地方高校檔案館藏資源實況統(tǒng)計分析
——以懷化學(xué)院為例

劉英姿 夏澤義

（懷化學(xué)院 懷化 418008）

地方高校檔案館藏資源實況統(tǒng)計分析
——以懷化學(xué)院為例

劉英姿 夏澤義

（懷化學(xué)院 懷化 418008）

本文以懷化學(xué)院館藏檔案歸檔臺賬為切入點，運用文獻計量學(xué)的方法，對館藏資源形成分布、檔案排架、編研與利用等方面進行統(tǒng)計分析，以掌握檔案工作的規(guī)律，并針對現(xiàn)狀提出建議，為地方高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用提供參考依據(jù)。

館藏檔案 統(tǒng)計 解析 地方高校

G270

A

2017-07-28

檔案庫藏量代表了檔案館信息資源建設(shè)的綜合實力和服務(wù)潛能，對館藏檔案進行統(tǒng)計分析，可全面客觀反映各職能部門歷年來檔案變化狀況，揭示館藏信息資源的分布形成、管理與利用狀況，在一定程度上可反映館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用的特點和發(fā)展趨勢。

懷化學(xué)院是一所地方性本科院校，館藏結(jié)構(gòu)以現(xiàn)代檔案為主。升本以來，檔案館建立了較為完善的檔案臺賬登記制度。在日常業(yè)務(wù)性工作中，注重做好各類檔案原始數(shù)據(jù)的登記工作，數(shù)據(jù)來源真實、完整。本文以懷化學(xué)院檔案館2012—2016年間檔案立卷歸檔臺賬和基本情況年報為數(shù)據(jù)統(tǒng)計源，運用文獻計量學(xué)的原理與方法，憑借Excel對館藏信息資源的內(nèi)容分布及查閱利用狀況進行統(tǒng)計分析，以期從一個側(cè)面了解本館館藏資源現(xiàn)狀，可為教學(xué)評估及申碩、校慶籌備、校史建設(shè)、修史編研等工作提供原始查閱，也為今后高校檔案館藏信息資源建設(shè)與開發(fā)利用提供借鑒依據(jù)。

一、館藏形成數(shù)量統(tǒng)計解析

1.館藏來源數(shù)量解析。來源原則是檔案界公認的檔案管理基本原則，能充分體現(xiàn)檔案形成的歷史聯(lián)系，維護和保持檔案的本質(zhì)屬性，從館藏形成來源看，懷化學(xué)院在建立全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的環(huán)境下，由資料來源部門預(yù)立卷，已實現(xiàn)了黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建、外事、設(shè)備、出版、財會、聲像與實物共11大類檔案的收集立卷歸檔工作（見表1）。從數(shù)量上看，5年來共收集到歸檔材料2315盒/卷（其中永久1664卷，定期651卷），12306件/張，（其中永久8696件/張，定期3610件/張）；各門類檔案接收數(shù)量方面，科研檔案為637卷，3075件，教學(xué)檔案為351卷，2271件，黨群檔案為145卷，1775件，行政檔案為291卷，1448件。各年度不同檔案類別的歸檔數(shù)量在表1、表2中均有顯示（見表 1、表 2）。

統(tǒng)計表明：懷化學(xué)院檔案來源部門齊全，覆蓋了全校所有職能單位產(chǎn)生的各門類檔案，且內(nèi)容豐富。各類檔案之間，不管是橫向比較，還是縱向比較，教學(xué)與科研檔案均高于其他檔案類別，由此可充分體現(xiàn)教學(xué)、科研在高校發(fā)展中的核心地位。黨群、行政檔案較次于教學(xué)與科研，且年均數(shù)量相對穩(wěn)定，顯示出二者高校發(fā)展中占有著主導(dǎo)地位。變化明顯的是基建、聲像與實物檔案，2012—2015年基建檔案總案卷數(shù)低于2016年案卷數(shù)，且2016年卷內(nèi)件數(shù)成倍增加。究其原因：基建檔案是在校園各類建設(shè)、校園維護等活動中產(chǎn)生的，周期性長且來源分散，收集難度較大，故以往的基建檔案歸全率較低，而設(shè)計圖紙方面的歸檔幾乎是空白，受基建檔案利用率低下的影響，基建檔案已逐漸受到重視，并加大了基建檔案的收集力度，注重了建、結(jié)、水、電等設(shè)計圖紙方面的收集，故2016年件數(shù)明顯增多，且在以后的校園發(fā)展建設(shè)中，基建檔案將會越來越多，其利用價值也會越來越大。出版是學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、校報等，出版期數(shù)比較固定，館藏數(shù)量也很穩(wěn)定，還有設(shè)備檔案與外事檔案年度歸檔也相對較穩(wěn)定。

