淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 白楊

淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 白楊

做好人事檔案的管理工作不僅有助于個(gè)人自身的發(fā)展，還對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起著重要的影響。隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的逐步深入，在人事檔案管理方面的問(wèn)題越來(lái)越突出。本文通過(guò)對(duì)我國(guó)在認(rèn)識(shí)檔案管理的方面現(xiàn)存的問(wèn)題進(jìn)行了詳盡的分析比較，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了有針對(duì)性的改進(jìn)對(duì)策，對(duì)從事人事檔案管理的工作人員具有一定的指導(dǎo)意義。

事業(yè)單位；人事檔案；問(wèn)題與對(duì)策

人事檔案中記錄著一個(gè)人成長(zhǎng)的主要經(jīng)歷、政治面貌、思想品德等個(gè)人的具體情況，在個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作中起著參考、依據(jù)的作用，在個(gè)人升學(xué)、升職、職稱(chēng)評(píng)定、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等過(guò)程都要用到人事檔案。人事檔案管理也是對(duì)人事檔案中的各類(lèi)資料進(jìn)行有序地收集、整理以及保管等各項(xiàng)工作，為每個(gè)人提供一份完整真實(shí)具有參考價(jià)值的個(gè)人檔案資料。事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行的好壞與否，不僅對(duì)個(gè)人自身的發(fā)展具有重要的影響，還對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的影響。我國(guó)事業(yè)單位目前檔案管理的總體情況并不樂(lè)觀(guān)，在其發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）不重視人事檔案的管理工作。人事檔案的管理是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，管理工作不會(huì)取得太大的成績(jī)，讓領(lǐng)導(dǎo)充分重視，是最容易被人忽略的工作。某些領(lǐng)導(dǎo)干部想當(dāng)然地認(rèn)為，人事檔案的管理工作就是對(duì)人事檔案進(jìn)行分離保管的工作，只要對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４婢涂梢詫⒐ぷ髯龊?。在管理過(guò)程中，只要不發(fā)生丟失、損壞、遺漏等情況即可，能提供檔案查詢(xún)、調(diào)走等服務(wù)即可。正是由于對(duì)檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，某些事業(yè)單位的檔案管理工作就是敷衍應(yīng)付，長(zhǎng)期處于管理不足的狀態(tài)，嚴(yán)重的影響了事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展。

（二）人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。人事檔案的管理是一項(xiàng)十分繁瑣、專(zhuān)業(yè)性高、連續(xù)性強(qiáng)的工作，這就需要檔案管理人員自身具有較高的素質(zhì)，以適應(yīng)管理工作中的各項(xiàng)要求，更好地進(jìn)行檔案管理工作，促進(jìn)其健康發(fā)展。由于事業(yè)單位進(jìn)行了較大程度的改革，縮減了大量的編制，檔案管理部門(mén)更是大受沖擊，削減了大部分的專(zhuān)業(yè)管理人才，檔案管理工作則由其他人員兼任，某些單位則雇傭了臨時(shí)人員來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作。這些人員對(duì)于檔案管理工作并不熟悉也不專(zhuān)業(yè)，在進(jìn)行檔案的管理過(guò)程中會(huì)造成很多的問(wèn)題，嚴(yán)重妨礙了檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（三）人事檔案管理信息化程度較低?，F(xiàn)在我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理仍以紙質(zhì)材料為主，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒芾恚m然很多事業(yè)單位已經(jīng)按照要求安裝了各類(lèi)人事檔案管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際工作中的使用狀況卻不盡人意。人事檔案管理系統(tǒng)在平時(shí)只是用來(lái)收集、整理、查閱員工的個(gè)人基本信息，對(duì)其在工作生活中的各類(lèi)資料并沒(méi)有進(jìn)行收集整理，嚴(yán)重缺失重要的數(shù)據(jù)資料，造成了人事檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，大部分管理工作仍舊是依靠手工操作，這樣不僅不利于人事檔案的長(zhǎng)期保存，還對(duì)其工作效率造成了嚴(yán)重的影響。

二、人事檔案管理對(duì)策

（一）重視人事檔案管理工作。在事業(yè)單位中對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行充分的學(xué)習(xí)，從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，重視單位的人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)投入，做好檔案管理這個(gè)基礎(chǔ)性的工作，才能為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供強(qiáng)有力的保障。單位員工也要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)端正的態(tài)度，充分了解學(xué)習(xí)檔案管理工作的重要性，樹(shù)立一個(gè)正確的檔案管理態(tài)度。

（二）進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，從而提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平。隨著我國(guó)事業(yè)單位改革的不斷深化，人事檔案的管理人員也需要具備相應(yīng)的素質(zhì)、水平、專(zhuān)業(yè)技能等，將人事檔案的管理工作做到完美，為事業(yè)單位的改革起到促進(jìn)的作用。人事檔案管理部門(mén)要根據(jù)本單位檔案管理工作的需要，設(shè)置適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)課程，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的形式可以多種多樣，例如，邀請(qǐng)著名的檔案管理專(zhuān)家進(jìn)行檔案管理講座、組織檔案管理知識(shí)競(jìng)賽、檔案管理“一帶一路”活動(dòng)等。

（三）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案管理單位要加強(qiáng)檔案的信息化轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)化，以便于檔案的儲(chǔ)存和查詢(xún)工作。檔案的信息化管理要從日常的資料收集整理做起，逐步將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴模瑫r(shí)各個(gè)部門(mén)也要配合檔案管理部門(mén)的信息化轉(zhuǎn)換工作，共同完成事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求非常高的基礎(chǔ)性管理工作，想做好檔案管理工作，要從各個(gè)方面加以改進(jìn)，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)的人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。本文針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的各類(lèi)問(wèn)題，提出了有針對(duì)性的整改措施，對(duì)于從事檔案管理的工作人員具有一定的啟示，進(jìn)而做好自身的檔案管理工作，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的健康發(fā)展。

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