制造業(yè)存貨管理內(nèi)部控制手段探析

文/孫可 王惠慧，吉林工商學(xué)院

1 制造業(yè)企業(yè)存貨管理概述

1.1 制造業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

制造業(yè)是指工業(yè)制造資源轉(zhuǎn)化為大工具和消費(fèi)產(chǎn)品可以被人依照市場需求使用和利用的行業(yè)，它包括一系列的產(chǎn)品制造設(shè)計(jì)、原料采購、倉儲(chǔ)運(yùn)輸、訂單加工、批發(fā)經(jīng)營和零售，主要從事產(chǎn)品制造銷售和設(shè)備的裝配和安裝，可根據(jù)生產(chǎn)中所使用的物料形式，分為離散制造和流程制造。制造業(yè)可以從宏觀經(jīng)濟(jì)角度把一個(gè)國家的生產(chǎn)力水平直接反應(yīng)出來，也是區(qū)分發(fā)展中國家和發(fā)達(dá)國家的一個(gè)重要標(biāo)志。現(xiàn)階段我國正在加快工業(yè)化進(jìn)程，制造業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱和基礎(chǔ)占有重要份額，“2025”中國制造工作報(bào)告的執(zhí)行,象征著中國制造業(yè)由大變強(qiáng),蓬勃發(fā)展，將會(huì)保持經(jīng)濟(jì)快速增長達(dá)到高端水平,未來的國際制造業(yè)也將包括更多的中國創(chuàng)造因素,更加依賴中國設(shè)備,依靠中國品牌，這些都標(biāo)志著未來制造業(yè)在我國將會(huì)擁有一個(gè)更光明的發(fā)展市場。

1.2 存貨的分類

存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)營過程中為耗用或者銷售而儲(chǔ)備的物資,包括各類原材料、燃料、包裝物和低值產(chǎn)品,在產(chǎn)品、外購商品、協(xié)作、自制半成品、產(chǎn)成品等。存貨是在流動(dòng)資產(chǎn)所占比例最大的項(xiàng)目, 根據(jù)價(jià)值分類，可以將其劃分為生產(chǎn)區(qū)域內(nèi)的固定流動(dòng)資金和流通區(qū)域的固定流動(dòng)資金。具體包括儲(chǔ)備基金、生產(chǎn)基金和產(chǎn)品基金。

制造企業(yè)通常情況下存貨數(shù)額很大，如果不合理監(jiān)控每天就會(huì)出現(xiàn)各種可避免的損耗，那么有效地利用存貨為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，妥善地保管存貨，并采用合理的會(huì)計(jì)處理程序處理存貨信息，是各個(gè)制造業(yè)企業(yè)管理存貨工作的重中之中。

2 制造業(yè)存貨管理的意義

2.1 有利于提高資金利用率

我國制造業(yè)出口向來以廉價(jià)而聞名，為開拓新興市場就會(huì)大量購置零部件以備待用。由于市場對“技術(shù)“方面提出越來越多的要求，每天都會(huì)研究開發(fā)大量產(chǎn)品，在有限時(shí)間的額緊壓下，期間必定每天生產(chǎn)車間會(huì)有大量的報(bào)廢產(chǎn)品，庫存不斷積壓，報(bào)廢成本越來越高，就會(huì)導(dǎo)致公司營運(yùn)資金周轉(zhuǎn)不開，而對于制造業(yè)企業(yè)來講，現(xiàn)金恰恰在企業(yè)整個(gè)運(yùn)營過程中起著至關(guān)重要的作用，如果企業(yè)的現(xiàn)金流出現(xiàn)問題，企業(yè)的周轉(zhuǎn)必定會(huì)受到影響，甚至?xí)蛊髽I(yè)面臨倒閉，由此可見，存貨就作為控制現(xiàn)金流的一個(gè)重要因素的重要性，所以管理好存貨，有效的提高資金利用率，將會(huì)對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起著舉足輕重的作用。

2.2 有利于優(yōu)化制造業(yè)數(shù)據(jù)管理

隨著大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)，智能終端，工業(yè)互聯(lián)，移動(dòng)寬帶在制造業(yè)中的應(yīng)用，系統(tǒng)集成度越來越高，系統(tǒng)管理越來越難，因?yàn)檫@樣就更應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)對數(shù)據(jù)的控制和管理，建立財(cái)務(wù)管理監(jiān)控系統(tǒng)，涉及事前、事中及事后。避免企業(yè)資金在某些環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題。每到月末和年末都是會(huì)計(jì)最忙的時(shí)候，如果平時(shí)就記錄好存貨的管理工作，到期末的時(shí)候就不會(huì)手忙腳亂，因此在日常監(jiān)督管理中擅于運(yùn)用現(xiàn)代的信息化手段，收集各方面的訊息，建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)的匯總、歸集、分析體系。為企業(yè)運(yùn)營發(fā)展提前做好充分的應(yīng)對措施，打好提前量，優(yōu)化制造業(yè)的數(shù)據(jù)管理，為期末的財(cái)務(wù)報(bào)表提供及時(shí)準(zhǔn)確完整的信息。

