大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐
——以神光-III激光裝置建設(shè)項(xiàng)目為例

王偉國 張 茜

（中國工程物理研究院激光聚變研究中心 綿陽 621900）

大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐
——以神光-III激光裝置建設(shè)項(xiàng)目為例

王偉國 張 茜

（中國工程物理研究院激光聚變研究中心 綿陽 621900）

首先界定了大科學(xué)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，進(jìn)而引申出大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，緊接著介紹了神光-III激光裝置建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中采取的措施，通過建立管理網(wǎng)絡(luò)、前期進(jìn)行總體策劃、過程加強(qiáng)跟蹤控制、加強(qiáng)交流培訓(xùn)、做好驗(yàn)收準(zhǔn)備等，實(shí)現(xiàn)了大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案規(guī)范有效管理，順利通過檔案單項(xiàng)驗(yàn)收，受到驗(yàn)收專家好評(píng)，最后談了經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)供借鑒。

大科學(xué)工程 項(xiàng)目檔案 檔案管理 實(shí)踐

G275.9

A

2017-08-29

大科學(xué)工程又稱大科學(xué)裝置建設(shè)工程，是面向國家科技發(fā)展或國防建設(shè)的戰(zhàn)略需求，經(jīng)費(fèi)投入大，具有明確任務(wù)目標(biāo)與科學(xué)目標(biāo)，處于國際科學(xué)技術(shù)前沿，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)和社會(huì)發(fā)展作出戰(zhàn)略性貢獻(xiàn)，同時(shí)是國家在國際相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域占有重要地位的重大科學(xué)工程。

一、大科學(xué)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)

大科學(xué)工程的建設(shè)一般采用項(xiàng)目制，因此大科學(xué)工程通常也叫大科學(xué)工程項(xiàng)目，其特點(diǎn)如下。

1.投資巨量，規(guī)模龐大，建設(shè)周期長。大科學(xué)工程項(xiàng)目動(dòng)輒投資過億元人民幣，通常建設(shè)內(nèi)容不僅包括大科學(xué)裝置，還包括為裝置建設(shè)配套的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、元件及設(shè)施建設(shè)等。大科學(xué)裝置通常需要采用國內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)，配置的許多實(shí)驗(yàn)設(shè)備復(fù)雜且昂貴，還要建立相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)設(shè)施，整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)下來規(guī)模十分龐大。且項(xiàng)目建設(shè)涉及眾多的參建單位，需要投入巨大的財(cái)力、物力、人力。

由于大科學(xué)工程項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容較多，規(guī)模較宏大，技術(shù)指標(biāo)較先進(jìn)，建造難度極大，還需嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理流程實(shí)施，整個(gè)工程不可能在短時(shí)間內(nèi)完成。建成后還需一段時(shí)間的試運(yùn)行，驗(yàn)證達(dá)到設(shè)計(jì)指標(biāo)后才能進(jìn)行驗(yàn)收，之后才能轉(zhuǎn)入正式運(yùn)行。因此，大科學(xué)工程項(xiàng)目的建設(shè)周期特別長，一般需要幾年甚至十幾年的時(shí)間。

2.多學(xué)科交叉，技術(shù)復(fù)雜度高，系統(tǒng)集成度高。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的進(jìn)步，綜合利用各相關(guān)學(xué)科的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行跨學(xué)科合作，協(xié)同探索科學(xué)世界的奧秘，是科學(xué)研究的必然選擇。大科學(xué)工程的目標(biāo)是進(jìn)行科學(xué)研究，且大多是基礎(chǔ)科學(xué)方面的研究，其研究的內(nèi)容通常位居國際前沿，需要的科學(xué)知識(shí)和技術(shù)必然是多學(xué)科交叉的，技術(shù)復(fù)雜度不是一般的高。

