淺談企業(yè)員工檔案管理存在問題及對策

摘要：自改革開放以來，我國的經(jīng)濟實現(xiàn)了高速的發(fā)展，而在這期間企業(yè)員工檔案的管理也越來越受到重視，并發(fā)生了巨大的變化，相關的管理制度和體系都取得了長足的進步，但依舊還存在許多的不足之處，亟待完善。如何采取一系列行之有效的措施來提高企業(yè)員工檔案的管理質(zhì)量水平已經(jīng)成為當今21世紀經(jīng)濟發(fā)改委員會討論的重要課題之一。接下來本篇文章就針對這一點進行詳細的探討，以提供給業(yè)內(nèi)有關人士一些啟發(fā)性的指導，致力于為促進國家經(jīng)濟的進一步提升做出貢獻。

關鍵詞：企業(yè)員工；檔案管理；問題；對策

在信息技術與信息資源迅速發(fā)展的時代之下，企業(yè)員工的檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化。企業(yè)員工的檔案管理，顧名思義，就是加強對于各級員工的資料信息的管理力度，只有做好這一工作才能夠加強領導對員工的了解，從而為制定更加科學準確的決策奠定堅實的基礎，有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但是我國在此方面處于初級探索階段，擁有的相關經(jīng)驗較少，因此難免會出現(xiàn)一些這樣或是那樣的問題，制約著企業(yè)的整體發(fā)展。雖然說企業(yè)員工的答案管理是一個企業(yè)經(jīng)濟活動的獨立方面，但是它卻會在很大程度上間接影響著企業(yè)的正常運行，二者之間具有非常密切的聯(lián)系。下面就為大家介紹詳細的改善方案，以供大家參考。

一、對企業(yè)員工進行檔案管理的重要意義

可以說，對于企業(yè)員工的檔案管理工作是隨著企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展需要而產(chǎn)生、發(fā)展并不斷完善起來的。企業(yè)的經(jīng)濟活動不斷革新，對于員工的答案管理工作也就得到了較大的發(fā)展，逐漸從最原始的員工資料信息記錄發(fā)展成為以配合企業(yè)實現(xiàn)效益最大化和成本最小化經(jīng)濟發(fā)展目標的一種經(jīng)濟管理工作，在促進企業(yè)各項經(jīng)濟活動持續(xù)健康發(fā)展方面發(fā)揮了不可估量的影響。值得特別注意的是，由于生產(chǎn)力以及當代科學技術水平的不斷提高，此工作在許多方面上都發(fā)生了巨大的變化，需要企業(yè)的有關部門管理人員逐步完善管理工作，從而適應當今和未來企業(yè)發(fā)展的要求。員工的檔案管理工作是企業(yè)的一項重要基礎性工作，通過一系列復雜的程序，編排員工們的基本信息，并將這些信息投入到企業(yè)進行經(jīng)營管理的活動當中，其最終目的就是要提高企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展效益，服務于當代市場經(jīng)濟的健康有序發(fā)展。具體來講，第一點，該項管理工作，可以為管理者提供決策有用的信息，更可以在某些程度上規(guī)范企業(yè)的行為。舉一個非常簡單的例子，企業(yè)在制定激勵制度體系時，不僅僅需要了解企業(yè)每年的盈利發(fā)展情況信息，也需要了解不同級別員工們的基本情況信息，只有二者雙管齊下才能夠制定一套完備的激勵制度。第二點，企業(yè)員工檔案管理工作的質(zhì)量水平會直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，換句話講，他決定著企業(yè)的前途和命運。為了滿足企業(yè)對于內(nèi)部進行有效的管理，檔案管理工作已經(jīng)逐漸滲透到了企業(yè)內(nèi)部管理的各個方面，從企業(yè)自身發(fā)展的問題當中我們可以找到二者之間所存在的密切聯(lián)系，這樣才能夠有針對性地提出改進措施，從而做到目標明確、責任清晰。

總而言之，企業(yè)員工的檔案管理工作可以真實地反映出企業(yè)內(nèi)部管理的情況，也只有做好這一項工作才能夠更加科學準確的處理好企業(yè)與各個方面之間的關系，為之后的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎。

二、當前企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)員工檔案管理的意識較差

由于長期以來企業(yè)對于此方面的重視力度不夠，從而導致企業(yè)內(nèi)大多數(shù)員工都不能夠意識到員工檔案管理的重要性，他們認為企業(yè)不需要進行此方面的管理，他們也不知道員工檔案管理到底管理的是什么，這些對于自己的發(fā)展以及企業(yè)的發(fā)展有什么用處，而這些問題在許多企業(yè)發(fā)展當中是普遍存在的。即使有些企業(yè)有這一項管理工作，但是有關負責人員卻抱著為了完成任務而完成任務的心態(tài)來進行工作，使得該項管理工作逐漸趨于形式化，成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。

（二）企業(yè)員工檔案管理的手段落后

長期以來，企業(yè)員工的答案管理工作存在著管理手段形式單一以及可操作性差等一系列問題，如若繼續(xù)沿用以往落后的管理手段，就會給企業(yè)其他各個方面的管理工作帶來不良的影響，大大拖延工作的進度，降低企業(yè)發(fā)展的工作效率，結(jié)果得不償失。