2.3 有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化

我國正處于加快推進(jìn)工業(yè)化進(jìn)程中，落實(shí)今年政府工作報(bào)告部署的“中國制造2025”，使中國制造包含更多的中國制造因素，強(qiáng)化工業(yè)基礎(chǔ)能力，提高產(chǎn)品質(zhì)量，推進(jìn)綠色制造，提升制造業(yè)層次和核心競爭力，順應(yīng)時(shí)代的腳步，加強(qiáng)存貨的管理，努力做到企業(yè)利益最大化。

2.4 有利于完善管理制度

根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和改革的創(chuàng)新，企業(yè)對存貨的管理出現(xiàn)了新的挑戰(zhàn)。做好存貨的分類管理，存貨的去向有人登記，杜絕出現(xiàn)丟失、自盜自用現(xiàn)象，同時(shí)制定合理的存貨跌價(jià)減值準(zhǔn)備方法。存貨的報(bào)廢或是跌價(jià)程序必須清晰，層層上報(bào)，完善的管理制度不僅可以加強(qiáng)企業(yè)各部門的凝聚力，而且可以建立良好的企業(yè)形象，使企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。

3 制造業(yè)存貨管理中存在的問題

3.1 存貨的購進(jìn)、銷售、盤點(diǎn)缺少存在記錄

存貨的如何最大效益的運(yùn)用有著至關(guān)重要的作用，由于存貨的領(lǐng)用生產(chǎn)記錄，產(chǎn)品成本記錄，人工用工的歸集記錄，盤點(diǎn)的記錄認(rèn)為實(shí)際操作較多，設(shè)備在工程項(xiàng)目核算上顯得尤其薄弱。比如，A材料和B材料一起生產(chǎn)，月末核算結(jié)果的是B材料的材料使用情況記錄很少甚至為零，而A號的材料使用記錄情況多出很多；這就很明顯有三種情況：第一種原材料很可能已經(jīng)領(lǐng)用消耗，而實(shí)際上并未作出相應(yīng)的賬務(wù)處理；第二種原材料沒有領(lǐng)用，而實(shí)際上已經(jīng)做出了相應(yīng)的賬務(wù)處理；第三種購入的材料已經(jīng)領(lǐng)用分派到各部門，對方的發(fā)票沒有發(fā)過來，期末又沒有按相關(guān)規(guī)定按估計(jì)值計(jì)入了相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，這就會(huì)造成企業(yè)賬實(shí)不符，會(huì)增加相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理，會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正，調(diào)整會(huì)計(jì)分錄，增加工作量，影響企業(yè)的運(yùn)行。

3.2 內(nèi)部控制制度不健全

職責(zé)未分離，例如，存貨的保管和記賬，這兩個(gè)崗位如果是一個(gè)人的話，有可能盜取公司的存貨，是公司的財(cái)產(chǎn)遭受損失，增加了成本。存貨入庫后，倉庫保管員核對數(shù)量和發(fā)票，進(jìn)行登記，會(huì)計(jì)人員根據(jù)合同，發(fā)票，入庫單登記賬簿，在日?；顒?dòng)中，如果哪個(gè)部門需要存貨，必須填寫領(lǐng)料單，倉庫管理員根據(jù)單據(jù)進(jìn)行登記，這么做才可以使存貨的管理制度更加的完善。當(dāng)企業(yè)購買原材料，銷售產(chǎn)品，檢查產(chǎn)品，收款登記會(huì)計(jì)賬簿，這些工作程序如果都由一個(gè)人來完成。會(huì)使企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，銷售環(huán)節(jié)，材料入庫環(huán)節(jié)，收款循環(huán)環(huán)節(jié)，就會(huì)有一些人有錯(cuò)誤的想法，想從中謀取私利，會(huì)讓企業(yè)的財(cái)產(chǎn)蒙受損失，會(huì)傷害到每一個(gè)人的利益。