大科學(xué)工程是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，大科學(xué)工程建設(shè)的裝置由許多系統(tǒng)、子系統(tǒng)、單元組件組成，這些子系統(tǒng)或單元組件的數(shù)量成千上萬，甚至更多，且類型各不相同，需由建設(shè)單位耦合眾多外協(xié)單位共同合作才能完成。工程建造中，每個(gè)外協(xié)單位承擔(dān)的工作都必須達(dá)到設(shè)計(jì)要求，才能進(jìn)行系統(tǒng)總體集成和聯(lián)合調(diào)試。工程對(duì)系統(tǒng)集成度要求相當(dāng)高，否則無法滿足科學(xué)研究需要的功能和技術(shù)指標(biāo)要求。

3.具有工程和科研雙重性質(zhì)。大科學(xué)工程是為開展科學(xué)研究而建設(shè)的，具有工程和科研雙重性質(zhì)也是其一大特點(diǎn)。大科學(xué)工程一般采用項(xiàng)目制進(jìn)行管理，按照立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)、加工制造、試運(yùn)行、驗(yàn)收等一般項(xiàng)目的實(shí)施流程進(jìn)行操作。但在建設(shè)過程中，因?yàn)檎麄€(gè)工程科學(xué)探索成分居多，其結(jié)果也在某種程度上具有不確定性，所以每一步都需要精心設(shè)計(jì)、精心制造，許多過程都具有創(chuàng)新性，都包含著科學(xué)研究活動(dòng)，也有可能出現(xiàn)了最新的更好的技術(shù)，就會(huì)及時(shí)進(jìn)行論證，作出優(yōu)化方案，改進(jìn)之前的設(shè)計(jì)，加以采用。

二、大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案管理除具有一般檔案管理的特點(diǎn)外，還有如下特點(diǎn)。

1.檔案數(shù)量龐大、載體多樣、內(nèi)容復(fù)雜。大科學(xué)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了檔案數(shù)量十分龐大，能達(dá)上萬份甚至十幾萬份之多。這些檔案包括文字、圖表、照片、聲像、電子文件、軟件程序等多種載體形式，幾乎涵蓋了我們通常所見的載體類型。其內(nèi)容包括文書、基建、設(shè)備、科研、采購等檔案門類，既有工程性的，又有科研性的。這也是大科學(xué)工程項(xiàng)目檔案的一個(gè)突出特點(diǎn)。

2.檔案工作周期長，時(shí)間緊迫，工作難度大。項(xiàng)目檔案是伴隨項(xiàng)目實(shí)施產(chǎn)生的，項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)全過程，應(yīng)做到二者同步進(jìn)行。大科學(xué)工程項(xiàng)目建設(shè)周期長的特點(diǎn)決定了其檔案工作周期也相當(dāng)長。雖然檔案工作周期長，但時(shí)間相當(dāng)緊迫，要在限定的時(shí)間內(nèi)完成檔案的收集、整理、著錄，同時(shí)還要配合提供借閱利用，為項(xiàng)目審計(jì)和竣工驗(yàn)收總結(jié)提供檔案資料。還要準(zhǔn)備檔案驗(yàn)收的相關(guān)材料，包括驗(yàn)收申請(qǐng)，匯報(bào)材料，檔案工作情況，自查報(bào)告，項(xiàng)目招投標(biāo)、合同、單項(xiàng)工程劃分、設(shè)備、主要參建單位等清單，檔案分類方案、移交清單、參建單位歸檔說明、檔案指導(dǎo)檢查等材料，及項(xiàng)目建設(shè)大事記、專題文件匯編、工程介紹、工程圖集等檔案編研材料。做好這些工作，還必須同眾多參建單位和本單位相關(guān)部門打交道，工作難度大可想而知。

3.要在限定時(shí)間內(nèi)完成檔案工作，并順利通過檔案單項(xiàng)驗(yàn)收。這是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理特有的一點(diǎn)。《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》規(guī)定，“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行現(xiàn)場竣工驗(yàn)收”，“應(yīng)在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收一個(gè)月前向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送驗(yàn)收申請(qǐng)”，這意味著所有的檔案管理和驗(yàn)收準(zhǔn)備工作已經(jīng)完畢，才能報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，并且還要考慮好檔案驗(yàn)收整改及驗(yàn)收通過后給項(xiàng)目竣工驗(yàn)收留出相應(yīng)的時(shí)間。因此，至少在項(xiàng)目建設(shè)周期到期三到四個(gè)月前完成檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備，并提交檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。

