淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

王利超

（興隆縣霧靈山鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 067000）

淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

王利超

（興隆縣霧靈山鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 067000）

隨著事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)量激增，傳統(tǒng)模式已難以適應(yīng)管理工作需求。將電子信息技術(shù)用于事業(yè)單位檔案管理工作，能更好發(fā)揮檔案資料在社會(huì)中的作用。但目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在一些問(wèn)題，因此，分析闡述這些問(wèn)題，并提出相應(yīng)對(duì)策。

檔案；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

一、事業(yè)單位檔案管理及信息化建設(shè)的重要性

檔案是在人類社會(huì)各類實(shí)踐活動(dòng)中形成的信息資料，具有原生信息性、社會(huì)性、知識(shí)性和文獻(xiàn)性等屬性，在社會(huì)政治發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化發(fā)展等多方面有重要作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，政府職能不斷改進(jìn)和完善，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)變得越來(lái)越多，其中，檔案是事業(yè)單位開展工作、管理事務(wù)、處理問(wèn)題中所形成的歷史資料，能夠?qū)Ρ締挝?、本領(lǐng)域制定發(fā)展規(guī)劃、落實(shí)發(fā)展措施提供參考依據(jù)[1]。將各個(gè)區(qū)域、各個(gè)系統(tǒng)的檔案綜合起來(lái)分析，可以反映一個(gè)地區(qū)、一個(gè)領(lǐng)域發(fā)展?fàn)顩r以及其中存在的問(wèn)題。由此可見，檔案管理是一項(xiàng)極為重要的工作。不過(guò)，當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，社會(huì)生活不斷變化，檔案管理對(duì)事業(yè)單位本身、對(duì)所屬領(lǐng)域、對(duì)社會(huì)有效服務(wù)的提升速度遠(yuǎn)不及社會(huì)發(fā)展的速度，檔案中所包含的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)沒(méi)能發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理措施，才能更好利用檔案資料，檔案資料的價(jià)值體才能現(xiàn)出來(lái)。

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化工具對(duì)日益激增的檔案資料進(jìn)行信息化管理，是很多事業(yè)單位檔案管理的重要工作項(xiàng)目。早在21世紀(jì)初國(guó)家檔案局就開始部署推進(jìn)全國(guó)檔案信息化工作。在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》的九項(xiàng)工作任務(wù)中，專門列舉了檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容[2]。在國(guó)家檔案局的指導(dǎo)下，各地事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作逐步開展起來(lái)。發(fā)展至今，各地事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上取得了顯著成效，但也存在一些問(wèn)題。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要健全的管理機(jī)制和人才、設(shè)備、資金各方面支持。但在一些事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)并未意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，雖然同意進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，但對(duì)人才、設(shè)備、資金各方面并不到位。尤其屬性明顯、工作節(jié)奏快的一些事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注點(diǎn)集中在本單位的業(yè)務(wù)上，無(wú)暇顧及檔案管理工作，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的了解和支持就更少了。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)制度不完善

