàng)目停滯、久拖不決，以致無(wú)法按時(shí)完成供貨，影響采購(gòu)到貨效率。針對(duì)這種消極應(yīng)對(duì)的情況，收取參選保證金能夠起到一定的約束作用。但由于非招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額較小，年度標(biāo)段數(shù)量較多，如果采購(gòu)傳統(tǒng)的一個(gè)標(biāo)段收一次保證金的方式，就會(huì)不斷重復(fù)來(lái)回收取和退還保證金，重復(fù)性工作量較大，而且對(duì)于年度內(nèi)參與多個(gè)標(biāo)段采購(gòu)的應(yīng)商也覺(jué)得比較繁瑣，如果按年度收取保證金可以有效解決上述問(wèn)題。

3 合同執(zhí)行方面

在采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，有的供應(yīng)商在簽訂合同后，實(shí)際組織供貨時(shí)不能較好地履行采購(gòu)合同，常常發(fā)生逾期供貨、驗(yàn)收過(guò)程中退換貨拖沓等情況，導(dǎo)致物資供應(yīng)速度緩慢，甚至無(wú)法滿(mǎn)足生產(chǎn)需要，進(jìn)而影響了整個(gè)采購(gòu)工作的到貨效率。針對(duì)個(gè)別供應(yīng)商在合同執(zhí)行階段存在的問(wèn)題，主要從以下幾個(gè)方面著手加強(qiáng)管控：首先，充分發(fā)揮物資部門(mén)的橋梁與紐帶作用，積極協(xié)調(diào)供應(yīng)商及時(shí)供貨，按照合同約定組織驗(yàn)收并進(jìn)行貨款結(jié)算，保障合同順利執(zhí)行完畢。其次，強(qiáng)化供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理，對(duì)無(wú)正當(dāng)理由不能及時(shí)完成合同供貨的，視不同情況采取警示、考評(píng)扣分、限期整改、暫停報(bào)價(jià)、納入黑名單等管理制度措施，確保合同執(zhí)行進(jìn)度。第三，加大優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)力度，開(kāi)發(fā)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)、信譽(yù)良好綜合實(shí)力強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商充實(shí)完善公司的供應(yīng)商庫(kù)。

綜上所述，提高城市軌道交通運(yùn)營(yíng)企業(yè)物資采購(gòu)到貨效率是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，同時(shí)各個(gè)城市軌道交通運(yùn)營(yíng)管理企業(yè)所處的區(qū)位環(huán)境、市場(chǎng)狀況、政策法規(guī)等也都存在差異，在行業(yè)內(nèi)很難直接搬用其他單位的先進(jìn)做法，只有通過(guò)在實(shí)際工作不斷努力創(chuàng)新、探索，才能總結(jié)出一套適合自身發(fā)展需要的物資管理體系。

[1]劉寶紅《采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理:一個(gè)實(shí)踐者的角度》[M] 北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2015.

[2]宮迅?jìng)ァ度绾螌?zhuān)業(yè)做采購(gòu)》[M] 北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2015.