新時期如何提升民辦高校辦公室管理效能

楊威

【摘要】當(dāng)前我國各高校正處于改革浪潮之中，如何提高民辦高校辦公室管理效能，使其更好地適應(yīng)新時期的要求成為了各民辦高校亟待解決的問題。因此，本文對當(dāng)前民辦高校辦公室管理中存在的問題進(jìn)行了簡析，結(jié)合新時期的發(fā)展形勢對如何提升民辦高校辦公室管理效能進(jìn)行了深入探討。

【關(guān)鍵詞】新時期；民辦高校；辦公室管理

辦公室管理是民辦高校行政管理的一部分，其在民辦學(xué)校中起著承上啟下的關(guān)鍵作用，具有提高教學(xué)質(zhì)量、保證教學(xué)工作順利進(jìn)行、服務(wù)師生等重要的職責(zé)，而其管理效能的提升也將是影響民辦高校辦學(xué)質(zhì)量和發(fā)展前景的重要因素。因此，各民辦高校要結(jié)合新時期的新趨勢，分析本校辦公室管理中存在的問題，敢于探索，勇于創(chuàng)新，不斷提高辦公室管理效能，促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展。

一、當(dāng)前民辦高校辦公室管理中存在的問題

（一）管理制度不健全。目前，多數(shù)民辦高校的辦公室管理重點(diǎn)在教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大上，忽視管理制度的健全和完善。制度保障的缺失導(dǎo)致部門之間的溝通缺乏有效性，文件的出臺和實施缺乏科學(xué)性和可實踐性。另外，民辦高校辦公室工作內(nèi)容多，管理制度的不健全極易發(fā)生管理混亂，導(dǎo)致辦公室工作的無序化，直接影響學(xué)生的正常發(fā)展。

（二）管理隊伍素質(zhì)較低。辦公室工作具有系統(tǒng)性、全面性的特點(diǎn)，但在實際工作中很多人忽視辦公室工作的重要性，認(rèn)為其沒有技術(shù)含量，導(dǎo)致辦公室人員很少擁有再教育和外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，自身素質(zhì)不高。同時辦公室工作的繁瑣性導(dǎo)致科研時間受限，工作人員缺乏積極性和創(chuàng)新性，管理隊伍的素質(zhì)有待提高。

（三）管理的信息化建設(shè)不到位。新時期信息技術(shù)的發(fā)展促使辦公室管理的信息化建設(shè)成為了必然趨勢。但目前很多民辦高校辦公室管理的信息化建設(shè)并不到位，資金和技術(shù)支持有限，信息化建設(shè)還停留在表面，缺失專業(yè)的信息處理能力。辦公室管理工作關(guān)乎民辦高校的發(fā)展，所以實現(xiàn)管理的信息化建設(shè)，提高辦公室工作的效率是必然的，這樣才能夠保障整個學(xué)校的整體運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、新時期如何提升民辦高校辦公室管理效能

（一）完善管理制度，突出辦公室管理的服務(wù)性。近年來教學(xué)改革深化，民辦高校辦公室管理崗位不斷減少，人少事多，各類突發(fā)性和臨時性事物不斷增多，缺乏完善的管理制度很難保證辦公室管理工作的順利進(jìn)行。因此，新時期民辦高校辦公室管理工作首先要完善管理制度，制定和健全管理規(guī)范，并加強(qiáng)各規(guī)范的檢查和落實，提高辦公室管理工作的效率。辦公室管理工作集中在組織會議、公文處理、檔案管理等方面。因此加強(qiáng)管理制度的完善，能夠最大程度地優(yōu)化辦公室各項管理工作，提高管理效能。同時在辦公室管理工作中要根據(jù)管理工作的內(nèi)容不同制定不同的管理計劃，保證辦公室工作的有序進(jìn)行。

（二）提升團(tuán)隊素質(zhì)，突出辦公室管理的學(xué)習(xí)性。辦公室管理工作技能性不高，但對管理人員的綜合能力和應(yīng)變能力卻有著極高的要求。因此，新時期民辦高校要提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是文字撰寫能力、語言表達(dá)能力、統(tǒng)籌規(guī)劃能力、涉外事務(wù)處理能力等。同時為管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，建立學(xué)習(xí)型的辦公室管理隊伍，優(yōu)化管理隊伍的結(jié)構(gòu)，提高管理隊伍的工作效率。另外，民辦高校在吸收辦公室管理人員時要堅持科學(xué)、正確地選人原則，制定人才準(zhǔn)入和管理機(jī)制，提高管理人員的業(yè)績，逐漸建立起一支學(xué)習(xí)型的辦公室管理團(tuán)隊。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，突出辦公室管理的時代性。信息時代的到來，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域中的優(yōu)勢逐漸突出，其在辦公室管理工作的運(yùn)用更具明顯優(yōu)勢，這也是辦公室管理工作未來要走的必然道路。因此，新時期民辦高校辦公室管理工作要加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)突出辦公室管理工作的時代性，與時代發(fā)展相結(jié)合，保證辦公室管理工作不被社會所淘汰。利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如：微信群、QQ群、電子郵件、視頻會議等大大節(jié)省了辦公室管理的時間，創(chuàng)新了管理形式，降低了管理成本，提高了管理效率，這對優(yōu)化辦公室管理工作，提高辦公室管理效能具有非常明顯的作用。另外。民辦高校還應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合校園資源建立校園網(wǎng)，在校園網(wǎng)中不僅包括辦公室的自動化管理系統(tǒng)，也要保證圖書管理系統(tǒng)的自動化、檔案管理的自動化、財務(wù)管理的自動化等，有效組合校園內(nèi)的各種優(yōu)勢資源，提高辦公室管理工作的效能，促進(jìn)民辦高校的健康發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，民辦高校是我國高等教育的重要組成部分，其在高等教育的發(fā)展中具有非常重要的作用。新時期的民辦高等院校要適應(yīng)時代趨勢，結(jié)合時代的發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公室管理觀念，注重信息化建設(shè)，完善自身的管理制度，優(yōu)化管理模式，提高辦公室管理團(tuán)隊的素質(zhì)，從而實現(xiàn)提高辦公室管理效能的目的。另外，新時期的民辦高校辦公室管理工作要從以往的擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模向內(nèi)涵建設(shè)轉(zhuǎn)變，優(yōu)化自身的管理與服務(wù)，規(guī)范學(xué)校辦學(xué)，為社會和學(xué)生提供更加完善的服務(wù)。

【本文系吉林省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃重點(diǎn)課題“學(xué)校法治建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)與發(fā)展對策研究”之“學(xué)生野外生存教育與技能訓(xùn)練研究”，課題編號：JKSEW159，主持人：姜雪琦】

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