三、神光-III激光裝置建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

神光-III激光裝置是我國開展激光慣性約束聚變研究的主要實(shí)驗(yàn)平臺(tái)之一。該建設(shè)項(xiàng)目（以下簡稱神光-III項(xiàng)目）是一個(gè)涉及多學(xué)科、多單位參與、集成度高、技術(shù)復(fù)雜度高的大科學(xué)工程，它不僅要完成上千臺(tái)套高精度非標(biāo)設(shè)備的研制，還要完成規(guī)模龐大、技術(shù)復(fù)雜的實(shí)驗(yàn)室土建及安裝工程。貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過程的檔案管理活動(dòng)也相當(dāng)復(fù)雜，難度也非常大，需要精心進(jìn)行統(tǒng)籌，謀劃得力措施，才能做好這項(xiàng)工作。

1.明確責(zé)任，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。從神光-III項(xiàng)目建設(shè)開始，就在《神光-III項(xiàng)目管理大綱》中，將檔案工作作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，納入了項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)層、組織層和執(zhí)行層的崗位職責(zé)，形成了完整的組織管理體系。在項(xiàng)目管理組織架構(gòu)中，項(xiàng)目兩總（總指揮、總設(shè)計(jì)師）系統(tǒng)為項(xiàng)目實(shí)施組織體系中的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)，項(xiàng)目總指揮是項(xiàng)目級(jí)組織體系的行政責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中的最終決策，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)第一責(zé)任人負(fù)責(zé)。項(xiàng)目總設(shè)計(jì)師為項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)管理和產(chǎn)品質(zhì)量控制，對(duì)項(xiàng)目總指揮負(fù)責(zé)。兩總系統(tǒng)是項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)層。本項(xiàng)目專門成立了神光-III項(xiàng)目管理部，專職負(fù)責(zé)項(xiàng)目組織實(shí)施和管理工作，是項(xiàng)目檔案工作的責(zé)任主體，配備專職的文件資料管理人員，負(fù)責(zé)歸檔材料收集、整理、預(yù)立卷和歸檔工作。各相關(guān)職能及管理實(shí)體，負(fù)責(zé)按照職責(zé)分工負(fù)責(zé)分管專業(yè)板塊文件的收集、整理、歸檔工作。檔案管理部門全程進(jìn)行跟蹤，監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目檔案工作，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案接收和統(tǒng)籌組織檔案驗(yàn)收工作。

2.檔案部門積極介入，做好項(xiàng)目檔案工作總體策劃?！渡窆?III激光裝置建設(shè)項(xiàng)目檔案管理大綱》作為項(xiàng)目檔案工作總體性文件，主要包含以下內(nèi)容。

（1）細(xì)化項(xiàng)目檔案歸檔范圍。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施方案和項(xiàng)目全周期實(shí)施計(jì)劃，按照項(xiàng)目的五個(gè)子項(xiàng)及其實(shí)施流程，分別梳理了項(xiàng)目全周期生成文件（見圖1），形成項(xiàng)目生成文件清單，作為項(xiàng)目檔案的歸檔范圍。這樣就解決了項(xiàng)目實(shí)施人員不清楚具體該將哪些文件歸檔的問題，項(xiàng)目管理人員和檔案部門人員也有了收集和歸檔的依據(jù)。

