再談房地產(chǎn)檔案管理措施

徐紅權(quán)

摘 要：房地產(chǎn)檔案管理措施，要體現(xiàn)出兩種文化，一是要構(gòu)建和營造房地產(chǎn)檔案管理措施的人本文化，把人本文化融入到安全管理措施之中。二是要構(gòu)建和營造房地產(chǎn)檔案管理措施的道德文化。用以提高科學(xué)管理水平，養(yǎng)成學(xué)習(xí)掌握科技知識的習(xí)慣，認(rèn)真研究房地產(chǎn)檔案管理措施各方面的新技術(shù)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案 管理措施 專業(yè)性

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）11-00-01

房地產(chǎn)檔案管理，說到底關(guān)鍵在于人，管理措施最終由人來完成任務(wù)。因此，要以人為本，以檔案工作人員素質(zhì)和文化為本，構(gòu)建和營造檔案安全保管文化氛圍。這里，一方面要構(gòu)建和營造房地產(chǎn)檔案管措施的人本文化，把人本文化融入安全管理之中，發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、以及開發(fā)資源等方面的能力。另一方面，要構(gòu)建和營造檔案安全保管的道德文化。其中包括市場性道德、公益性道德、以及自我性道德等。簡而言之，市場性道德，也就是以正當(dāng)手段獲取利益的最大化；公益性道德，也就是不違背社會公共程序規(guī)則；自我性道德，即職業(yè)道德，也就是自身品質(zhì)不違背公民道德規(guī)范。當(dāng)然，構(gòu)建和營造房地產(chǎn)檔案安全保管文化，除了培養(yǎng)檔案工作人員道德文化情操以外，還要使其養(yǎng)成加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)技能的學(xué)習(xí)、提高科學(xué)管理水平和學(xué)習(xí)掌握科技知識的習(xí)慣。要認(rèn)真研究房地產(chǎn)檔案管理措施各方面的新技術(shù)。

一、房地產(chǎn)檔案在管理措施上，應(yīng)清理、鑒定、銷毀歷史檔案，以減少檔案占用空間

房地產(chǎn)檔案（產(chǎn)權(quán)檔案）按照住建部的要求是應(yīng)為永久保存的。而未能采取相應(yīng)有效管理措施的主要原因之一，是檔案只進(jìn)不出，只增不減。因此，清理、鑒定、銷毀歷史檔案，以減少檔案占用空間，是房地產(chǎn)檔案管理采取有效措施的最根本的辦法。

1.關(guān)于房地產(chǎn)檔案的保管期限

相對于文書檔案的保管期限來說，可分為永久、長期和短期三種。長期的為16年至50年，短期的為15年以下。而我們根據(jù)房地產(chǎn)檔案的特殊性，應(yīng)該將其定為永久、長期和短期三種，長期為20年至60年，短期為20年以下。

2.關(guān)于房地產(chǎn)檔案的相關(guān)內(nèi)容

建國前的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案量少，而且不會增加，相對來說歷史長，可供給我們作為研究與落實(shí)政策之用；建國前興建的房屋的權(quán)屬檔案因?yàn)闅v史遺留問題，權(quán)屬人不能完全確定，房屋即使拆除，物權(quán)也轉(zhuǎn)化為賠償請求權(quán)。因此 應(yīng)為永久保存。

建國后興建的房屋權(quán)屬檔案，保管期限為長期。因?yàn)榉课輽?quán)屬的存在，以供于權(quán)屬登記審核之用，因此，應(yīng)為長期保管；建國后興建房屋的上手人房屋權(quán)屬檔案，拆除建國后的房屋權(quán)屬檔案，保管期限為20年。因?yàn)殡S著房屋權(quán)利的轉(zhuǎn)移，上手人已喪失了房屋所有權(quán)，房屋拆除物權(quán)也已消失，按照民法通則，從權(quán)利被侵害之日起，超過20年的，人民法院不予保護(hù)。因此，保管期限為20年。

已注銷的房屋抵押權(quán)檔案，從注銷之日起，保管期限為2年。注銷的房地產(chǎn)抵押登記檔案，按照民法通則，有關(guān)拆訟時(shí)效為兩年；另一方面，房屋抵押登記檔案數(shù)量大，存續(xù)期限短，形成檔案多，進(jìn)而進(jìn)行銷毀可減少檔案占用空間。因此保存期限為2年。

3.關(guān)于房地產(chǎn)檔案的鑒定工作

房地產(chǎn)檔案的鑒定工作是檔案銷毀的重要環(huán)節(jié)，它對于整個(gè)房地產(chǎn)檔案的管理工作都具有著重要的意義。因此，應(yīng)由相關(guān)的部門組成一個(gè)房地產(chǎn)檔案鑒定小組，按照既定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，甄別檔案的價(jià)值，以確定檔案的保存期限，以剔除失去了價(jià)值的資料，并從中予以消腫和銷毀，以去其糟粕，留其精華。