解析：由于實物與聲像檔案的特殊性，其單位不是“卷”。實物檔案包括有印章、錦旗、獎杯、獎牌、贈品、字畫及房地產(chǎn)等內(nèi)容，常用“件”表示；聲像檔案主要是照片和光盤，單位用“冊”“張”表示。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子影像等在高校活動中占據(jù)著越來越重要的地位，冊數(shù)比較穩(wěn)定，但張數(shù)卻顯著增多，聲像檔案等也逐步增多，因此特殊載體檔案所占比例也逐步上升。財務(wù)檔案是在財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料，可分為財務(wù)文書檔案、會計檔案（會計憑證、會計賬簿及工資冊）等，財務(wù)檔案產(chǎn)生的管理性文件按年度歸檔，而其當(dāng)年形成的會計檔案則是在會計年度終了后仍需財務(wù)部門保管一段時間，期滿后次年再向檔案館移交，所以本文中財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)顯示的只是以政策性文件為主的財務(wù)文書檔案，年度數(shù)量也相對穩(wěn)定。

2.館藏年度歸檔數(shù)量分析。從館藏年度歸檔數(shù)量上看，檔案歸檔件數(shù)較多的是2016年3035件，2013年2589件，2015年2459件，最少的2012年1886件；卷數(shù)較多為2015年593卷，2014年479卷，2016年450卷，較少是2012年375卷（見圖1）。

從表1、表2中可以看出，2014年和2015年新增加了實物檔案，且2014年增加了148件，2015年增加了255件。單從文書檔案（黨群、行政、外事等）和科技檔案（科研、基建、設(shè)備）比較，隨著教學(xué)科研活動的開展，歷年的檔案數(shù)量總體上也是呈現(xiàn)出逐年平緩上升的趨勢。特殊載體檔案（聲像、實物）由于載體幅面尺寸和保管要求各異，需要另行單獨歸檔及存放，在今后的檔案管理工作中，可適當(dāng)增設(shè)特殊載體檔案管理項目。

表1 2012—2016年庫藏量案卷統(tǒng)計表

表2 2012—2016年庫藏量件數(shù)統(tǒng)計表

圖1 2012—2016年度檔案庫藏量圖表

3.館藏檔案內(nèi)容分析。統(tǒng)計表明：幾類館藏檔案中，不論是卷還是件，文書檔案館藏量最多，分別占總數(shù)42%、53%；科技檔案次之，分別占34%、32%；較少的是專門檔案與特殊載體檔案，占24%、15%。從館藏類型上看，已明顯打破了以往檔案館藏以文書檔案為主的局面，且檔案形式多樣，館藏結(jié)構(gòu)比較合理。

圖2 2012—2016年度館藏檔案類別分布 單位：卷

圖3 2012—2016年度館藏檔案類別分布 單位：件/張

二、館藏排架長度分析

案卷排架長度是《全國檔案事業(yè)基本情況年報》中的一項內(nèi)容，是根據(jù)實體檔案入庫排架的長度進行計量的單位。表3中，排架長度最長的是2016年9.52m，其次是2015年8.03m，最少的是2014年7.05m。

統(tǒng)計表明：特殊載體檔案（聲像、實物）由于其載體幅面尺寸各有不同，需要獨立編號入庫，沒有參與實體檔案排架，而在2014年的檔案館藏數(shù)量上，聲像與實物檔案分別占了較大數(shù)量，所以雖然2014年檔案件數(shù)較多，而排架長度卻并不長。所以檔案排架長度是根據(jù)文書檔案和科技檔案的排架長度來衡量的，從排架上看，文書檔案和科技檔案也是呈現(xiàn)逐年平緩上升的趨勢。

