辦公室文書檔案收集與歸檔工作分析

摘 要：近年來，越來越多的單位運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)辦公，以實(shí)現(xiàn)自身工作效率的不斷提升。對(duì)此，如何將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用到文書檔案管理工作中具有重要意義?？梢杂行Ш喕ぷ髁鞒?，提升單位工作效率，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來。同時(shí)使用單位方面要切實(shí)引起重視，針對(duì)OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀和存在的問題，有針對(duì)性的采取解決策略，讓文書檔案應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)出來。

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng)；辦公室文書檔案；收集；歸檔工作；管理

我國機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在眾多的工作中，文書檔案收集與歸檔管理是最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容之一，起著重要的關(guān)鍵作用，是保證單位順利開展工作的前提條件。文書檔案中，清楚的記錄著單位的發(fā)展歷程，是單位未來發(fā)展和決策的主要參考依據(jù)，文書檔案中最為主要的資料包括：單位的各種發(fā)文發(fā)函、會(huì)議的具體記錄和相關(guān)資料、事件的請(qǐng)示以及批復(fù)審批情況、重大事項(xiàng)的決議等等。換句話說，通過文書檔案管理，可以全面了解該單位的歷史及發(fā)展脈絡(luò)，會(huì)直接影響單位未來的戰(zhàn)略和決策方向，對(duì)單位的發(fā)展有非常積極的意義。那么同時(shí)，在科技發(fā)達(dá)的今天，越來越多的單位使用了OA辦公系統(tǒng)辦公，補(bǔ)寄提高工作效益，為管理人員減輕勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。新形勢(shì)下檔案管理工作要怎樣去適應(yīng)變革和，這是一個(gè)非常具有現(xiàn)實(shí)意義的問題。

1 OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中應(yīng)用的策略

1.1 充分認(rèn)識(shí)到OA辦公系統(tǒng)的重要性

當(dāng)前國家非常重視檔案電子信息化管理工作，制定并實(shí)施了很多管理方法。對(duì)于文書檔案管理工作而言，也要嚴(yán)格執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定與要求，加快文書檔案管理信息化建設(shè)。在單位引入OA辦公系統(tǒng)以后，做好宣傳工作，讓各部門工作人員盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到其重要性，能夠主動(dòng)規(guī)范工作行為。通過正確使用OA辦公系統(tǒng)，做好電子檔案的歸檔工作，將OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中的作用真正體現(xiàn)出來，促進(jìn)管理工作效率不斷提升。

1.2 增加資金投入，支持網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

要想提升信息化水平，必須要有完整的軟硬件配套設(shè)施。在開展文書檔案管理工作的時(shí)候，為將OA辦公系統(tǒng)安全、高效等作用發(fā)揮出來，需要不斷增加資金投入力度，盡快建立起完整的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。要將OA辦公系統(tǒng)的共享作用發(fā)揮出來，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的可靠性與穩(wěn)定性，這樣在信息提交、信息存儲(chǔ)、檢索系統(tǒng)及資源共享上，將OA辦公系統(tǒng)高效的作用發(fā)揮出來，讓檔案管理部門與其他部門加強(qiáng)溝通與協(xié)作。

1.3 進(jìn)一步健全電子檔案歸檔制度

事業(yè)單位要高度重視電子檔案歸檔工作，妥善解決實(shí)際工作中存在的問題，結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際情況，建立起科學(xué)合理、行之有效的電子歸檔制度。制度要將電子歸檔的存儲(chǔ)設(shè)備、操作流程、歸檔管理負(fù)責(zé)人等包含在內(nèi)，確保在發(fā)生問題與錯(cuò)誤以后，能夠?qū)⑾嚓P(guān)責(zé)任人確定下來。要從細(xì)節(jié)之處入手，將電子歸檔制度落到實(shí)處，這樣才能有效讓文書檔案更加安全、完整和真實(shí)，為各項(xiàng)單位活動(dòng)的開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作的改進(jìn)措施

2.1 強(qiáng)化單位管理人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力

要想保證OA辦公系統(tǒng)的執(zhí)行，系統(tǒng)的維護(hù)、開發(fā)及利用，各部門檔案的收集、歸檔和管理，都需要人員進(jìn)行運(yùn)作。首先，對(duì)于系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與開發(fā)利用是必須的，需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員。要為其提供相關(guān)理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，確保其在維護(hù)、更新、開發(fā)和利用的時(shí)候能根據(jù)單位實(shí)際情況有針對(duì)性地進(jìn)行工作，不斷提升系統(tǒng)使用效率，開發(fā)新的功能對(duì)現(xiàn)有的某些工功能進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