4.關(guān)于房地產(chǎn)檔案的銷毀

根據(jù)清理和鑒定的結(jié)果，把沒有價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀掉。其中，銷毀掉的檔案應(yīng)該是編制出檔案清冊，辦理好審批手續(xù)，建立好監(jiān)督銷毀制度。銷毀的檔案，應(yīng)該是注意做到既安全又保密，至少要由兩人來進(jìn)行監(jiān)督。檔案銷毀后，其監(jiān)督人要在其銷毀清冊上進(jìn)行簽字，并注明其銷毀的方式，用以表示其負(fù)責(zé)任。

總之，清理、鑒定、銷毀歷史檔案，用以減少檔案占用空間，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要有國家相關(guān)法律法規(guī)依據(jù)，又要有著相關(guān)的客觀條件。

二、房地產(chǎn)檔案在管理措施上，應(yīng)立足市情處情、破解難題、服務(wù)民生

結(jié)合我市和我處實(shí)際情況來看，一是因檔案保管的場所與利用者的空間距離，多少造成利用者的不便；二是查找、調(diào)檔、借閱花費(fèi)的時(shí)間較為長些，無論是檢索工具質(zhì)量，還是檔案系統(tǒng)化程度的準(zhǔn)確度，以及工作人員的服務(wù)質(zhì)量，只要其中的一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響和延長利用者查找、調(diào)檔和借閱的時(shí)間；三是同一個(gè)丘權(quán)號裝訂檔案時(shí)，須先調(diào)閱檔案，判別該檔案是否已經(jīng)立卷，否則就會出現(xiàn)重復(fù)裝訂現(xiàn)象。為此，覺得我市和我處在實(shí)際管理房地產(chǎn)檔案工作中，所采取的措施應(yīng)該是：

1.應(yīng)著實(shí)打好房地產(chǎn)檔案管理工作的基礎(chǔ)，采取以點(diǎn)帶面、分別指導(dǎo)、分步實(shí)施的方法，有條不紊地開展好此項(xiàng)工作。其中，一是要做到目標(biāo)管理，加強(qiáng)宏觀管理指導(dǎo)。統(tǒng)一制定年度目標(biāo)工作任務(wù)，年中及時(shí)調(diào)整、補(bǔ)充，以完善目標(biāo)管理的內(nèi)容。年終組織考評，力爭做到公開、公正、公平。對個(gè)別的方面表現(xiàn)突出的工作人員設(shè)立單項(xiàng)獎，以示鼓勵。通過開展房地產(chǎn)檔案目標(biāo)管理，激發(fā)出檔案管理工作人員的工作熱情，使之全市房地產(chǎn)檔案管理工作遵章守制，整齊劃一。二是要做到不斷創(chuàng)新服務(wù)形式，要在做好日常檔案管理服務(wù)工作的同時(shí)，實(shí)行好熱線服務(wù)、親情服務(wù)、休息服務(wù)等方面人性化服務(wù)方式。要借助于咨詢服務(wù)臺的建立，使之房地產(chǎn)檔案管理服務(wù)工作更加便利快捷，用以服務(wù)民生。

2.應(yīng)著力于使檔案管理工作人員全力做到：具有全新的服務(wù)形象、全新的工作理念、全新的運(yùn)作機(jī)制、全新的工作模式以及全新的人員素質(zhì)。做到：理論學(xué)習(xí)進(jìn)一步提高，服務(wù)意識進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案人員隊(duì)伍形象進(jìn)一步更新，大局意識、合作意識進(jìn)一步強(qiáng)化，技術(shù)能手進(jìn)一步培養(yǎng)，個(gè)人綜合素質(zhì)進(jìn)一步提升，長效管理機(jī)制進(jìn)一步形成，工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步提高。用以體現(xiàn)出多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)得，從而激發(fā)起房地產(chǎn)檔案管理工作人員工作的積極性。

總之，要把握好房地產(chǎn)檔案管理措施，這是最能說明檔案管理人員對專業(yè)性把握的尺度之一。在此，單位應(yīng)把對房地產(chǎn)檔案管理人員工作的基本要求、基本目的，以及對房地產(chǎn)檔案管理等內(nèi)容納入工作目標(biāo)責(zé)任制中，使單位領(lǐng)導(dǎo)和房地產(chǎn)檔案管理人員自身都能夠有一種責(zé)任感和壓力感。這的確是一種提高房地產(chǎn)檔案管理人員自身素質(zhì)和房地產(chǎn)檔案管理措施的好方法。

參考文獻(xiàn)

[1]周干峙主編.現(xiàn)代房地產(chǎn)建設(shè)管理指引[M]；光明日報(bào)出版社2005.12

[2]路紅總編輯.中國房地產(chǎn)[J]；中國房地產(chǎn)雜志社出版；2013 .6