醫(yī)院科研檔案的管理和應(yīng)用探討

文/壽光市中醫(yī)醫(yī)院 王鈞

醫(yī)院科研檔案的管理和應(yīng)用探討

文/壽光市中醫(yī)醫(yī)院 王鈞

醫(yī)院科研檔案具有十分重要的學術(shù)參考價值。目前存在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，正規(guī)化、信息化程度低，利用率低等問題。通過建立高效的科研檔案管理部門，完善檔案管理制度，適時與醫(yī)院病案管理相結(jié)合等措施，將會促進醫(yī)院科研檔案管理及利用水平的整體提升。

醫(yī)院；科研檔案；管理；應(yīng)用

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研活動的歷史記錄，記錄著醫(yī)院歷年完成的科研成果、新技術(shù)成就，具有十分重要的學術(shù)參考價值。而科研檔案的管理往往是醫(yī)院檔案管理中最薄弱的環(huán)節(jié)，因此加強和規(guī)范醫(yī)院的科研檔案管理顯得十分迫切和有必要，充分發(fā)揮醫(yī)院科研檔案的作用，對于推動醫(yī)院的科研和學術(shù)活動具有十分重要的意義。

一、醫(yī)院科研檔案管理目前存在的問題

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案的作用認識不足，重視程度不夠，配備的檔案管理人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致科研檔案管理水平不高。大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)較為重視科研和學術(shù)活動給醫(yī)院帶來的影響，對于當時醫(yī)院開展的科研和學術(shù)活動往往比較重視和支持。但對于醫(yī)院科研和學術(shù)的積累并不重視甚至是忽視，科研檔案的管理得不到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，多數(shù)醫(yī)院沒有專門的科研檔案管理部門，科研活動結(jié)束后科研資料保存在個人手中，時間長了散落、流失現(xiàn)象嚴重，即使有的醫(yī)院有科研檔案管理部門，也是由醫(yī)務(wù)科或辦公室人員兼任，這部分人員沒有經(jīng)過專門檔案管理培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識、實踐技能參差不齊，且大多兼任其他工作，沒有過多精力投入到檔案管理中去。同時，由于人員流動性比較大，思想觀念落后，很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院對科研檔案管理的要求。

（二）缺乏完善的檔案管理制度，科研檔案的管理呈現(xiàn)碎片化、分散化狀態(tài)，規(guī)范化、正規(guī)化、信息化程度較低。大多數(shù)醫(yī)院并沒有建立起完整的科研檔案管理制度，科研檔案的整理、歸檔、參閱沒有形成一套規(guī)范的流程，隨意性較大，工作環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)也不到位，嚴重影響了科研檔案的管理效果。由于科研檔案歸檔工作宣傳不到位，員工主動把自己手中的科研成果歸檔的很少，更由于部分員工對科研檔案集中管理的認識誤區(qū)，認為自己的科研成果在集中歸檔后可能被他人剽竊，因此不愿將自己的科研成果交醫(yī)院保管。由于沒有建立專門的科研檔案管理部門，科研檔案有的在科室存放，有的自己保管，有的在辦公室或醫(yī)務(wù)處（科）存放，檔案管理呈現(xiàn)分散化、碎片化的狀態(tài)，規(guī)范化、正規(guī)化程度較低，信息化更是無從談起。隨著醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的流動及退休，許多科研成果沒有及時歸檔乃至流失，嚴重影響了醫(yī)院科研檔案的質(zhì)量及使用效果。

（三）醫(yī)院科研檔案的利用率比較低，沒有充分發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院科研工作中的價值。醫(yī)院進行科研檔案管理工作的主要目的是更好地利用科研檔案資料，為醫(yī)院的科研工作服務(wù)。科研檔案的價值在于應(yīng)用。由于科研檔案的收集、整理、歸檔不到位，管理分散，員工對科研檔案管理存在一定的認識誤區(qū)，導(dǎo)致科研檔案的利用率較低，科研檔案在推動醫(yī)院整體科研水平的作用沒有得到充分發(fā)揮。

二、改進和加強醫(yī)院科研檔案的有效措施

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認識科研檔案在推動醫(yī)院整體科研水平中的作用，建立高效的科研檔案管理部門，安排經(jīng)過專門培訓(xùn)的素質(zhì)較高的人員到科研檔案管理部門工作。要提高醫(yī)院科研檔案整體管理水平，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，醫(yī)院才會為科研檔案管理部門配備素質(zhì)較高的專業(yè)人員及現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，將醫(yī)院的科研檔案管理提高到較高的水平。