（2）確定項(xiàng)目檔案分類方案。神光-III激光裝置建設(shè)項(xiàng)目包含神光-III激光裝置、神光-III項(xiàng)目標(biāo)記實(shí)驗(yàn)室、神光-III精密裝校系統(tǒng)、神光-III光學(xué)元件供貨網(wǎng)絡(luò)、神光-III精密光學(xué)制造車間五個(gè)子項(xiàng)。其中，神光-III激光裝置實(shí)驗(yàn)室和神光-III精密光學(xué)制造車間兩個(gè)子項(xiàng)為土建工程，其余三個(gè)子項(xiàng)為主工藝設(shè)備建造。據(jù)此我們搭建起了本項(xiàng)目檔案的分類框架，即兩個(gè)土建工程子項(xiàng)檔案按基建類檔案管理，其余三個(gè)主工藝設(shè)備建造子項(xiàng)檔案按設(shè)備類檔案管理，項(xiàng)目報(bào)批等管理過程中形成的管理文件按管理類檔案管理，將項(xiàng)目檔案整體上分成三大類別進(jìn)行管理。其中較為復(fù)雜的主工藝設(shè)備類又可按系統(tǒng)、分系統(tǒng)、組件、單元組件等層次劃分進(jìn)行分類組卷。

（3）強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目檔案管理制度。該項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》和《中國工程物理研究院國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》作為開展檔案工作的依據(jù)性文件，項(xiàng)目檔案的收集和歸檔按照本單位制定的文書、設(shè)備、基建、照片、聲像、電子等檔案管理實(shí)施細(xì)則執(zhí)行，項(xiàng)目檔案整理組卷分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（4）明確項(xiàng)目檔案歸檔要求。明確了項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間從項(xiàng)目實(shí)施開始，到項(xiàng)目建設(shè)批復(fù)周期截止日期，各子項(xiàng)的歸檔完成日期；歸檔方式上，確定分子項(xiàng)進(jìn)行歸檔，各子項(xiàng)內(nèi)基建類按實(shí)施階段歸檔，設(shè)備類按系統(tǒng)歸檔，分別納入年度歸檔計(jì)劃實(shí)施歸檔；對(duì)歸檔質(zhì)量要求方面，除歸檔原件、制作材料耐久性、圖紙線條清晰、符合標(biāo)準(zhǔn)化等要求外，還特別強(qiáng)調(diào)電子版文件采用通用格式編寫，對(duì)使用特殊軟件編寫的文件，應(yīng)同時(shí)提交閱讀軟件。

3.加強(qiáng)跟蹤控制，強(qiáng)化過程管理。

（1）統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件管理。為便于管理，使神光-III項(xiàng)目文件與其他文件區(qū)別開來，做到統(tǒng)一、規(guī)范、鮮明地顯現(xiàn)神光-III項(xiàng)目標(biāo)記，我們編制了《神光-III激光裝置技術(shù)文件編制格式及歸檔質(zhì)量要求》及《神光-III激光裝置加工制造階段技術(shù)文件編制格式及歸檔質(zhì)量要求（外協(xié)部分）》兩個(gè)規(guī)范性文件。對(duì)各階段形成的文件、圖表和記錄的名稱、格式、封面、編號(hào)、紙張、裝訂等作了詳細(xì)要求。前者主要規(guī)范單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件，后者規(guī)范外部協(xié)作單位提交的文件。

（2）使用“工程驗(yàn)收?qǐng)D”章，創(chuàng)新版本標(biāo)識(shí)。神光-III激光裝置工藝設(shè)備在研制過程中進(jìn)行技術(shù)改動(dòng)是很正常的現(xiàn)象，這樣就會(huì)形成多個(gè)版本的技術(shù)圖紙，為了便于以后裝置的運(yùn)行維護(hù)，很有必要將最終版圖紙加以標(biāo)識(shí)存檔。但實(shí)際上這類圖紙既不同于工藝定型圖紙，也不同于基建竣工圖紙，沒有可以直接拿來用的標(biāo)識(shí)圖章，最終我們?cè)诨⒐D的基礎(chǔ)上加以改進(jìn)，取名叫“工程驗(yàn)收?qǐng)D”（見圖2）。并編寫了《神光-III激光裝置工程驗(yàn)收?qǐng)D歸檔要求與管理規(guī)范》，規(guī)范與強(qiáng)化對(duì)主工藝設(shè)備圖紙的審核與管理。

