關(guān)于醫(yī)院檔案收集整理及保管工作的思考

張旭

【摘要】本文主要針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院檔案收集管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出加強(qiáng)醫(yī)院檔案收集整理和保管工作的幾點(diǎn)措施，希望能夠?yàn)獒t(yī)院的檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；收集保管；問(wèn)題；措施

醫(yī)院檔案的收集整理和保管工作主要是利用科學(xué)、先進(jìn)的收集和管理手段來(lái)對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行有效的收集管理，它能夠保證醫(yī)院的正常運(yùn)行，還可以為醫(yī)院的發(fā)展提供有價(jià)值的材料和信息。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案的收集和保管工作還存在一定的問(wèn)題，需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善，從而使醫(yī)院檔案能夠真正發(fā)揮出其使用價(jià)值，提高檔案的利用率，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案收集整理及保管工作中存在的問(wèn)題

在日常的醫(yī)院檔案管理工作中，還存在著很多的問(wèn)題，我們可以分別從檔案的收集和管理兩個(gè)方面來(lái)分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題。首先，在檔案的收集整理方面，由于醫(yī)院的很多科研活動(dòng)或者研究的歷時(shí)比較長(zhǎng)，醫(yī)療研究人員往往把大量的一手科研資料留存下來(lái)，以便自己進(jìn)行學(xué)術(shù)研究等其他用途，不愿意過(guò)早歸檔，收集較為困難，很多醫(yī)療設(shè)備的檔案信息收集不全面，一些實(shí)物檔案如獎(jiǎng)杯等在收集的過(guò)程中沒(méi)有被重視，檔案收集工作比較散漫。其次，在檔案資料的保管方面，目前，很多醫(yī)院的檔案資料在開發(fā)和利用方面存在很大的問(wèn)題，很多檔案收集歸檔之后就被束之高閣，檔案的利用率較低，檔案管理的信息化建設(shè)程度較低，同時(shí)，檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，其綜合素質(zhì)不能夠滿足檔案管理工作的需求。以上原因都使得醫(yī)院的檔案管理工作不能夠順利進(jìn)行，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理水平較低。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案收集整理及保管工作的有效措施

（一）提高醫(yī)院管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度。為了使醫(yī)院的檔案收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，讓醫(yī)院管理人員認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案的重要性。管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案收集和管理工作對(duì)于醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)的重要性，還應(yīng)該清楚醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的積極作用，加大在檔案管理方面人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，從而提高醫(yī)院的檔案管理水平。

（二）改進(jìn)和完善醫(yī)院檔案收集、歸檔以及管理工作的服務(wù)模式。進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的服務(wù)能力，將檔案管理模式由被動(dòng)管理轉(zhuǎn)為主動(dòng)管理，在日常的管理工作中要求檔案收集和管理人員要做到“四勤”，即眼勤、手勤、腿勤和嘴勤。積極引導(dǎo)醫(yī)院的各個(gè)部門或者科室主動(dòng)上交相關(guān)的檔案文件，并主動(dòng)進(jìn)行整理，按照相關(guān)的檔案管理制度，收集檔案的頻率要高，檔案的歸檔工作要及時(shí)，還應(yīng)該積極為檔案的使用者提供服務(wù)，使醫(yī)院的檔案能夠發(fā)揮其最大的作用，充分實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，為醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（三）積極開發(fā)和利用檔案資料，提高醫(yī)院檔案利用率。如果醫(yī)院的檔案管理工作僅僅停留在檔案的收集和保管方面就會(huì)使檔案本身失去其利用價(jià)值，因此，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)該明確以服務(wù)為中心的檔案管理思想，通過(guò)提高醫(yī)院檔案的編研水平，將檔案信息做的更加精細(xì)準(zhǔn)確，積極開發(fā)醫(yī)院檔案的用途，提高檔案信息為醫(yī)學(xué)研究或者教學(xué)工作所提供的使用效力，使得醫(yī)院檔案能夠得到充分的利用，提高其利用率。

（四）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化。目前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理中存在病案、文件等數(shù)量較大，占據(jù)存儲(chǔ)空間比較大，而且紙質(zhì)檔案都具有唯一性，在存儲(chǔ)的過(guò)程中容易受到損毀，查找和使用時(shí)非常不方便等問(wèn)題。因此，醫(yī)院可以建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。將紙質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，存儲(chǔ)在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存保管，既能夠節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間，保護(hù)原始檔案文件，還可以讓使用者在進(jìn)行查閱的時(shí)候更加方便快捷，提高檔案的利用率，提高檔案管理人員的工作效率。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院管理人員的素質(zhì)建設(shè)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案管理也會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化，這就對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的要求，為了能夠讓醫(yī)院的檔案管理人員滿足其工作崗位的需求，必須對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高其綜合能力和道德修養(yǎng)。醫(yī)院可以組織開展檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，對(duì)他們進(jìn)行醫(yī)學(xué)知識(shí)和檔案管理相關(guān)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員成為既懂得醫(yī)學(xué)知識(shí)，又具備專業(yè)的檔案管理技能的復(fù)合型人才。同時(shí)，為了適應(yīng)檔案管理的信息化，還要對(duì)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練操作和應(yīng)用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，提高醫(yī)院檔案管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)院的管理工作中，檔案管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療科研活動(dòng)以及醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展都具有非常重要的作用。為了提高醫(yī)院的檔案管理水平，使醫(yī)院檔案能夠發(fā)揮出它的價(jià)值和作用，醫(yī)院的管理人員必須提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的科學(xué)化、信息化管理，提高檔案管理的管理質(zhì)量和管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

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