(山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院 山西太原 030031)
隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來和云會(huì)計(jì)的深入發(fā)展,越來越多的中小企業(yè)通過向云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商購買服務(wù)的形式構(gòu)建企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)。云會(huì)計(jì)的出現(xiàn),加快了中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的步伐,解決了中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化人才匱乏的困境,使網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上銀行和網(wǎng)上交易等會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輔助功能成為了可能。然而,在云會(huì)計(jì)為企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)帶來巨大變化的同時(shí),也對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制缺乏相應(yīng)的理論指導(dǎo)和法律法規(guī)制度,因此,我們有必要重新審視基于云會(huì)計(jì)視角的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。
有關(guān)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究,一直以來備受學(xué)術(shù)界的專家和學(xué)者廣泛關(guān)注,王民治從ERP的角度闡述了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)防范的措施;王鑫從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有效性入手,探討了如何建立一個(gè)有效的內(nèi)部控制機(jī)制,以提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性。肖茜以COBIT模型為基礎(chǔ),對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行了深入剖析,并重建了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系。程平從內(nèi)部控制的五要素的視角,分析云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的問題,并提出了相應(yīng)的完善措施。
從以上文獻(xiàn)資料的研究可以看出,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究由來已久,眾多的學(xué)者也分別從ERP、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和COBIT模型不同的角度對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進(jìn)行了研究,而近年來由于云計(jì)算運(yùn)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,有關(guān)大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制方面的研究相對(duì)較少。我國財(cái)政部于2010年5月頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號(hào)——信息系統(tǒng)》,該指引包括目標(biāo)控制、規(guī)劃控制、開發(fā)控制、運(yùn)行控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、評(píng)價(jià)控制等六部分,每一部分都提出了主要控制點(diǎn)和具體的控制措施,這是我國企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的規(guī)范性文件。目前,隨著大數(shù)據(jù)云會(huì)計(jì)時(shí)代的到來,該指引中的具體措施已不能完全適用于采用云會(huì)計(jì)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和管理的企業(yè)了,因此,我們有必要對(duì)基于云會(huì)計(jì)視角的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進(jìn)行深入探討。
由五部委聯(lián)合對(duì)外發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》明確規(guī)定了內(nèi)部環(huán)境包含的內(nèi)容。根據(jù)云會(huì)計(jì)的概念和特征,內(nèi)部環(huán)境應(yīng)側(cè)重對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計(jì)和人力資源方面的探討。在機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配方面,由于云會(huì)計(jì)是通過購買軟件服務(wù)、數(shù)據(jù)服務(wù)和基礎(chǔ)架構(gòu)服務(wù)搭建企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)從企業(yè)的內(nèi)部移到了互聯(lián)網(wǎng),加之大數(shù)據(jù)時(shí)代,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可通過網(wǎng)絡(luò)從云計(jì)算平臺(tái)隨時(shí)提取和處理,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要大量的會(huì)計(jì)信息化專業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理,在云會(huì)計(jì)環(huán)境下,企業(yè)的軟硬件資源都由云會(huì)計(jì)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一的管理和維護(hù),因此,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)分配已不能適用于云會(huì)計(jì)環(huán)境,企業(yè)可優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)設(shè)置和精簡財(cái)務(wù)信息化人員,如信息中心部門的機(jī)房和設(shè)備管理員、系統(tǒng)維護(hù)和開發(fā)人員、數(shù)據(jù)庫管理人員等崗位的設(shè)立就值得商榷了。