3.3 存貨采購環(huán)節(jié)的忽略

例如，采購部門制定的采購計(jì)劃混亂，甚至只是憑借直覺采購，當(dāng)生產(chǎn)部門發(fā)現(xiàn)不夠原材料生產(chǎn)時(shí)，才通知采購部門進(jìn)行采購，這種情況會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)，嚴(yán)重時(shí)甚至影響企業(yè)是否能夠按時(shí)交貨，更加嚴(yán)重會(huì)影響企業(yè)的信譽(yù)。再如，采購部門總是一家購貨，沒有考慮到市場的價(jià)格以及產(chǎn)品的質(zhì)量，也會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)。

3.4 各部門缺少溝通和聯(lián)系

雖然每個(gè)部門的辦事效率都比較高，但是部門與部門之間溝通很少，會(huì)影響企業(yè)的效率。例如倉庫的保管員和車間的生產(chǎn)人員在對存貨進(jìn)行了盤點(diǎn)之后，不能及時(shí)的上報(bào)到財(cái)務(wù)部門；生產(chǎn)車間完工檢驗(yàn)后的產(chǎn)品不能及時(shí)送往庫房辦理入庫手續(xù)，進(jìn)而影響到財(cái)務(wù)部門的記賬工作，以上這些都會(huì)造成賬實(shí)不符。由于沒有完善的信息傳遞，導(dǎo)致了采購部門希望保持較高的存貨水平，達(dá)到降低成本的效果，銷售部門也希望保持較高的存貨以提高服務(wù)水平，而財(cái)務(wù)部門則希望保持低水平的存貨以節(jié)約資金，造成了存貨管理的混亂，給企業(yè)帶來了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

3.5 管理不到位

存貨的管理有很多情況下是制定了相應(yīng)的程序，而沒有做到運(yùn)行，只是表面，卻沒有實(shí)際，管理人員有時(shí)也會(huì)視而不見，不進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，使錯(cuò)誤的做法越來越多，沒有起到帶頭作用，但是沒有上級主管部門的批示，沒有得到很好的處理，沒有從根本上解決問題。這就會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)行，因此要加強(qiáng)存貨采購管理，合理運(yùn)作資金，控制采購成本。

4 針對內(nèi)部控制問題的解決方案

4.1 加強(qiáng)企業(yè)存貨管理意識

重點(diǎn)整核崗位分配是提高管理的重要手段。首先，采購審批，存貨管理員，銷售，付款等都要嚴(yán)格的設(shè)置職責(zé)分離才能起到有效的控制，控制好這些崗位的制度就會(huì)有效的避免企業(yè)的不必要的損失，誰也不能保證自己不會(huì)犯錯(cuò)，而企業(yè)設(shè)置有效的控制不只是對企業(yè)的負(fù)責(zé)，也是對員工的負(fù)責(zé)，同時(shí)在這些崗位招聘人才的時(shí)候，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注這個(gè)人的忠誠度以及人品，人才引進(jìn)后，要加強(qiáng)對員工的培養(yǎng)，定期為員工提供一定的專業(yè)課程，還要對員工進(jìn)行考核，考核成績優(yōu)秀的人，有一定的獎(jiǎng)勵(lì)制度，可以提高員工的工作熱情。其次，存貨的驗(yàn)收人員與存貨的保管人員不能是一個(gè)人，在驗(yàn)收入庫時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行入庫程序、要求。驗(yàn)收時(shí)驗(yàn)收人員必須正確及時(shí)查驗(yàn)貨物，查看購貨發(fā)牌上面記載的數(shù)量，金額，品種與發(fā)過來的存貨是否相符，認(rèn)真核對存貨的數(shù)量，看看是否有自然原因以及人為原因造成的存貨毀損與報(bào)廢，如果有損失報(bào)告管理人員會(huì)計(jì)人員，查看損失的數(shù)量以及該如何處理，該有責(zé)任人賠償還是有保險(xiǎn)公司的人賠償，以及會(huì)計(jì)人員要根據(jù)管理層的決定進(jìn)行相應(yīng)的處理，如果沒有毀損，會(huì)計(jì)人員應(yīng)該根據(jù)發(fā)票記賬，做到賬實(shí)相符。