使用OA辦公系統(tǒng)后，對(duì)單位檔信息化建設(shè)也有新的要求，最好有與之配套的檔案管理軟件，并完成對(duì)接。要想充分發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)在檔案管理工作中的作用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理知識(shí)，還要懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)知識(shí)，熟悉OA辦公系統(tǒng)各項(xiàng)功能并熟練掌握正確的操作方法，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中可能存在的問題，并適時(shí)提出改進(jìn)的方法，最大可能發(fā)揮和利用OA辦公系統(tǒng)在檔案管理中的作用。因此，檔案管理人員要不斷更理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，積極參加各類專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)，特別是電子數(shù)字檔案的有關(guān)管理、保護(hù)和保密等方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能跟上不斷變化的時(shí)代，適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。

對(duì)于普通工作人員，也提出了新的要求。要求他們能夠利用OA辦公系統(tǒng)，進(jìn)行各種業(yè)務(wù)、事項(xiàng)的操作和管理，并且對(duì)工作過程中產(chǎn)生的有利用保管價(jià)值的檔案資料，通過系統(tǒng)及時(shí)歸檔。這就要求結(jié)合他們自身的特點(diǎn)和工作性質(zhì)，進(jìn)行有針對(duì)性的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)、特別是檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。這樣不僅能夠普遍提高單位管理人員自身的整體素質(zhì)和管理水平，還能增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)和自動(dòng)歸檔能力，保證文書檔案工作能夠高效率、高質(zhì)量、高水平開展。

2.2 完善和優(yōu)化文書檔案及相關(guān)工作管理制度

“沒有制度不成方圓”，要想保證辦公室文書檔案的收集與歸檔工作科學(xué)合理，在使用OA辦公系后，面對(duì)新的工作環(huán)境，我們還需完善相關(guān)的管理制度，讓管理工作有制度可以依循，進(jìn)而提高管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化程度。首先要保證文書檔案的收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍以及相關(guān)注意事項(xiàng)等內(nèi)容都進(jìn)行有效核實(shí)，保證其自身的有效性和真實(shí)性。另外，根據(jù)單位實(shí)際情況，按照相關(guān)規(guī)章制度來進(jìn)行責(zé)任分工，建立相關(guān)制度，明確每一個(gè)管理人員的職責(zé)和義務(wù)，保證文書檔案歸檔范圍的科學(xué)化、合理化，并確保每一份檔案材料能及時(shí)完整歸檔。最后就是保證歸檔期限的確立，這樣能夠有利于對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，防止泄密，防止一些人員用于私用等等。通過完善的制定有關(guān)檔案管理制度，這樣不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率。

2.3 創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式

在社會(huì)高速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案收集和歸檔工作管理模式，已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，更多的數(shù)字化電子文件資料的出現(xiàn)，它們的收集、歸檔相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，提出了完全不同的要求的和管理方式方法。我們必須對(duì)文書檔案收集和歸檔工作及管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，OA辦公系統(tǒng)就是順應(yīng)這一新形勢(shì)出現(xiàn)的。提高文書檔案資料收集的主動(dòng)性，首先檔案管理人員需要加強(qiáng)與單位各部門之間的聯(lián)系，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和歸檔，對(duì)一些文件資料進(jìn)行定時(shí)更新，保證文件資料的有效性和真實(shí)性。另外，對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的一系列問題，及時(shí)進(jìn)行有針對(duì)性的解決，在此基礎(chǔ)上保證檔案管理工作的順利展開和進(jìn)行。

3 總結(jié)

辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，是行政管理的主要內(nèi)容，是體現(xiàn)歷史發(fā)展情況的主要資料。本文對(duì)我國目前，辦公室文書檔案收集與歸檔管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了幾點(diǎn)優(yōu)化管理模式的策略，從強(qiáng)化文書檔案工作管理人員的意識(shí)和能力，完善和優(yōu)化文書檔案相關(guān)工作管理制度，創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式等幾方面進(jìn)行論述，希望可以提高文書檔案管理的水平，提高工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（23）：57-58.

[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（22）：70.

[3]黎乃寧.芻議高校辦公室文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（19）：16-17.

作者簡介

劉衛(wèi)平（1966-），湖南新化，湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，檔案學(xué)。endprint