在內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置方面,應(yīng)充分考慮云會(huì)計(jì)對(duì)內(nèi)部審計(jì)的影響,云會(huì)計(jì)的應(yīng)用改變了內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容和方法,內(nèi)部審計(jì)的重點(diǎn)不再是信息系統(tǒng)的審計(jì),而應(yīng)注重云會(huì)計(jì)供應(yīng)商提供的軟件服務(wù)和數(shù)據(jù)服務(wù)的審計(jì)。在人力資源方面,目前大多數(shù)財(cái)務(wù)人員還停留在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作,對(duì)云會(huì)計(jì)這一新興事物的應(yīng)用還相對(duì)匱乏,這就使得財(cái)務(wù)信息化人員不能及時(shí)了解和發(fā)現(xiàn)云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的漏洞,從而帶來巨大的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。
會(huì)計(jì)信息的安全主要指會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理的安全,目前,阻礙云會(huì)計(jì)發(fā)展的主要因素就是會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理的安全。在云會(huì)計(jì)環(huán)境下,會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)不再是企業(yè)內(nèi)部的硬盤和光盤等磁性介質(zhì),其所在的存儲(chǔ)位置出現(xiàn)了空間上的分離,這就使得企業(yè)在云會(huì)計(jì)環(huán)境下進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和管理的過程中,涉及到大量會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理。盡管目前國內(nèi)的云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商也推出了相應(yīng)的安全管理機(jī)制,但在數(shù)據(jù)高度集中處理的大數(shù)據(jù)時(shí)代,也很難保證會(huì)計(jì)信息的絕對(duì)安全。
云會(huì)計(jì)是將會(huì)計(jì)信息通過互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)在遠(yuǎn)程服務(wù)器上,俗稱為云端,云計(jì)算采用的是大規(guī)模和分布式的存儲(chǔ)方式,這種存儲(chǔ)方式導(dǎo)致企業(yè)根本不清楚會(huì)計(jì)信息到底存放在何處,云會(huì)計(jì)供應(yīng)商很可能擁有特殊的權(quán)利對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問,而企業(yè)卻渾然不知。加之互聯(lián)網(wǎng)的開放性,不可避免地會(huì)受到黑客或非法人員通過計(jì)算機(jī)病毒或間諜軟件入侵?jǐn)?shù)據(jù)庫系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員缺乏云會(huì)計(jì)的專業(yè)技術(shù)知識(shí),企業(yè)通常全權(quán)委托云會(huì)計(jì)供應(yīng)商進(jìn)行數(shù)據(jù)管理,這就導(dǎo)致云會(huì)計(jì)供應(yīng)商需要為大量的企業(yè)用戶管理提供數(shù)據(jù)加密保證,隨之管理的難度加大,這將對(duì)存儲(chǔ)在云端的會(huì)計(jì)信息安全帶來隱患。此外,隨著云會(huì)計(jì)的逐步深入發(fā)展,企業(yè)可通過云會(huì)計(jì)平臺(tái)與稅務(wù)、銀行、工商等管理部門實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)對(duì)接,云會(huì)計(jì)信息呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)調(diào)整的特征,加之目前又缺乏云會(huì)計(jì)服務(wù)的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商提供的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量無法進(jìn)行評(píng)估,不能確保會(huì)計(jì)信息的完整性、保密性和安全性。
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制主要包含一般控制和應(yīng)用控制,即側(cè)重于系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)安全控制、輸入控制、處理控制和輸出控制。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制相比,云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)發(fā)生了變化。云會(huì)計(jì)環(huán)境下,企業(yè)免去了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù),也不必構(gòu)建會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)所需的硬件資源和網(wǎng)絡(luò)資源等基礎(chǔ)設(shè)施。另外,所有使用云會(huì)計(jì)服務(wù)的企業(yè)在云端進(jìn)行處理和存儲(chǔ),共享一個(gè)資源池,通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的處理獲取的財(cái)務(wù)預(yù)測、決策和分析等信息為各企業(yè)所用,這些數(shù)據(jù)的可靠性和可用性成為關(guān)鍵控制點(diǎn),同時(shí),增加了在云端各業(yè)務(wù)模塊之間數(shù)據(jù)的傳遞和處理的監(jiān)控。