4.2 加強(qiáng)企業(yè)的存貨規(guī)劃和控制，保持最恰當(dāng)程度的存貨量

最恰當(dāng)程度存貨量是目前企業(yè)存貨管理的非常重要的部分。存貨規(guī)劃首先是指制定適當(dāng)?shù)挠嗀浻?jì)劃，確定訂貨數(shù)量，及時(shí)進(jìn)貨，避免缺貨。其次，計(jì)算存貨資金占用量，根據(jù)企業(yè)存貨的周轉(zhuǎn)額度及其他資金周轉(zhuǎn)額度來確定存貨資金占用量，把去年占用量作為基準(zhǔn)對比本年各種變化情況，分析調(diào)整后確定今年存貨的資金占用額度，之后，要增強(qiáng)存貨信息的后續(xù)計(jì)量制度，要嚴(yán)格控制存貨，避免一些中小型企業(yè)因?yàn)榇尕浌芾砣藛T對存貨信息掌握不夠或不及時(shí)而導(dǎo)致對存貨需求預(yù)測超出實(shí)際需要量很多。

4.3 加強(qiáng)信息溝通，完善存貨內(nèi)部控制制度

存貨內(nèi)控制度是企業(yè)運(yùn)行活動(dòng)的必須要素，是存貨管理的基礎(chǔ)。完善存貨內(nèi)部控制制度可以有效地提高存貨管理水平的基本保障，第一，實(shí)行嚴(yán)格的崗位分離制度，例如收款與登記銀行賬的人員責(zé)任分離；銷售與授權(quán)審批人員責(zé)任分離；驗(yàn)收存貨與存貨管理人員責(zé)任分離。第二，加強(qiáng)核算監(jiān)督職能，正確的核算存貨，做到賬實(shí)相符，否則就會(huì)增加企業(yè)不必要的核算程序，尤其是在期末，本來期末就會(huì)手忙腳亂，會(huì)影響企業(yè)運(yùn)行。第三，完善客戶檔案，了解客戶的經(jīng)營水平，就會(huì)使應(yīng)收賬款減少壞賬損失，避免銷售人員盲目的銷售，為了自己的業(yè)績，而不管應(yīng)收賬款壞賬的損失，會(huì)給企業(yè)帶來不必要的損失，影響企業(yè)的利潤，從而影響年末員工的獎(jiǎng)金分紅，影響投資者的投資收益。第四，應(yīng)建立實(shí)物流轉(zhuǎn)信息與賬務(wù)處理信息即時(shí)化通道，把銷售與收款循環(huán)，采購與付款循環(huán)，生產(chǎn)與存貨循環(huán)結(jié)合起來，選擇最合適的財(cái)務(wù)軟件，做到信息有效傳遞，統(tǒng)一管理，防止信息傳遞不暢，賬實(shí)不符的情形出現(xiàn)，提高效率，訂貨部門作為核心部門，它的資料要作為共享資料。生產(chǎn)部門要時(shí)刻關(guān)注原材料，如果缺少要及時(shí)通知采購部門進(jìn)行采購，生產(chǎn)部門生產(chǎn)好的產(chǎn)品要及時(shí)告訴銷售部門，避免有貨沒賣，沒貨賣出去了的情況，會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)行，給企業(yè)造成失信的后果。

4.4 加強(qiáng)庫存管理

在生產(chǎn)經(jīng)營過程中存貨的變動(dòng)是必不可少的，生產(chǎn)部門領(lǐng)用時(shí)應(yīng)該由生產(chǎn)部門經(jīng)理授權(quán)審批，填寫領(lǐng)用單，保管人員根據(jù)領(lǐng)用單發(fā)出貨物，會(huì)計(jì)人員根據(jù)領(lǐng)用單登記賬簿，做到賬實(shí)相符，存貨的領(lǐng)用是存貨內(nèi)部控制的重要組成部分，影響著存貨的內(nèi)部控制，因此要嚴(yán)格遵守存貨內(nèi)部控制的管理制度。合理的控制庫存數(shù)量就應(yīng)該把安全數(shù)量和實(shí)際數(shù)量放在首要位置，賬實(shí)相符正確計(jì)算數(shù)量是倉庫管理的提高和效率提高的關(guān)鍵。有效的安全數(shù)量是控制庫存的重要因素，如果控制不好庫存數(shù)量，會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行，務(wù)必會(huì)造成不能按時(shí)交貨的后果，影響企業(yè)形象。如果運(yùn)用合理的方法計(jì)算出安全數(shù)量，就可以使企業(yè)銷售與收款循環(huán)，采購與付款循環(huán)，生產(chǎn)與存貨循環(huán)提高效率，對庫存進(jìn)行有效的控制，可以讓企業(yè)隨時(shí)可以看見倉庫里有多少庫存，有利于銷售部門合理的簽訂合同和生產(chǎn)部門合理的生產(chǎn)。有效的庫存控制能夠是企節(jié)約成本減少。

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