圖1 神光-III激光裝置項(xiàng)目全周期生成文件示意圖

圖2 工程驗(yàn)收?qǐng)D章樣式

（3）加強(qiáng)過程跟蹤，強(qiáng)化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制。在基建類文件資料管理方面，作為甲方派現(xiàn)場代表監(jiān)督檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和部位的資料形成，工程竣工驗(yàn)收前項(xiàng)目管理部門會(huì)同檔案管理部門初步審查項(xiàng)目施工過程文件和竣工資料，形成建設(shè)單位自查報(bào)告，報(bào)請(qǐng)中物院固投項(xiàng)目管理中心審查，整套文件材料通過審查后才能召開工程竣工驗(yàn)收會(huì)。在設(shè)備類文件資料管理方面，在合同簽訂時(shí)列明文件資料交付專門條款，檔案人員參與設(shè)備到貨開箱，檢查隨機(jī)資料交付情況，將設(shè)備資料交付與進(jìn)度付款相關(guān)聯(lián)，有效約束外協(xié)單位按時(shí)完整交付資料。

（4）把牢設(shè)備合同驗(yàn)收關(guān)。對(duì)于大型非標(biāo)研制設(shè)備，往往分批次分階段交付文件資料，我們會(huì)組織會(huì)議進(jìn)行合同驗(yàn)收，將文件資料交付情況作為驗(yàn)收的內(nèi)容之一。驗(yàn)收會(huì)前，檔案人員同工程技術(shù)人員先對(duì)資料進(jìn)行集中審查。驗(yàn)收會(huì)上檔案人員作文件資料交付情況專題報(bào)告，對(duì)合同整體文件資料交付的齊全完整和真實(shí)有效性作全面匯報(bào)，由現(xiàn)場領(lǐng)導(dǎo)和專家進(jìn)行包括技術(shù)準(zhǔn)確性在內(nèi)的綜合審查評(píng)估，審查合格后才能通過合同驗(yàn)收。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)交流，提高管理水平。項(xiàng)目檔案管理涉及許多部門、單位和人員，檔案的形成、收集、整理和歸檔要靠大家的共同努力，必通過不斷地培訓(xùn)交流，才能統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、共同提高。每年組織檔案專兼職人員參加國家和院外單位開展的培訓(xùn)交流，并把獲得的相關(guān)知識(shí)同其他人員宣傳和交流，使檔案全程管理理念深入人心。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，檔案人員經(jīng)常與外協(xié)單位合同負(fù)責(zé)人交流討論，共同討論解決遇到的問題，向他們宣貫檔案管理的要求，強(qiáng)化了檔案意識(shí)，增強(qiáng)了認(rèn)同感，能夠按要求交付資料。

5.周密進(jìn)行驗(yàn)收策劃，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。

（1）提前進(jìn)行周密策劃。神光-III項(xiàng)目進(jìn)展十分緊促，檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作非常繁重，時(shí)間相當(dāng)緊迫，為確保順利通過檔案驗(yàn)收，提前進(jìn)行周密的檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作策劃。研究成立了由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，詳細(xì)列舉了需要完成的準(zhǔn)備事項(xiàng)，明確了責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到“任務(wù)分解、責(zé)任到人、明確時(shí)限”。

（2）利用“兩會(huì)”制度，解決實(shí)際困難。項(xiàng)目建設(shè)后期，檔案工作進(jìn)度受項(xiàng)目建設(shè)直接影響，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)都是按照項(xiàng)目工作進(jìn)度和總體驗(yàn)收時(shí)間倒排的，彈性很小，為確保工作順利開展，我們充分利用好“兩會(huì)”制度，為驗(yàn)收工作排除困難。充分利用月例會(huì)制度，匯報(bào)檔案工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)各板塊和環(huán)節(jié)遇到的問題，使各階段節(jié)點(diǎn)目標(biāo)順利完成；對(duì)月例會(huì)上不能解決的問題，召開檔案專題會(huì)議，對(duì)出現(xiàn)的問題開展有針對(duì)性的討論，制定有效的應(yīng)對(duì)辦法。

（3）歸檔前系統(tǒng)審查。為保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、有效，建設(shè)單位在歸檔前組織有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審查，每個(gè)合同問題開一張“單子”，問題“單子”及時(shí)發(fā)給責(zé)任單位進(jìn)行整改。并按照檔案驗(yàn)收要求，形成檔案自檢情況報(bào)告，為項(xiàng)目檔案順利通過驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備。