表3 館藏排架長度 單位：米

分析：原則上來看，件多卷多檔案多，這是針對實體檔案管理而言的，但是在需要滿足檔案來源、檔案事由并結(jié)合檔案時間的原則下，卷內(nèi)檔案的件數(shù)各有差異，有些卷內(nèi)件數(shù)多，有些卷件數(shù)少，而在測量排架長度時，一般是手測和目測相結(jié)合，測到的是所有卷的長度，精確性并不高。隨著高?；顒拥拈_展和數(shù)字化社會的發(fā)展，實體檔案將會逐年減少，電子檔案也會越來越多，聲像等特殊載體檔案日益增加，會計檔案也因其本身原因，不會按年度及時移交入館，因此個人看法，在今后的檔案館藏統(tǒng)計年報中，作為評價館藏檔案的標(biāo)準檔案排架長度可逐漸退出，逐步增設(shè)電子檔案、特殊載體檔案及專門檔案的統(tǒng)計項，以確保統(tǒng)計年報的精準性。

三、館藏編研內(nèi)容分析

檔案編研是以服務(wù)檔案管理和利用為目的，以匯編檔案文件和編寫檔案參考資料為成果的一項專門性工作，并能在最短的時間內(nèi)通過知識的形式實現(xiàn)檔案資源的開放共享。

統(tǒng)計表明：文件匯編是以文件產(chǎn)生來源為單位，有學(xué)校黨委發(fā)文、行政發(fā)文及學(xué)工委發(fā)文3類文件匯編；專題匯編則是以文件所反映的問題為單位，將涉及相同問題的有關(guān)文件集中在一起，有規(guī)章制度、職稱及教職工獎懲3類；檔案目錄匯編有文書檔案目錄2本（黨群、行政各1），教學(xué)業(yè)務(wù)類1本，科技目錄3本（科研、基建、設(shè)備各1），聲像與實物檔案目錄各1本（見表4）。另外，為了減少直接利用對原始檔案的危害，對利用率高的檔案也進行了復(fù)制備份（如新生錄取表），每年檔案完成年度歸檔后，都會整理編寫全宗卷，內(nèi)容涉及組織機構(gòu)沿革、學(xué)校大事記及檔案收集管理利用等方面的內(nèi)容。

表4 編研材料統(tǒng)計

匯編的最大優(yōu)勢就是材料集中且針對性強，科學(xué)合理的檔案編研能提高檔案自身的行業(yè)價值和經(jīng)濟價值，其形成的復(fù)制品、文獻匯編等忠實地轉(zhuǎn)錄了檔案文獻的原文，保持了檔案原貌，擴大了保存范圍，也延長了文獻的生命周期，有效地保護了原始檔案。目前，各類編研材料均存放于閱覽室中，既能最大限度提高查閱利用率，又能保護原始檔案。

四、館藏利用服務(wù)分析

檔案的利用是實現(xiàn)檔案價值的最好體現(xiàn)方式，了解檔案的館藏與利用之間的關(guān)系，有利于為今后檔案工作的收集、組卷編目及檢索利用提供指引方向。

表5 館藏利用數(shù)量統(tǒng)計

從館藏利用數(shù)量上看，2015年利用卷次為4972次，利用件次為5146次，利用人次為1213次，均高于其他年度（見表5）。以往檔案利用者主要是本校師生員工，利用內(nèi)容集中在行政決策、史學(xué)研究等方面。近些年，由于全國各地干部人事檔案的管理越來越嚴謹規(guī)范，我校往屆畢業(yè)生來校查詢學(xué)歷學(xué)位認證、新生錄檢表、學(xué)籍證明、黨員發(fā)展等方面檔案的人次顯著增加。且我校2015年時干部人事檔案的核查力度也明顯加大，2016主要是開展黨員身份清查工作，近兩年檔案個人利用頻次明顯上升，查詢頻次也上升很快，但查詢方向各有側(cè)重。隨著檔案信息化管理進程的加快，預(yù)計今后檔案利用的頻次將會越來越高。