任何體系的建設(shè)都離不開制度和標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)還處于發(fā)展階段，雖然國(guó)家檔案管理局制定了大的方向和標(biāo)準(zhǔn)，但在很多細(xì)則和具體事實(shí)上還是事業(yè)單位根據(jù)各自情況制定的。而各事業(yè)單位對(duì)管理信息化建設(shè)重視程度不同、檔案管理隊(duì)伍水平不同，制定的制度標(biāo)準(zhǔn)也有差異。檔案信息化建設(shè)是將檔案資料數(shù)字化并形成信息體系，以方便保存和利用。信息化平臺(tái)的建立與完善是促使事業(yè)單位相關(guān)工作通過(guò)信息化平臺(tái)開展操作，可以充分對(duì)有關(guān)資源加以有效利用，同時(shí)也可以提高資料查閱、調(diào)取、應(yīng)用效率，從而使檔案信息化建設(shè)可以打破時(shí)空局限性，達(dá)到資源共享[3]。但由于制度和標(biāo)準(zhǔn)的不完善、不統(tǒng)一，檔案管理資源共享的目標(biāo)還未完全實(shí)現(xiàn)。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在事業(yè)單位檔案管理中利用率低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)最基礎(chǔ)的設(shè)備是計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，但進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，不僅僅是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)可用?，F(xiàn)在社會(huì)上可用于這項(xiàng)工作的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)種類很多，能大大提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率。比如，文本檔案錄入能夠使用ORC智能識(shí)別技術(shù)，不需要文本提取的掃描以圖片形式存儲(chǔ)即可[3]，不僅具有可以自動(dòng)判斷、拆分、識(shí)別和還原各種通用型印刷體表格，在表格理解上做出了令人滿意的實(shí)用結(jié)果，還能夠自動(dòng)分析文稿的版面布局，自動(dòng)分欄、并判斷出標(biāo)題、橫欄、圖像、表格等相應(yīng)屬性，并判定識(shí)別順序，能將識(shí)別結(jié)果還原成與掃描文稿的版面布局一致的新文本。表格自動(dòng)錄入技術(shù)可自動(dòng)識(shí)別特定表格的印刷或打印漢字、字母、數(shù)字，可識(shí)別手寫體漢字、手寫體字母、數(shù)字及多種手寫符號(hào)，并按表格格式輸出。提高了表格錄入效率，可節(jié)省大量人力。同時(shí)支持將表格識(shí)別直接還原成多種格式文檔，并可以對(duì)圖像嵌入橫排文本和豎排文本、表格文本進(jìn)行自動(dòng)排版面分析[4]。而很多事業(yè)單位，尤其是地方事業(yè)單位，對(duì)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)上了解少，而且受財(cái)政預(yù)算的限制，購(gòu)買能力較弱，大大降低了先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作隊(duì)伍專業(yè)水平偏低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作隊(duì)伍專業(yè)水平偏低。這里所說(shuō)的專業(yè)水平，并非指檔案管理水平，而是計(jì)算機(jī)軟件水平。現(xiàn)在事業(yè)單位檔案建設(shè)隊(duì)伍大多是檔案管理方面的專業(yè)人才，擁有豐富的檔案管理知識(shí)，能夠熟練掌握是檔案管理的流程和技能。但信息化建設(shè)是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大不同，需要實(shí)施人員有較高的計(jì)算機(jī)水平。比如，檔案信息化管理中的安全問(wèn)題，事業(yè)單位很多檔案屬于保密文件，不能對(duì)外開放的，檔案信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程密級(jí)要做的高些，防止不小心外泄和不法分子的竊取，這就要求操作人員懂網(wǎng)絡(luò)安全并有較高的操作水平。當(dāng)下社會(huì)中高水平計(jì)算機(jī)人才的機(jī)會(huì)很多，薪資待遇和發(fā)展空間相比較而言要優(yōu)于事業(yè)單位[5]。由于工作環(huán)境的限制與薪資福利的制約，有較高水平的人才無(wú)法有效保留下來(lái)。而現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)技能和相關(guān)設(shè)備的操作經(jīng)驗(yàn)，即使定向招收有一定計(jì)算機(jī)水平的人才，由于其檔案管理專業(yè)能力又有限，也會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作隊(duì)伍專業(yè)水平偏低、檔案信息化建設(shè)發(fā)展速度較慢。

三、事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）事業(yè)單位加大重視，給與人財(cái)物支持

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。首先領(lǐng)導(dǎo)需要意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，才會(huì)給予重視和支持。增加領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的了解，一方面是本事業(yè)單位檔案管理工作人員的責(zé)任，檔案人員可以以談話、申請(qǐng)報(bào)告等多元化方式向領(lǐng)導(dǎo)介紹闡述該項(xiàng)工作的重要意義，應(yīng)當(dāng)注意的是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間是有限的，談話或申請(qǐng)內(nèi)容要簡(jiǎn)明突出重點(diǎn)，不能像同行交流學(xué)習(xí)一樣細(xì)致繁雜。另一方面，需要更高級(jí)別的檔案管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)溝通，就拿國(guó)家檔案局發(fā)的指導(dǎo)意見來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層是會(huì)給予一定重視和支持的，這些支持包括所需的設(shè)備、技術(shù)和人才。事業(yè)單位檔案管理水平不同，單位內(nèi)可供檔案管理使用的財(cái)政預(yù)算也不同，要結(jié)合實(shí)際需求，選用最合適的設(shè)備和技術(shù)。

