機動車安檢機構管理體系內(nèi)部審核策略研究

戴曉鋒

（揚州工業(yè)職業(yè)技術學院，揚州225127，中國）

機動車安檢機構管理體系內(nèi)部審核策略研究

戴曉鋒

（揚州工業(yè)職業(yè)技術學院，揚州225127，中國）

內(nèi)部審核有時也被稱為第一方審核，由機動車安檢機構自己進行，審核的對象是機動車安檢機構自己的管理體系，驗證機動車安檢機構的管理體系是否持續(xù)地滿足規(guī)定的要求并且正在運行。內(nèi)部審核為有效的管理評審和糾正、預防措施提供信息，其目的是證實機動車安檢機構的管理體系運行是否有效，可作為機動車安檢機構自我合格聲明的基礎。

內(nèi)部審核；管理體系；管理評審；機動車安檢機構

1 概述

1.1 定義

內(nèi)部審核是機動車安檢機構自行組織的管理體系審核，按照管理體系文件規(guī)定，對其管理體系的各個環(huán)節(jié)組織開展的有計劃的、系統(tǒng)的、獨立的檢查活動。內(nèi)部審核簡稱“內(nèi)審”，是機動車安檢機構自己進行的，用于內(nèi)部目的的審核，也稱第一方審核，是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動。機動車安檢機構應當編制內(nèi)審控制程序，對內(nèi)部審核工作的計劃、籌備、實施、結(jié)果報告、不符合工作的糾正、糾正措施及驗證等環(huán)節(jié)進行合理規(guī)范。

1.2 目的

質(zhì)量管理體系內(nèi)審是檢查本單位各項質(zhì)量活動是否符合評審準則與質(zhì)量管理體系文件的一項重要工作。通過內(nèi)審，能自我發(fā)現(xiàn)問題、分析原因、采取措施解決問題，以實現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進。內(nèi)審活動必須得到最高管理者的全面支持，否則無法開展，也不會產(chǎn)生預期的效果。審核結(jié)果報告需經(jīng)最高管理者審批，不符合項需由質(zhì)量負責人糾正行動，并制定預防措施。其目的如下：

⑴確定滿足審核準則的程度：

①確定受審核部門的質(zhì)量管理體系對規(guī)定要求的符合性；

②評價對客戶、法律機構和認可組織要求的符合性；

③確定所實施的質(zhì)量管理體系滿足規(guī)定目標的有效性。

⑵管理者將根據(jù)內(nèi)審情況做出改進和完善質(zhì)量管理體系目標的決策。

⑶管理者可以通過內(nèi)審了解質(zhì)量體系的活動情況與結(jié)果，為改善質(zhì)量管理體系創(chuàng)造機會和條件。

1.3 范圍

審核活動的范圍是指在包括固定的、臨時的、可移動的或多個地點的場所的設施以及部門、要素等審核活動所涉及的領域或范圍。

1.4 依據(jù)

內(nèi)審的依據(jù)（又稱審核準則）：

⑴機動車安檢機構的質(zhì)量方針、目標和管理體系文件（包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量監(jiān)控計劃等）；

⑵客戶的要求、標書和合同條款；

⑶國家或行業(yè)的有關法律、法規(guī)或標準；

⑷檢驗檢測機構資質(zhì)認定評審準則。

1.5 審核的原則

⑴審核的客觀性：依據(jù)客觀證據(jù)；形成審核發(fā)現(xiàn)；審核過程形成文件。

⑵審核的獨立性：審核是被授權的活動；審核過程公正、客觀；審核員不能與審核自己直接相關的活動。

⑶審核的系統(tǒng)性：審核活動有程序可依；對審核活動先行策劃，制定活動計劃，依計劃進行；有規(guī)范的步驟和技巧。內(nèi)審發(fā)現(xiàn)問題應采取糾正、糾正措施并跟蹤驗證其有效性，對發(fā)現(xiàn)的潛在不符合制定和實施預防措施。內(nèi)審過程及其采取的糾正、糾正措施、預防措施均應予以記錄。內(nèi)審記錄應清晰、完整、客觀、準確。