《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號(hào)——信息系統(tǒng)》為企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的實(shí)施提供了指導(dǎo)。然而,在大數(shù)據(jù)云會(huì)計(jì)時(shí)代,企業(yè)不再參與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù),企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的軟件和基礎(chǔ)設(shè)施全部由云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商構(gòu)建,企業(yè)基于虛擬化的基礎(chǔ)設(shè)施,通過虛擬機(jī)獲取動(dòng)態(tài)的計(jì)算資源,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)處理。因此,該指引中的信息系統(tǒng)的開發(fā)和信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)等有關(guān)內(nèi)容已無法適應(yīng)云會(huì)計(jì)下的內(nèi)部控制,這就迫切需要政府相關(guān)部門盡早出臺(tái)基于云會(huì)計(jì)視角的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的法律法規(guī),以保障云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。
在云會(huì)計(jì)環(huán)境下,企業(yè)需根據(jù)云會(huì)計(jì)的特征和云服務(wù)模式,對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行重新調(diào)整。在精簡組織機(jī)構(gòu)時(shí),應(yīng)充分考慮企業(yè)的特征、經(jīng)營模式和規(guī)模大小等因素,同時(shí)結(jié)合成本效益原則,合理規(guī)劃和設(shè)置組織結(jié)構(gòu),使之符合大數(shù)據(jù)云會(huì)計(jì)時(shí)代的要求。在動(dòng)態(tài)化的云會(huì)計(jì)服務(wù)模式下,軟件版本的升級(jí)和更新維護(hù)變得更加不可見,對(duì)于信息化技術(shù)水平薄弱的企業(yè),應(yīng)高度重視云會(huì)計(jì)產(chǎn)品服務(wù)的選擇,避免企業(yè)購買的云會(huì)計(jì)產(chǎn)品無法適應(yīng)內(nèi)部控制環(huán)境的情況。在合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上,按照不相容職務(wù)相互分離的原則,企業(yè)還需進(jìn)行合理的權(quán)責(zé)分配,制定合理完整的云會(huì)計(jì)環(huán)境下的授權(quán)審批制度。為了適應(yīng)云會(huì)計(jì)環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算和管理的需要,企業(yè)可引進(jìn)先進(jìn)的云會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)人才,同時(shí)對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的信息化技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn),逐步掌握云會(huì)計(jì)運(yùn)行模式和關(guān)鍵技術(shù),及時(shí)發(fā)現(xiàn)云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的紕漏和風(fēng)險(xiǎn),并第一時(shí)間反饋給云會(huì)計(jì)產(chǎn)品供應(yīng)商,以避免風(fēng)險(xiǎn),減少損失。
首先,加強(qiáng)云會(huì)計(jì)信息安全技術(shù)的開發(fā)。由于云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息存放在互聯(lián)網(wǎng)上,而并非企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)器上,這就使得企業(yè)失去了會(huì)計(jì)信息的物理控制,因此,加強(qiáng)云會(huì)計(jì)信息安全技術(shù)的開發(fā)就顯得尤為重要。企業(yè)應(yīng)對(duì)訪問云會(huì)計(jì)平臺(tái)的操作員進(jìn)行身份認(rèn)證,保證登錄云會(huì)計(jì)平臺(tái)的用戶安全性,解決會(huì)計(jì)信息在云端的有效隔離技術(shù),確保不同企業(yè)用戶的會(huì)計(jì)信息在云端的物理隔離,為企業(yè)提供虛擬化的物理隔離會(huì)計(jì)信息化環(huán)境。
其次,提高云會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的可信度。阻礙云會(huì)計(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素就是云會(huì)計(jì)下的會(huì)計(jì)信息安全問題建設(shè),云會(huì)計(jì)服務(wù)的供應(yīng)商和用戶應(yīng)共同努力解決這一難題,云會(huì)計(jì)服務(wù)的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)做好會(huì)計(jì)信息的備份工作,在信息系統(tǒng)正常的自動(dòng)備份計(jì)劃之余,增加會(huì)計(jì)信息的異地備份,以防止系統(tǒng)出現(xiàn)異常時(shí),及時(shí)恢復(fù)備份數(shù)據(jù),保證會(huì)計(jì)信息的安全性和準(zhǔn)確性,為用戶會(huì)計(jì)信息的安全提供保障;此外,提供云會(huì)計(jì)服務(wù)的供應(yīng)商也應(yīng)加大資金的投入,對(duì)云會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)和保障信息系統(tǒng)安全性的關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行深入研究,借鑒國外知名云會(huì)計(jì)公司的成熟技術(shù)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步研發(fā)可信度較高的云會(huì)計(jì)平臺(tái),盡可能消除用戶對(duì)信息系統(tǒng)安全問題的擔(dān)憂。為了確保云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的安全,云會(huì)計(jì)服務(wù)的使用者即企業(yè)用戶也應(yīng)當(dāng)建立和健全企業(yè)的內(nèi)部控制安全管理機(jī)制,通過設(shè)置云會(huì)計(jì)用戶認(rèn)證口令、嚴(yán)格授權(quán)審批制度和對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理等技術(shù)手段保證云會(huì)計(jì)信息的安全性,用戶認(rèn)證口令和會(huì)計(jì)信息密鑰都必須由企業(yè)進(jìn)行嚴(yán)格管理。