（三）企業(yè)員工檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

傳統(tǒng)的企業(yè)發(fā)展理念根深蒂固的給各級員工強化了某種錯誤觀念，這種錯誤觀念讓他們過多的關注企業(yè)最終的經(jīng)濟發(fā)展成果，而非內(nèi)部管理對于整個企業(yè)發(fā)展的重要性。因此，有些企業(yè)為了縮減發(fā)展成本，往往會在人員聘用環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，使一些低學歷、低技能的人混入其中。除此之外，在之后的發(fā)展過程當中，企業(yè)也沒有加強對有關管理人員的培訓力度，這種做法往往會得到事倍功半的效果。

（四）企業(yè)員工檔案管理制度不健全

為了完善國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量，國家有關經(jīng)濟管理部門著實應該對這項管理制度制定一個統(tǒng)一的標準，但是實際情況卻并非如此。各個企業(yè)之間采取不同的答案管理方式，沒有一個科學統(tǒng)一的管理理念，這就給在企業(yè)合并的過程當中增加了相關工作的管理困難。當前的企業(yè)員工檔案管理工作正處于一個從外延到內(nèi)涵深化的階段，但是企業(yè)對于此方面的工作還僅僅停留在理念和形式之上，并沒有真正采取積極有效的措施來解決這個問題，相關制度方面的不健全必然會在不久的將來成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展所面臨的巨大挑戰(zhàn)。

（五）企業(yè)員工檔案管理的抗風險能力有待提高

企業(yè)員工檔案的管理不僅僅要做到信息的有效收集與整理，更重要的是加強對這些檔案信息的保存和保密力度。但是許多企業(yè)由于不重視這一管理工作，使得大部分員工的檔案信息外流，不僅不能夠發(fā)揮該項管理工作在加強企業(yè)管理和提高經(jīng)濟效益方面的積極作用，同時還給企業(yè)帶來了很多的問題。

三、提高企業(yè)員工檔案管理效率的方法

（一）提高管理人員對企業(yè)員工檔案管理工作的認識

激發(fā)企業(yè)個血人員對員工檔案管理工作的重視力度是發(fā)揮該項管理工作效用的基本前提。為此，有關人員可以開展相關的教育培訓工作，通過知識專題講座的形式來將這一認識滲透到更多的企業(yè)員工心中，形成共識，從而在未來的管理和發(fā)展工作當中有意識的規(guī)范檔案管理行為。endprint

（二）實行規(guī)范化的企業(yè)員工檔案管理工作程序

要想達到加快管理工作的進度、提高整個管理工作的質(zhì)量水平的企業(yè)發(fā)展目標，就必須使得整個工作程序趨于規(guī)范化和制度化，保證一切工作能夠有條不紊的持續(xù)進行下去。具體來講，需要管理人員注意以下四點。第一點，管理人員要提取員工的有效重要信息來進行記錄和收集，而非一概而論，給自己加大工作量。第二點，每一段時間過后都要對所有員工的檔案進行整合。第三點，在必要的情況下還可以對不同級別的員工檔案進行分類，便于日后的整理工作。最后，在審核的過程當中一定要提高自身的警惕性，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時上報并采取積極措施解決。

（三）提高企業(yè)員工檔案管理人員的素質(zhì)

一方面，企業(yè)在聘用人員環(huán)節(jié)要把好關，錄用那些擁有較好工作基礎的人員。而另一方面，企業(yè)還要對這些管理人員進行定期的培訓工作，不斷提高他們的管理技術水平，從而適應企業(yè)未來的發(fā)展。總而言之，就目前的情況來看，我們需要答案管理人員掌握相關方面的專業(yè)能力以及計算機操作能力。

（四）維護企業(yè)員工檔案信息的真實性

要知道，只有靠譜的員工檔案信息才能夠發(fā)揮其真正效用，不真實、不科學的有關信息不僅不能給企業(yè)使用管理者提供幫助，還會浪費企業(yè)員工的大量時間和精力，起到事倍功半的效果。因此，有關任職人員要以高度的責任感來進行管理，盡可能的保證所有信息的真實性，對于一切不負責任的態(tài)度以及違反規(guī)定的行為都要給予嚴肅的處理。

（五）實行企業(yè)員工檔案管理的體制創(chuàng)新

企業(yè)要改變以往傳統(tǒng)的管理體制，啟用創(chuàng)新度更高的體制，而不是一味的因循守舊。一來企業(yè)要不斷創(chuàng)新對于整個檔案管理組織的管理高效性，二來還要特別重視相關的管理制度創(chuàng)新，逐漸形成新的管理思路和手段。

四、結(jié)語

經(jīng)過以上的闡述，相信大家對于企業(yè)員工檔案管理工作的意義以及在管理工作當中出現(xiàn)了一系列問題都有了一個大致的了解，同時也對于其相關處理方案也有了一個基本的認識。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，加強對于員工的答案管理工作也顯得越來越迫切，而科學技術的不斷發(fā)展進步為其提供了有力的平臺，順應了當今時代的發(fā)展需要。企業(yè)員工的檔案管理應該為管理決策者提供有用的信息，從而有助于企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，而反過來看，企業(yè)要想實現(xiàn)這一發(fā)展目標就必須加強對員工檔案管理工作的重視力度，滿足使用者的信息需求，加強對于內(nèi)部的控制，從而在當今激烈的市場經(jīng)濟競爭當中站穩(wěn)腳跟。

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作者簡介：劉萍，中國石化銷售有限公司貴州貴陽石油分公司人力資源部。endprint