1.6 審核頻次

⑴常規(guī)審核：按年度計劃進行。每年至少一次，覆蓋質(zhì)量管理體系的所有要素。

⑵特殊情況下審核：當出現(xiàn)下列情況時，增加內(nèi)審頻次：

①出現(xiàn)質(zhì)量事故或客戶對某一環(huán)節(jié)連續(xù)投訴；

②內(nèi)部監(jiān)督連續(xù)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題；

③組織結(jié)構、人員、技術、設施發(fā)生較大變化；

④第二方或第三方現(xiàn)場評審前。

2 內(nèi)審中各部門和人員的職責

內(nèi)審員應當經(jīng)過培訓，能夠正確理解評審準則、清楚內(nèi)審的工作程序、掌握內(nèi)審的技巧方法和具備編制內(nèi)部審核檢查表、出具不符合項報告的能力。

在人力資源允許的情況下，應當保證內(nèi)審員與其審核的部門或工作無關，確保內(nèi)部審核工作的客觀性、獨立性。

2.1 人員職責

2.1.1 最高管理者

⑴支持內(nèi)審員的工作；

⑵認識內(nèi)審工作的意義和作用；

⑶及時了解內(nèi)審結(jié)果為改進提供依據(jù)。

2.1.2 質(zhì)量負責人

⑴策劃內(nèi)審并批準并組織年度內(nèi)審計劃；

⑵指定組成內(nèi)審組及任命組長；

⑶將內(nèi)審計劃通知組長和受審核部門；

⑷負責不符合項追蹤；

⑸負責內(nèi)審質(zhì)量和內(nèi)審員培訓；

⑹批準內(nèi)審總結(jié)報告。

2.1.3內(nèi)審組長

⑴編制內(nèi)審實施計劃；

⑵組織內(nèi)審組實施內(nèi)審；

⑶負責與被審核部門溝通與反饋信息；

⑷主持內(nèi)審首次與末次會議；

⑸向質(zhì)量負責人報告內(nèi)審實施進程中遇到的重大問題；

⑹清晰明確地報告內(nèi)審結(jié)論；

⑺簽發(fā)不符合項通知書；

⑻編寫內(nèi)審報告。

2.1.4 內(nèi)審員

⑴編制內(nèi)審檢查表；

⑵向受審核方傳達和闡明審核要求；

⑶有效地執(zhí)行內(nèi)審實施計劃；

⑷記錄審核發(fā)現(xiàn)；

⑸報告審核結(jié)果并形成不符合項通知書；

⑹負責對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項跟蹤和驗證；

⑺收存與審核有關的文件（通稱“內(nèi)審記錄”）。

2.2 各部門職責

2.2.1 質(zhì)量管理部門

⑴編制內(nèi)審計劃并通知相關人員和部門；

⑵協(xié)調(diào)內(nèi)審工作；

⑶準備內(nèi)審文件；

⑷收集內(nèi)審記錄；

⑸分析內(nèi)審結(jié)果；

⑹組織跟蹤驗證糾正措施；

⑺管理內(nèi)審員；

⑻起草內(nèi)審總結(jié)；

⑼完成內(nèi)審材料歸檔。

2.2.2 受審部門

⑴了解審核計劃并在審核前進行自查；

⑵配合審核組確認并實施審核計劃；

⑶將審核的目的和范圍通知有關員工；

⑷指定陪同內(nèi)審組的聯(lián)絡員；

⑸當內(nèi)審員要求時，為其使用有關設施、證明材料提供便利；

⑹確認或提供有力證據(jù)反對內(nèi)審員提出的不足或缺陷；

⑺提出并組織落實審核發(fā)現(xiàn)的不符合項糾正措施。

3 內(nèi)審步驟

質(zhì)量管理體系內(nèi)審的步驟一般分為5個階段：內(nèi)審的策劃與準備、內(nèi)審的實施、編寫內(nèi)審報告、跟蹤審核驗證、內(nèi)審總結(jié)。

3.1 內(nèi)審的策劃與準備

按照內(nèi)審程序文件的規(guī)定，每年年初，質(zhì)量負責人要組織質(zhì)量管理部門及有關人員策劃并編制《年度內(nèi)審計劃》，內(nèi)容包括內(nèi)審的目的、性質(zhì)、依據(jù)、范圍、審核組人員、日程安排。每次內(nèi)審前，質(zhì)量負責人授權成立內(nèi)審組，由質(zhì)量部門或?qū)徍私M長制定《內(nèi)審實施計劃》，準備審核工作文件，工作文件主要是指審核所依據(jù)的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》、國家有關法律法規(guī)等文件以及編制《現(xiàn)場審核檢查記錄表》《不符合項報告表》《內(nèi)部審核結(jié)果表》等。所準備的文件必須是有效版本，且已在安檢機構得到實施?！秲?nèi)審實施審核計劃》內(nèi)容包括：審核組人員、分組情況、職能分配、時間安排、提交內(nèi)審結(jié)果報告的時間等具體事項?！秾ｍ棇徍擞媱潯穲筚|(zhì)量負責人審批后，由質(zhì)量管理部門在正式審核前5－10日發(fā)至有關部門和人員。

