人事檔案的重要作用及保管工作分析

摘 要：檔案管理工作更利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，因人事制度逐步改革推進(jìn)，人們也逐步地開始重視人事檔案管理工作。從實(shí)質(zhì)來講，強(qiáng)化人事檔案管理可有效地保障人事管理工作的質(zhì)量以及工作效率。基于此，本文探討了人事檔案的重要作用以及其保管工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；重要作用；保管工作

在企業(yè)的管理工作當(dāng)中不可或缺的一部分即檔案管理工作，其可視為衡量企業(yè)管理水平以及工作效率的一大標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的檔案管理可給領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠參考依據(jù)，助于其及時(shí)地對(duì)經(jīng)營(yíng)策略進(jìn)行調(diào)整，更重要的是能夠?yàn)槠髽I(yè)拓展合作渠道打下基礎(chǔ)。

1 概述人事檔案

在人事管理活動(dòng)當(dāng)中所形成的相關(guān)人事資料即人事檔案，人事檔案不僅對(duì)個(gè)人的工作表現(xiàn)和經(jīng)歷進(jìn)行了記錄，還反映了個(gè)人的德才能績(jī)。人事檔案可通過表格和文字或者其他形式來保存。

2 人事檔案的重要作用

2.1 參考作用

人類走向文明的產(chǎn)物之一即人事檔案，檔案這一參考材料非?？煽?，可客觀地反映出歷史，是一種事實(shí)憑據(jù)。同時(shí)，檔案有著非常豐富的內(nèi)容，除了對(duì)人類社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)濃度進(jìn)行了記錄以及反映，也對(duì)實(shí)踐活動(dòng)廣度進(jìn)行了反映。從某種角度來講，強(qiáng)化人事檔案管理更利于制定出合理的計(jì)劃，有效地對(duì)內(nèi)部的人力資源狀況進(jìn)行分析，一旦決策者需要做出人事決定，就可調(diào)取相應(yīng)的人事檔案，可以說起到了非常大的參考作用。

2.2 憑證作用

人事檔案記錄了人員過去的歷史以及工作，是一手的參考材料，國(guó)內(nèi)企業(yè)在對(duì)技術(shù)人才以及管理人才進(jìn)行招聘時(shí)，對(duì)利用人事檔案的工作非常重視。通過對(duì)個(gè)人人事檔案進(jìn)行出示，可讓聘用企業(yè)了解到更多聘員的資料，檔案不僅客觀，還有一定法律性，一些檔案留存了當(dāng)事人的印信和親筆手稿等歷史資料；還有一些檔案留存了當(dāng)事人的錄音和照片。另外，還有些檔案保留了契約合同，在糾紛處理的過程中，這一些檔案資料發(fā)揮著非常大的憑證作用，更易讓人信服，為企業(yè)考察提供依據(jù)，所以企業(yè)需重視人事檔案的保管工作。

2.3 推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展

這幾年，國(guó)內(nèi)的檔案部門不斷創(chuàng)新改革，慢慢地將工作核心轉(zhuǎn)移到利用檔案以及服務(wù)當(dāng)面，提倡以人為本，首先需給人提供服務(wù)，才可將管理工作做好。許多專業(yè)技術(shù)人才頻繁流動(dòng)，更利于企業(yè)開發(fā)人才，提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案是重要的展開單位文化建設(shè)的素材，尤其在企業(yè)文化建立方面發(fā)揮著較大的作用。當(dāng)相應(yīng)的檔案法頒布且得以實(shí)施之后，全面的強(qiáng)化了宏觀的檔案事業(yè)管理，而通過應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)行依法管理，可促進(jìn)全面的企業(yè)發(fā)展[1]。

3 人事檔案的保管工作

3.1 強(qiáng)化認(rèn)識(shí)

作為領(lǐng)導(dǎo)，要對(duì)檔案管理工作的重要意義形成充分認(rèn)識(shí)，并且要對(duì)人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，提升管理者的綜合能力素質(zhì)，讓其形成一定的管理意識(shí)。同時(shí)在議事日程中納入檔案管理工作這一內(nèi)容，規(guī)范化地進(jìn)行管理，成立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組，在這一時(shí)間對(duì)檔案工作存在問題進(jìn)行分析，并制定檔案的督導(dǎo)機(jī)制，督查整改，追究相應(yīng)人員的責(zé)任。在展開管理檔案工作的過程當(dāng)中，為了避免辦理檔案后丟失檔案材料的情況發(fā)生，應(yīng)明確要求工作人員及時(shí)歸檔材料，將鑒定編目和整理收集以及檢索統(tǒng)計(jì)等工作做好[2]。

3.2 確保檔案的安全

要確保檔案管理工作的安全性以及保密性，保證檔案的科學(xué)利用、科學(xué)開發(fā)。為了防止檔案泄密或者丟失，要制定相應(yīng)管理機(jī)制，并落實(shí)到每一環(huán)節(jié)。同時(shí)，要全面地對(duì)電子監(jiān)控和滅火器以及防盜報(bào)警器進(jìn)行配置，安排專業(yè)人員實(shí)行管理。在這一過程中，作為管理人員應(yīng)在第一時(shí)間處理好問題，確保檔案發(fā)揮出最大化的利用價(jià)值。另外，為了嚴(yán)格控制每一環(huán)節(jié)的檔案工作，需實(shí)施監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格地進(jìn)行審批，做好相關(guān)的記錄，保證檔案的安全性。還有，針對(duì)檔案的借閱，應(yīng)按照流程辦好借助手續(xù)，并明確歸還的日期[3]。

3.3 強(qiáng)化基礎(chǔ)性的工作

人事檔案管理這一工作有較強(qiáng)的技術(shù)性以及較強(qiáng)的政策性，不僅冗雜而且繁瑣，需將較多的財(cái)力和物力以及人力投入到其中。從實(shí)質(zhì)來講，檔案管理工作可對(duì)檔案壽命產(chǎn)生直接影響。所以平時(shí)需重視收集檔案的工作，并盡早歸檔檔案，統(tǒng)一進(jìn)行管理。同時(shí)要確保完整以及真實(shí)的檔案內(nèi)容、種類。另外要按照相關(guān)保管標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案室保管條件進(jìn)行完善，處理雜亂的檔案室問題，確保規(guī)范統(tǒng)一的檔案室管理工作。

4 結(jié)束語

人事檔案管理這項(xiàng)工作不僅有一定的專業(yè)性，還有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。而在開展相關(guān)工作的過程中，各個(gè)部門應(yīng)協(xié)調(diào)配合，不斷實(shí)踐和創(chuàng)新，強(qiáng)化基礎(chǔ)性工作，采取有效措施保障檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案管理，只有這樣才能夠最大化的發(fā)揮出檔案的多方面作用，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供可靠的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張衛(wèi)，李薇，劉麗娜等.采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].中國(guó)急救醫(yī)學(xué)，2015，35（z2）：401-402.

[2]劉冬梅.高校人事檔案管理工作：意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011，32（3）：141-143.

[3]安瑩瑩.地方高校人事檔案“以件代卷”可行性淺析[J].價(jià)值工程，2016，35（31）：56-57.

作者簡(jiǎn)介

王志芳（1973-），女，漢，青海平安，學(xué)士，研究方向：檔案信息化。endprint