（4）分子項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。根據(jù)項(xiàng)目各子項(xiàng)實(shí)施完成情況，按照項(xiàng)目管理要求，分子項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。先進(jìn)行子項(xiàng)所級(jí)綜合驗(yàn)收，所級(jí)驗(yàn)收通過后，及時(shí)向檔案驗(yàn)收主管部門提交驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，進(jìn)行院級(jí)（代國家級(jí)）驗(yàn)收。

四、結(jié)語

神光-III項(xiàng)目共形成歸檔文件兩千余卷，包含各類文件及圖紙數(shù)萬份，正是由于采取了上述有效措施，檔案工作一開始就與項(xiàng)目建設(shè)同步開展，實(shí)現(xiàn)了文件資料的系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，檔案資料格式規(guī)范、分類清晰、齊全完整，受到驗(yàn)收專家的好評(píng)，順利通過了檔案單項(xiàng)驗(yàn)收。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也有一些體會(huì)，供大家借鑒。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好項(xiàng)目檔案工作的前提。領(lǐng)導(dǎo)重視非常關(guān)鍵，從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，從上到下，都真正重視和支持檔案工作，項(xiàng)目檔案工作才能真正開展好。檔案工作是項(xiàng)目工作的重要組成部分，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)除了人、財(cái)、物支持，還要將檔案工作真正納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，親身參與協(xié)調(diào)檔案工作同其他板塊工作的關(guān)系，研究解決檔案工作中遇到的問題，做到全方位地支持檔案工作。

2.前期一定要做好總體策劃。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。前期一定要做好總體策劃工作，對(duì)項(xiàng)目檔案工作作一個(gè)總體安排，歸檔具體范圍、分類組卷方案、歸檔方式、總體時(shí)間進(jìn)度、驗(yàn)收方式等都作總體上的計(jì)劃安排。這就好比有了“綱”，綱舉才能目張，才能始終使檔案工作行駛在正確的軌道上，不偏離總目標(biāo)和大方向。

3.檔案人員和項(xiàng)目管理人員要多交流學(xué)習(xí)。檔案人員和項(xiàng)目管理人員除了要在工作中密切配合，還應(yīng)多交流學(xué)習(xí)，在檔案總體策劃時(shí)應(yīng)相互討論，檔案人員應(yīng)向項(xiàng)目管理人員多了解學(xué)習(xí)項(xiàng)目實(shí)施情況，方能做好分類立卷工作。在神光-III項(xiàng)目檔案工作中，根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)分解確定了項(xiàng)目分類框架，但實(shí)施并未完全按目標(biāo)分解進(jìn)行，我們通過向管理人員了解，及時(shí)進(jìn)行了微調(diào)，在保持分類框架不變的同時(shí)，按實(shí)際實(shí)施情況進(jìn)行立卷和排列，做到了組卷科學(xué)合理。項(xiàng)目管理人員應(yīng)多向檔案人員了解檔案管理的要求，才能將這些要求納入項(xiàng)目管理中，才能做到檔案工作同項(xiàng)目工作高度融合。

4.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，深入推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化。在項(xiàng)目檔案工作中，我們深刻感受到紙質(zhì)檔案及其目錄電子化的管理模式難以滿足項(xiàng)目檔案高強(qiáng)度工作的需要。檔案工作本來就任務(wù)重、時(shí)間緊，特別是驗(yàn)收準(zhǔn)備階段，還要為項(xiàng)目總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)、安全環(huán)境衛(wèi)生驗(yàn)收工作提供檔案利用，嚴(yán)重影響檔案驗(yàn)收的緊張準(zhǔn)備。從項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收的角度講，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，深入推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化，十分有必要。深入開展項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，力求內(nèi)部文件電子化、外來文件數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)全流程文件的信息化利用，避免項(xiàng)目總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)等各環(huán)節(jié)的大規(guī)模借閱影響項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度。

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