（二）建立完善的科研檔案管理制度，做好科研檔案的收集、整理、歸檔工作。醫(yī)院科研檔案管理要取得良好的效果，完善的管理制度必不可少?？蒲袡n案管理部門應(yīng)分析研究檔案管理中存在的問題，建立起完善的科研檔案管理制度，并努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由宣傳部門配合，大力宣傳科研檔案在醫(yī)院發(fā)展中起的重要作用，提高全體人員的科研檔案歸檔意識，能夠積極主動地配合好科研檔案的歸檔工作，對已完成的科研項目應(yīng)歸檔盡歸檔，努力提高科研項目的歸檔率?？蒲谐晒馁M了科研人員大量的心血，因此部分科研人員不愿意自己的科研成果成為單位的公共資源，為鼓勵科研人員將自己的科研成果納入醫(yī)院科研檔案中來，醫(yī)院可考慮建立適當?shù)募顧C制，針對不同級別的科研成果能在規(guī)定的時間內(nèi)進行歸檔，可給予成果貢獻人員一定的物質(zhì)及榮譽獎勵，以提高科研人員的科研成果歸檔積極性。醫(yī)院科研檔案管理部門要嚴格執(zhí)行檔案管理制度，采取措施保證歸檔的科研成果的完整性、準確性?？蒲袡n案管理人員要拓寬工作思路，有效挖掘醫(yī)療和科研成果檔案、專利項目檔案，拓展服務(wù)范圍，適時掌握醫(yī)院科研工作的動態(tài)，積極主動地開展工作，特別是做好醫(yī)院各學科帶頭人等重點人群的工作，讓他們在科研檔案歸檔工作中起模范帶頭作用?？蒲袡n案管理人員還應(yīng)根據(jù)制度要求和科研項目的實際特點對科研檔案進行及時的補充和完善，保證科研檔案信息的完整性，詳細記錄有關(guān)信息，保證重要信息不被遺漏。并根據(jù)科研檔案特點按照時間、類別進行分類管理，方便日后使用。

（三）科研檔案管理與醫(yī)院病案管理有機結(jié)合，提高科研檔案的利用率。任何檔案管理的最終目的都是為了更好地利用檔案，沒有利用價值的檔案毫無意義?？蒲袡n案的最大價值在于滿足醫(yī)院的科研需要。如何科學、有效地利用科研檔案，最大限度地的發(fā)揮科研檔案的效果是擺在科研檔案管理部門面前最大的課題，要想更好地利用科研檔案，首先應(yīng)做好科研檔案信息的收集、整理、歸檔工作，并利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進行規(guī)范的分類、歸納和查找，提高科研檔案管理的效率和質(zhì)量。醫(yī)院的科研成果絕大多數(shù)是醫(yī)療科技成果，是醫(yī)務(wù)人員對醫(yī)療活動規(guī)律的總結(jié)和歸納，大多數(shù)來源于實際病例，科研成果與醫(yī)院住院病案關(guān)系密切，因此，建議醫(yī)院科研檔案管理部門與病案管理部門有機整合成一個部門，實行統(tǒng)一管理，更有利于科研檔案的開發(fā)利用。此外，對醫(yī)院內(nèi)部人員查閱科研檔案不僅要放寬門檻，提供查閱的便利，還要積極鼓勵職工利用科研檔案開展科研活動，只有這樣，科研檔案的管理和利用才能形成一個良好的循環(huán)。

總之，科研活動是醫(yī)院最重要的日常工作之一，科研水平的高低在很大程度上代表了一個醫(yī)院的發(fā)展水平，建立并利用好醫(yī)院的科研檔案是提高醫(yī)院科研水平最重要的基礎(chǔ)工作之一，完善的科研檔案管理制度，積極高效的科研檔案利用效率，將會極大地促進醫(yī)院整體科研工作的深入和發(fā)展。

[1]宮娟.醫(yī)院科研檔案管理的關(guān)鍵點及措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(12):92-93.

[2]王鳳芝.關(guān)于構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的研究[J].決策與信息(旬刊),2015(23):193.

[3]付紅.醫(yī)院科研檔案管理的關(guān)鍵點及措施探討[J].決策與信息(旬刊),2015(17):102.

[4]趙巖.醫(yī)院檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新[J].醫(yī)學信息,2015(10):14-15.