淺談醫(yī)院圖書(shū)館如何做好電子檔案管理工作

文/濱州醫(yī)學(xué)院煙臺(tái)附屬醫(yī)院 葛玉梅 韓尚男

淺談醫(yī)院圖書(shū)館如何做好電子檔案管理工作

文/濱州醫(yī)學(xué)院煙臺(tái)附屬醫(yī)院 葛玉梅 韓尚男

醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)院日常工作和未來(lái)發(fā)展的方方面面，是一項(xiàng)十分重要的工作。在檔案管理電子化、數(shù)字化發(fā)展的大趨勢(shì)下，針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，如何提升醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理具有重大而現(xiàn)實(shí)的意義。

醫(yī)院圖書(shū)館；電子檔案；檔案管理

醫(yī)院電子檔案中包含了醫(yī)院工作中的很多重要內(nèi)容，是對(duì)醫(yī)院整體內(nèi)容的存儲(chǔ)，通過(guò)這些檔案數(shù)據(jù)既可以看到醫(yī)院的發(fā)展，也能夠分析出相關(guān)醫(yī)學(xué)技術(shù)的變革，而且通過(guò)深度加工這些數(shù)據(jù)資料，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層提供一些決策支持信息。因此，醫(yī)院電子檔案管理是十分重要的工作。然而，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理中還存在許多問(wèn)題，需要進(jìn)一步提升醫(yī)院電子檔案管理水平。

一、醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理的意義

一般的醫(yī)院檔案管理包括：醫(yī)院從成立到現(xiàn)如今的發(fā)展歷史記錄、基礎(chǔ)建設(shè)信息存檔、醫(yī)院內(nèi)部人士信息等?？梢员O(jiān)控和分析出醫(yī)院的發(fā)展歷史，醫(yī)院的工作效率改變等，而且非常方便相關(guān)人員查看檔案資料信息。比如設(shè)備檔案信息，相關(guān)人員可以非常快速了解設(shè)備的型號(hào)、性能等，及時(shí)對(duì)一些老舊或者損壞的設(shè)備給予更新?lián)Q代，保障整個(gè)醫(yī)院能夠快速、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，對(duì)醫(yī)院建立全方位的檔案管理是非常重要的。與此同時(shí)，電子檔案管理能夠提升檔案管理的效率和水平。在傳統(tǒng)檔案的管理過(guò)程中，工作人員主要依靠手工操作整理資料，不僅在收集與整理方面需要花費(fèi)大量的時(shí)間，難以保證文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)不能利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行資料的整理和分析。通過(guò)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的整理錄入工作，通過(guò)方便快捷的檢索功能，達(dá)到文書(shū)檔案檢索效率的提升。

二、醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏電子檔案管理意識(shí)。雖然信息化時(shí)代已經(jīng)發(fā)展了很長(zhǎng)一段時(shí)間，但是在醫(yī)院中，電子檔案和檔案數(shù)字化水平整體仍然不高，導(dǎo)致這一問(wèn)題的主要原因是一些工作人員在日常的工作中并不注意相關(guān)資料的收集，提升數(shù)字化管理水平，因此很多信息無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄在案，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的正確性和價(jià)值，同時(shí)不能及時(shí)進(jìn)行電子化整理，導(dǎo)致工作積壓。這也會(huì)使得后期對(duì)醫(yī)院整個(gè)內(nèi)部狀況無(wú)法做出及時(shí)的評(píng)估和調(diào)整，不利于管理決策層根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行正確的判斷。

（二）電子檔案管理制度不健全。許多醫(yī)院在實(shí)際工作中不注重電子檔案管理制度的合理性，更不用說(shuō)有效的監(jiān)督管理機(jī)制來(lái)約束和健全電子檔案管理制度。在相關(guān)檔案的格式、內(nèi)容等方面缺乏統(tǒng)一的要求，整體工作狀態(tài)比較隨意。甚至在有些地方，對(duì)檔案資料依然采用傳統(tǒng)的手工記錄的方式。這種方式不僅非常不利于快速查找，而且浪費(fèi)資源，如不能及時(shí)快速地進(jìn)行檔案電子化、數(shù)字化，將嚴(yán)重制約醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理效率。另外，針對(duì)檔案的收集工作缺乏科學(xué)的過(guò)程，檔案管理水平亟待提高。

（三）專(zhuān)業(yè)電子檔案管理人員不足。目前，除了一些非常大型的醫(yī)院之外，很多醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，一般由醫(yī)院科室內(nèi)部的員工兼任。但所謂“術(shù)有專(zhuān)攻”，因此這些科室的工作人員本身并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，尤其是在電子檔案推行的趨勢(shì)下，不能及時(shí)采納先進(jìn)的技術(shù)。所以實(shí)際建立、獲取的檔案資料十分不規(guī)范，非常不利于后期資料的查找，而且也不具備相應(yīng)的參考價(jià)值，失去了檔案本身所具有的獨(dú)特意義。

三、提升醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理水平

（一）制定相應(yīng)的電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)是重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

（二）加大檔案管理的投入。電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理硬件及軟件方而的投入，配置各方而性能好的計(jì)算機(jī)、軟件、刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

（三）強(qiáng)化醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案隊(duì)伍管理，提升相關(guān)管理人員素質(zhì)水平。醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜龐大的工程，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)是重大嚴(yán)峻的考驗(yàn)。作為醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理人員，直接接觸到醫(yī)院各類(lèi)檔案資源及內(nèi)部成員的重要資料，必須具備正直誠(chéng)信的思想品格，樹(shù)立牢固的檔案管理意識(shí)，擁有扎實(shí)的崗位專(zhuān)業(yè)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)。這就要求醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理人員積極參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，提升自身技術(shù)水平，加強(qiáng)同行業(yè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)交流，不斷充實(shí)自己，學(xué)習(xí)新的信息化管理技術(shù)，有效提升檔案管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展的歷史、日常工作、人員資料、設(shè)備資料的未來(lái)規(guī)劃等多方面內(nèi)容，對(duì)于一所醫(yī)院的建設(shè)具有直接影響。針對(duì)于我國(guó)醫(yī)院圖書(shū)館電子檔案管理存在的認(rèn)識(shí)、人員、制度等方面的問(wèn)題，本文提出了三項(xiàng)建議供借鑒。

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