（二）完善檔案管理信息化建設(shè)制度

建立檔案管理信息化建設(shè)制度，在結(jié)合本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)明確，職責(zé)清晰。所有的操作環(huán)節(jié)，每個(gè)崗位每位人員的工作標(biāo)準(zhǔn)都、有標(biāo)準(zhǔn)可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯(cuò)的概率，保證檔案資料在信息化建設(shè)中能夠準(zhǔn)確、完整地保存下來(lái)。制度中明確規(guī)定各崗位人員的職責(zé)，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設(shè)從收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀一個(gè)有序流程，任何環(huán)節(jié)的滯后都影響整合工作的進(jìn)度。

（三）提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以從三方進(jìn)行。首先是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要在檔案管理理論和技巧的基礎(chǔ)上增加計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)?，F(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不缺少檔案管理人才，而是缺少綜合人才。其次，開拓檔案管理人員思路，在地方事業(yè)單位，檔案管理人員接觸的信息化管理方法和工具有限，可以通過(guò)交流學(xué)習(xí)的方式，吸取省級(jí)單位、向檔案管理信息化建設(shè)做的好的單位經(jīng)驗(yàn)，了解更多的檔案管理信息化建設(shè)方法和手段，結(jié)合各自單位實(shí)際情況加以利用。此外，可以在明確分工的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考評(píng)，并將考評(píng)結(jié)果與福利待遇掛鉤，以提高檔案管理人員主動(dòng)進(jìn)步的積極性。

（四）增加事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的科技含量

檔案信息化雖然旨在減少檔案管理工作難度、提高檔案價(jià)值的利用率，但在傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，工作量是極其繁重的。因此，需要輔助先進(jìn)的設(shè)備和手段來(lái)盡快完成這一轉(zhuǎn)變過(guò)程。通過(guò)多功能掃描儀、ORC智能識(shí)別技術(shù)等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，采用B/S結(jié)構(gòu)模式對(duì)檔案信息進(jìn)行分析處理和管理應(yīng)用[6]。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)現(xiàn)代科技手段，實(shí)行可公開檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的更大價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

隨著事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)量激增，傳統(tǒng)模式已難以適應(yīng)管理工作需求。將電子信息技術(shù)用于事業(yè)單位檔案管理工作，能優(yōu)化檔案管理流程，簡(jiǎn)化檔案管理操作，提高檔案管理工作效率。雖然現(xiàn)在各地事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上取得了顯著成效，但也存在一些問(wèn)題，包括領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠、制度不完善、隊(duì)伍水平有限等，這些通過(guò)學(xué)習(xí)交流溝通、加強(qiáng)管理都能得以改善和提高。

[1]張艷娥.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議[J].科技展望，2017，（9）：228.

[2]湯桂清，陳艷輝，孫玲玲.基于互聯(lián)網(wǎng)視角下數(shù)據(jù)處理與檔案管理研究[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2017，（5）：187-188.

[3]林曉娟.基于檔案信息化建設(shè)研究[J].信息技術(shù)，2017，（3）：179-180.

[4]陳超，許佳瑋.檔案信息化管理系統(tǒng)技術(shù)方案[J].通訊世界，2017，（5）：243.

[5]劉金湘.機(jī)關(guān)檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].檔案天地，2017，（3）：53-55.

[6]劉艷.淺談檔案管理信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題[J].人力資源管理，2017，（3）：189-190.

[責(zé)任編輯 王燕文]

G270.7

A

1673-291X（2017）23-0162-02

2017-04-18

王利超（1983-），男，興隆縣興隆鎮(zhèn)人，館員，從事檔案管理研究。