云會(huì)計(jì)環(huán)境下新增控制點(diǎn)成為云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重點(diǎn)。云會(huì)計(jì)環(huán)境下企業(yè)的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)中心都被置于云端,這些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)其他云會(huì)計(jì)用戶的可見性直接關(guān)系到企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性,云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商嚴(yán)禁在企業(yè)未允許的情況下隨意使用企業(yè)的數(shù)據(jù)資源,必須要征得云會(huì)計(jì)用戶的許可。企業(yè)自身也需加強(qiáng)數(shù)據(jù)的加密控制,財(cái)務(wù)人員不得隨意將密鑰透露給云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商。在進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析時(shí),企業(yè)可適當(dāng)將非敏感數(shù)據(jù)授權(quán)給云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商,這就對(duì)供應(yīng)商的可信性提出了新的要求,企業(yè)可建立供應(yīng)商可信性風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)機(jī)制,定期對(duì)供應(yīng)商的可信性進(jìn)行評(píng)估,減少云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商隨意透露企業(yè)信息的可能性。
云會(huì)計(jì)是近年來會(huì)計(jì)領(lǐng)域出現(xiàn)的新興事物,目前在我國剛剛起步,其相對(duì)應(yīng)的一系列法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范尚不完善,2014年10月31日在北京召開的第五屆中國信息安全法律大會(huì)上,由中國云計(jì)算安全政策與法律工作組編寫的《2014中國云計(jì)算安全政策與法律藍(lán)皮書》在大會(huì)同步發(fā)布,該藍(lán)皮書為企業(yè)采用云會(huì)計(jì)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化提供了法律模式,幫助企業(yè)正確認(rèn)識(shí)了我國缺乏云會(huì)計(jì)信息安全法律法規(guī)的事實(shí)。因此相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)一步完善云會(huì)計(jì)法律法規(guī),盡快將云會(huì)計(jì)信息的安全管理制度和法規(guī)納入到《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,完善云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的安全建設(shè)規(guī)范。在完善法律法規(guī)體系的同時(shí)還應(yīng)建立云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),建立合理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),篩選出技術(shù)水平先進(jìn)、可信度高的云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商,為云會(huì)計(jì)的競爭市場創(chuàng)造良好的環(huán)境,成立云會(huì)計(jì)信息安全的第三方監(jiān)管機(jī)構(gòu),定期對(duì)云會(huì)計(jì)服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改,對(duì)于不合格的供應(yīng)商取消其云會(huì)計(jì)服務(wù)資質(zhì),確保云會(huì)計(jì)信息的安全。
云會(huì)計(jì)的出現(xiàn),為企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化提供了保障,節(jié)約了企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的投入成本,企業(yè)可通過其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和計(jì)算能力實(shí)時(shí)獲取財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù),為企業(yè)管理者或相關(guān)利益團(tuán)體和機(jī)構(gòu)及時(shí)提供財(cái)務(wù)預(yù)測和決策信息,從而提高工作效率。但是,企業(yè)用戶對(duì)云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息安全問題的擔(dān)憂,加之會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制管理機(jī)制的缺失,成為云會(huì)計(jì)發(fā)展的關(guān)鍵難題,本文從云會(huì)計(jì)的概念出發(fā),分析了云會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的影響,并提出建立與云會(huì)計(jì)相適應(yīng)的控制環(huán)境、加強(qiáng)云會(huì)計(jì)信息安全的監(jiān)管、重點(diǎn)關(guān)注云會(huì)計(jì)環(huán)境下新增控制點(diǎn)和完善云會(huì)計(jì)下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制法律法規(guī)四個(gè)解決措施。我們堅(jiān)信,隨著大數(shù)據(jù)云會(huì)計(jì)的逐步深入發(fā)展和云會(huì)計(jì)信息安全政策法規(guī)的確立,云會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)將迎刃而解。