五、館藏質(zhì)量分析

1.館藏形成中的馬太效應(yīng)。馬太效應(yīng)是指館藏信息在產(chǎn)生、傳遞和利用過程中，信息及相關(guān)因素常表現(xiàn)出明顯的核心趨勢和集中取向[4]。上述表格顯示，本館館藏信息產(chǎn)生中的馬太效應(yīng)主要集中于校內(nèi)各職能部門的年度歸檔材料，說明本館館藏來源比較集中，內(nèi)容主要分布在文書檔案與科技檔案方面，而在特色檔案、專門檔案、電子檔案等特殊載體檔案方面有待加強。

2.服務(wù)利用質(zhì)量分析。服務(wù)利用方式上，目前被動提供服務(wù)較多，主動推送服務(wù)少。利用者需要到館內(nèi)閱文室查閱，利用方式也僅限于文件復(fù)制、館外借閱、實物展覽、咨詢解答及出具檔案證明等。紙質(zhì)檔案調(diào)取多，信息化程度有待提高。今后的工作中可加大利用服務(wù)途徑，加大宣傳力度，樹立師生走近檔案、檔案走向社會的新意識，以提高檔案的公共服務(wù)能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)媒體、微信、易信等平臺進行檔案遠程服務(wù)，加強檔案信息化建設(shè)，也可與校史館等有關(guān)部門合作，開展檔案專題展覽，進行愛國主義教育及精神文明教育等文化育人活動。

查閱利用內(nèi)容上：從歷年的查閱利用登記看，利用的內(nèi)容相對集中，館藏與利用呈“金字塔”式關(guān)系。館藏利用主要在工作查找與個人利用方面。工作查找又集中在規(guī)章制度、文件查閱及會議記錄等方面。個人查找主要是學(xué)歷學(xué)位認證、新生錄取表及學(xué)籍查詢，其次是黨員檔案查詢。統(tǒng)計結(jié)果表示：以上方面的查詢大都能查到原始憑證。查無結(jié)果的主要集中在基建檔案方面。在今后的工作中，可以借鑒檔案查詢利用頻次來收集整理檔案，尤其要注意基建檔案的收集整理歸檔。

根據(jù)上述分析和統(tǒng)計可以看出：懷化學(xué)院檔案館藏內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、類型多樣。隨著校園文化活動的開展，館藏資源呈現(xiàn)逐年上升的趨勢。因此，應(yīng)不斷創(chuàng)新機制，優(yōu)化館藏檔案資源建設(shè)，走特色開發(fā)之路，開展多元化利用服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案工作存儲歷史記憶、傳承大學(xué)文化及服務(wù)未來的作用。

[1]王燕萍，陶家柳.檔案統(tǒng)計工作中存在的問題及對策[J].檔案學(xué)研究，2006（2）.

[2]李財富，張錦云.2000年以來我國檔案利用研究的文獻計量學(xué)分析[J].檔案學(xué)通訊，2012（3）.

[3]姜晨黎.社會大背景下檔案館藏資源的文化開發(fā)與利用[J].蘭臺內(nèi)外，2016（2）.

[4]王協(xié)舟.檔案管理理論與方法[R]，2016（7）.

Statistical Analysis on Archives Resources of Local University Libraries——Taking Huaihua University as an Example

Liu Yingzi,Xia Zeyi
（Huaihua University,Huaihua 418008,China）

Taking Huaihua University archives filing account as the starting point,this paper makes a statistical analysis of the formation and distribution,archives arrangement,compilation and utilization of library resources by using the method of bibliometrics,in order to understand the rules of archival work.Then it puts forward the countermeasures for the status quo to provide reference to the construction and development of local university archives resources.

archives;statistics;analysis;local universities

★本文系2017年懷化學(xué)院科學(xué)研究項目“地方高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用研究”（編號：HHUY2017-18）和湖南省教育廳科學(xué)研究項目“基于云平臺的高校檔案信息資源共享策略研究”（編號：17C1283）的階段性成果。

劉英姿，懷化學(xué)院檔案館館員，碩士，研究方向為檔案管理；夏澤義，懷化學(xué)院經(jīng)濟學(xué)院副教授，博士，研究方向為計量區(qū)域經(jīng)濟。