3.2 內(nèi)審的實施

內(nèi)審的實施按照首次會議、現(xiàn)場審核、碰頭會、開具不符合項及召開末次會議的程序進行。

以首次會議開始現(xiàn)場審核，內(nèi)審員依據(jù)《質(zhì)量手冊》《程序文件》《現(xiàn)場審核檢查記錄表》等進入現(xiàn)場檢查、核實，在現(xiàn)場審核時，內(nèi)審員可運用各種審核方法和技巧，通過與受審核部門負責人及有關人員交談、查閱文件、現(xiàn)場檢查、調(diào)查驗證等方法，收集符合或不符合的客觀證據(jù)，并做好詳細記錄，對發(fā)現(xiàn)的不合格（不符合）項應當場向受審核方指出，取得受審核方確認后，收集審核證據(jù)，對照評審準則等找出問題，并對審核情況進行綜合分析，經(jīng)受審方確認后開具不合格項報告，得出審

核結(jié)論，并以末次會議結(jié)束現(xiàn)場審核。末次會議上，由內(nèi)審組長宣讀《不符合項報告》，做出審核評價和結(jié)論，提出建議的糾正措施要求。

現(xiàn)場審核是整個內(nèi)審的關鍵環(huán)節(jié)。內(nèi)審工作的大部分時間用于現(xiàn)場審核，最后的內(nèi)審報告也是依據(jù)現(xiàn)場審核的結(jié)果形成的。因此，對現(xiàn)場審核的控制以及審核技巧的應用就成為審核成功的關鍵。

3.3 編寫內(nèi)審報告

內(nèi)審報告是內(nèi)審組結(jié)束現(xiàn)場審核后必須編制的重要文件。內(nèi)審組長在末次會議后應盡快完成內(nèi)審報告的編寫，報告對審核中發(fā)現(xiàn)的問題（不符合項）做出統(tǒng)計、分析、歸納和評價，內(nèi)審報告應規(guī)范化、定量化、具體化。內(nèi)審報告經(jīng)內(nèi)審組全體成員通過，并簽名報質(zhì)量負責人批準后由質(zhì)量管理部門發(fā)至各部門。內(nèi)審報告作為管理評審內(nèi)容之一，內(nèi)審報告提交后，內(nèi)審工作即告結(jié)束。大型安檢機構可成立多個內(nèi)審組，最終有質(zhì)量管理部門按照被審核部門匯總編制《XXXX年度內(nèi)審不符合項分布表》。

3.4 跟蹤審核驗證

跟蹤審核驗證是內(nèi)審工作的延伸，同時也是對受審方采取的糾正措施進行審核驗證，對糾正結(jié)果進行判斷和記錄的一系列活動。內(nèi)審組長應指定一名或幾名內(nèi)審員對不符合項的糾正、對糾正措施有效性進行跟蹤驗證并確認完成及合格后，做好跟蹤驗證記錄，將驗證記錄等材料整理歸檔（糾正措施完成情況即糾正措施的驗證情況可在不符合項報告中一并體現(xiàn)）。質(zhì)量管理體現(xiàn)內(nèi)部審核工作流程圖見圖1、表1(見上頁）。

3.5 內(nèi)審的總結(jié)

本年度的內(nèi)審全部完成后，尤其是滾動內(nèi)審或多場所內(nèi)審全部完成后，質(zhì)量管理部門或質(zhì)量負責人應對本年度的內(nèi)審工作進行全面的評價。包括年度計劃是否合適、組織是否合理、內(nèi)審人員是否適應內(nèi)審工作、經(jīng)驗教訓及今后的打算。

Study on internal audit strategy of management system of motor vehicle safety technical inspection organization

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

Internal audit is sometimes referred to as the first party audit, carried out by the motor vehicle safety and technical inspection organization, the audit object is the motor vehicle safety technical inspection organization own management system, verification of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is continuously meet the specified requirements and running. The internal audit for preventive measures to provide information for management review and correct and effective, its purpose is to confirm the operation of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is effective and can be used as the basis for motor vehicle safety and technical inspection organization's self declaration of conformity.

Internal audit; management system; management review; motor vehicle safety technical inspection organization