談人事檔案的規(guī)范化管理

車(chē)永利

摘要：人事檔案記錄著個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)水平、工作經(jīng)歷等情況，直接反映個(gè)人綜合情況，是個(gè)人人生軌跡的體現(xiàn)。人事檔案管理，是現(xiàn)代企業(yè)管理重要組成部分，是企業(yè)必須做好的工作。筆者根據(jù)自身多年人事檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行相關(guān)論析，談?wù)勅耸聶n案的規(guī)范化管理，望給廣大同行提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；規(guī)范化

人事檔案是反映個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、職務(wù)等情況的，對(duì)個(gè)人求職和日后發(fā)展具有重要影響。從事人力資源管理的都知道，人事檔案管理是其基礎(chǔ)性工作，管理好人事檔案對(duì)公司人力資源開(kāi)發(fā)具有重要作用。因此，管理好人事檔案是每個(gè)企業(yè)必不可缺一項(xiàng)工作，企業(yè)要獲得持續(xù)良性發(fā)展，需要大量的優(yōu)秀人才，這就必須要做好人事檔案管理。然而目前企業(yè)在人事檔案管理不夠規(guī)范，管理方法和手段也比較陳舊，不利于現(xiàn)代化企業(yè)管理。本文就目前人事檔案管理方面存在的問(wèn)題以及解決策略做相關(guān)探析。

一、目前人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理制度不健全，沒(méi)有形成體制

目前，大部分企業(yè)在人事檔案管理方面沒(méi)有健全的管理體制，檔案管理不規(guī)范。在這些企業(yè)中，沒(méi)有固定的管理檔案的專(zhuān)業(yè)的檔案室或部門(mén)，對(duì)人事檔案管理不重視，這可能造成檔案丟失的后果。而且沒(méi)有相應(yīng)的薪酬考核獎(jiǎng)罰體系[1]，企業(yè)對(duì)于檔案人員管理要求，大多數(shù)是口頭傳達(dá)，對(duì)檔案工作人員獎(jiǎng)罰也沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度，可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)有人事檔案工作人員工作不負(fù)責(zé)，上班渾水摸魚(yú)的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，企業(yè)在對(duì)公司員工職位升降、薪酬變動(dòng)行為也不規(guī)范，大多數(shù)也是口頭傳達(dá)，沒(méi)有形成相應(yīng)的書(shū)面材料，這會(huì)導(dǎo)致有些員工利用公司人事管理方面的漏洞，任意更改個(gè)人檔案信息，會(huì)使檔案沒(méi)有真實(shí)、原始的反映個(gè)人工作情況。

（二）人事檔案管理不規(guī)范，不方便調(diào)閱

人事檔案管理是規(guī)律性非常強(qiáng)的一項(xiàng)工作，這要求人事檔案管理人員有相當(dāng)強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能且非常細(xì)致耐心。人事檔案在整理要按照一定規(guī)律整理，使人事檔案在日后查閱時(shí)方便、及時(shí)調(diào)閱到檔案。但目前，很多單位對(duì)人事檔案管理并不規(guī)范，他們把檔案原始材料雜亂地堆在一起，甚至都沒(méi)有分類(lèi)歸檔，這給以后需要查閱人事檔案時(shí)造成了極大的不便。雖然有些單位已經(jīng)意識(shí)到規(guī)范整理人事檔案的重要性，把檔案立卷成冊(cè)，有專(zhuān)門(mén)的檔案室存檔，但是多沒(méi)有按照人事檔案要求的十大分類(lèi)法進(jìn)行詳細(xì)整理，這也給查閱檔案時(shí)帶來(lái)一定困難。

（三）人事檔案隊(duì)伍建設(shè)不到位，缺少專(zhuān)業(yè)檔案管理人才

有的企業(yè)檔案室人員配備不齊，缺少專(zhuān)職的檔案管理人員，而兼職檔案管理的人員，因有其它工作，沒(méi)有把工作重心放在檔案管理上。也有的兼職人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案整理專(zhuān)業(yè)能力弱，業(yè)務(wù)不熟練，導(dǎo)致檔案整理工作效益低[2]。有的檔案工作人員，因?yàn)楣静粔蛑匾暀n案管理，薪酬待遇不到位，不能夠安心的做檔案管理工作，總在尋機(jī)跳槽，謀求更好的發(fā)展。這樣的人事檔案隊(duì)伍極不利于企業(yè)人事檔案管理。

二、解決人事檔案管理不規(guī)范問(wèn)題的策略

（一）建立完善的人事檔案管理制度，保證有章可循

企業(yè)要重視人事檔案管理這一塊，加強(qiáng)人事檔案管理工作，要形成相應(yīng)的人事檔案規(guī)章制度體系。對(duì)員工職稱(chēng)調(diào)動(dòng)或者薪酬變更要有相應(yīng)的書(shū)面文件公示，這利于企業(yè)人事檔案工作人員整理歸檔。檔案管理要根據(jù)國(guó)家檔案管理相應(yīng)法律法規(guī)[3]，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立健全企業(yè)人事檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作。例如，材料的歸檔、借閱查閱、轉(zhuǎn)遞保密等形成了相應(yīng)制度，這能讓人事檔案管理人員，在整理檔案時(shí)嚴(yán)守要求，規(guī)范整理。所以，企業(yè)要想整理好人事檔案，必須要有完善的檔案管理體制作支撐。

（二）檔案管理信息化、規(guī)律化管理，方便調(diào)閱

企業(yè)人事檔案管理要規(guī)范化，按照國(guó)家人事檔案管理細(xì)則，規(guī)范整理。同時(shí)，也要探索其整理規(guī)律性，這就避免了以后調(diào)閱檔案時(shí)，一時(shí)無(wú)從查找，浪費(fèi)了不必要的時(shí)間。另外，檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案整理方法創(chuàng)新，可以借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理，這也極大的提高了檔案整理效益。

（三）建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案整理隊(duì)伍，提高檔案人員工作能力

檔案管理是對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)技能要求非常強(qiáng)的工作，公司要重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。首先，企業(yè)要招聘專(zhuān)業(yè)性、工作能力強(qiáng)的檔案管理人員，充實(shí)企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍。其次，要有專(zhuān)職人事檔案管理人才，不要再有兼職現(xiàn)象，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。最后，企業(yè)要重視人事檔案管理人員，給予合理的薪酬待遇，穩(wěn)定人事檔案管理工作人員的人心。只有專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，才能有效、規(guī)范企業(yè)人事檔案管理，為公司人力資源開(kāi)發(fā)做貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)和公司持續(xù)良性發(fā)展具有重要作用，是國(guó)家和企業(yè)不可或缺的管理工作。而規(guī)范化的人事管理，有利于提高人事管理效益，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周珍.談人事人才檔案管理工作的提升[J].人力資源管理，2016（2）：170-171.

[2]趙婧.淺談事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升[J].管理觀察，2016（31）：62-63.endprint