試析如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

胡志偉

摘要：檔案管理工作對于一個機關事業(yè)單位來說具有非常重要的意義，因為機關工作的工作量比較大，同時工作具有比較繁雜的特點，所以機關事業(yè)單位的大部分工作都需要通過檔案進行開展。在進行機關事業(yè)單位的工作中，工作人員要對檔案管理的重視度進行一定的提高，使檔案管理工作具有一定的規(guī)范化和標準化?，F(xiàn)階段，在我國機關事業(yè)單位檔案管理工作中存在這一定的問題，我們要找到問題的所在處，對問題進行改善，提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化和標準化

機關事業(yè)單位實我國比較重要的單位，所設計的工作也比較重要，在社會的發(fā)展中，具有不可代替的意義。隨著社會的進步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足工作的需要，在工作的過程中遇到的問題也就越來越多，進行檔案管理的工作人員的工作效率也逐漸的降低。所以要結合實際的情況，尋找有效的科學的解決方法。

一、在以往機關事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理的方式比較落后

機關事業(yè)單位在對檔案進行管理的構成中，還使用傳統(tǒng)的方式，以紙質(zhì)的檔案為主，將這些紙質(zhì)的的檔案統(tǒng)一放在一個規(guī)定的地方，當對某樣檔案使用時，在那個特定的地方進行查閱，在所有的檔案中進行查找，有的時候需要查找好幾個小時，甚至好幾天。這種管理方式在以前的工作過程中能夠發(fā)揮重要的作用，但是，隨著社會的不斷發(fā)展，工作內(nèi)容的逐漸細化，檔案的數(shù)量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理有些落伍，因為它不僅不能提高管理的效率，還會增加管理部門的負擔，影響整個單位的工作效率。因此事業(yè)單位檔案管理方式不能一成不變、遵循守舊，不能停留在老路上。

2.對檔案管理工作的認識不充分

機關事業(yè)單位一般把進行實際操作的現(xiàn)實中的工作作為主要的工作內(nèi)容，把對檔案管理的工作作為次要的工作內(nèi)容，所以進行檔案管理的工作人員對這個工作沒有引起很大的重視度。出現(xiàn)這個現(xiàn)象的主要原因也在于事業(yè)單位的領導對檔案工作不是非常重視。領導認為對檔案進行管理，管理的效果即使再好，也不能帶來實際性的意義。在對檔案管理的工作人員的聘用中一般選擇在機關事業(yè)單位即將退休的老工作人員進行工作，這些工作人員上了年紀工作效率比較低，不會把太多的精力放在對檔案管理的工作當中，他們在進行檔案管理工作只是把這個工作當做消磨時間的一種方法，并不能給這個工作帶來一定的效率和改變。

二、對機關事業(yè)單位的檔案管理工作進行規(guī)范化標準化的推進

1.對檔案管理工作進行改革，優(yōu)化管理方式

當前形勢下的機關事業(yè)單位工作壓力非常大，其在進行管理、治理、檢查的過程中，會用到以前檢查的數(shù)據(jù)，如果使用現(xiàn)代化的檔案管理方法，就能及時的調(diào)取過往的數(shù)據(jù)，提高監(jiān)管的效率，而且，檔案材料的種類比較豐富，在管理的過程中，機關事業(yè)單位的相關人員要對檔案資料進行維護，維護的方法主要是病毒檢測與病毒查殺、進行數(shù)字化掃描，對重要的檔案資料要進行備份，并妥善保管，相關部門要有勇于創(chuàng)新的勇氣，實現(xiàn)檔案管理的信息化，節(jié)省時間的同時又提升了工作效率。

2.對檔案管理工作進行大力宣傳，增強工作人員對檔案認識

對檔案管理工作的重要性進行大力的宣傳，提高工作人員這個工作的認識度，使工作人員認識到，雖然這個工作不能在現(xiàn)實生活中帶來直接的意義，但是它在進行其他工作的時候可帶來一定的方便。如果對檔案的查找中或者審閱中的速度和效率有了一定的提高，那么對其他工作的進行也帶來一定的便利。同時，通過信息化的方式還能存儲錄像、照片等傳統(tǒng)檔案不能存儲的數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)能為檢查工作帶來更大的便利，提高檢查的直觀性，因此，相關部門要加強這方面的宣傳和引導，普及信息化檔案的優(yōu)勢，讓干部職工逐漸接受這種管理方式。

3.改善管理體制，將實際的任務進行落實

機關事業(yè)單位的領導要加強對檔案管理工作的重視，充分認識到它的重要性，在選派員工的時候，要挑選責任心強、能力強、做事嚴謹?shù)膯T工，因為，檔案管理工作的難度并不大，它的主要要求就是工作嚴謹認真，不能出現(xiàn)紕漏。同時要制定嚴格的管理制度，將檔案管理工作的責任落實到每個人的身上，這樣就能加強員工的責任心，減少相互推卸責任情況的發(fā)生。上級部門在進行工作考核時，要進行檔案管理工作的考核，提高下級部門的責任心和使命感。

4.全面普查案卷，取其精華，去其糟粕

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數(shù)量，還占據(jù)了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對管理的檔案進行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

5.按照規(guī)范標準進行重新組合

對于厚度過厚、內(nèi)容比較復雜的檔案，要進行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯(lián)系的文件組合到一起，對于那使用戶方便快捷地通過移動終端獲取所需信息，從而使移動設備得到宣傳與利用；拓寬移動設備的宣傳方式和平臺。另外，圖書館還可以與各個基于移動設備的社交媒體網(wǎng)站、APP等運營商合作，向用戶提供豐富的資源，不僅使圖書館的資源得到很好的利用，同時又將圖書館信息服務推廣到移動設備中。

三、結語

檔案管理作為機關事業(yè)單位的工作內(nèi)容，具有一定的重要性，由于人們對這個工作的認識度不大，沒有進行有效的管理和改善，是檔案管理工作的效率不是很高。同時由于檔案管理工作的任務量多，內(nèi)容比較繁雜，以紙質(zhì)檔案為主，所以進行查閱的時候比較浪費時間，所以要推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化，對檔案管理工作進行改革，優(yōu)化管理方式；對檔案管理工作進行大力宣傳，增強工作人員對檔案認識；全面普查案卷，取其精華，去其糟粕；改善管理體制，將實際的任務進行落實；按照規(guī)范標準進行重新組合。

參考文獻：

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