基建檔案管理在體育場館建設中的重要作用淺析

文/貴州省六盤水市體育局 熊亦婷

基建檔案管理在體育場館建設中的重要作用淺析

文/貴州省六盤水市體育局 熊亦婷

盡管國家在體育場館項目建設中不斷規(guī)范相關法律法規(guī)，但基礎設施文件管理仍存在一些問題，需要不斷優(yōu)化和完善?；n案是體育場館項目工程建設的重要組成部分，在基礎設施建設方面起著重要的作用，所以體育場館項目建設中必須加強檔案管理建設。

基建檔案；管理；意義；問題；方法

一、基建檔案管理在體育場館項目建設中的重要意義

（一）檔案是體育場館項目工程管理中重要的歷史依據(jù)。

體育場館工程建設項目的完成交付,如果有任何非人為因素的問題,都可以通過基建檔案的文件進行分析,發(fā)現(xiàn)問題的原因和部位,責任的歸屬方,便于及時的維護、修理和責任追究任,進行補償,以避免不必要的糾紛。

（二）工程檔案在體育場館項目建設上具有一定的增值效益。在施工過程中，有效地利用施工文件可以大大縮短施工工期，提高施工安全，間接或直接地具有一定的增值效果。文件存儲在工地上的線管,接觸鏈接和各種設備如承載力的重要信息和數(shù)據(jù),在后續(xù)體育場館項目的維護起著重要的作用,此外,建筑施工檔案在擴張,重建項目,為維修工作提供了重要參考。

（三）基建檔案對未來體育場館項目工程的發(fā)展具有良好的參考價值。完整而有序的施工檔案可為今后類似工程施工提供參考。在類似的項目建設中，員工可以通過相關的基建檔案文件，了解體育場館項目建設的可行性，項目設計，如投資基金，對歷史資料的充分研究和分析，更好地借鑒以往的記錄，提高體育場館項目的進度。

二、我國基建檔案管理存在的問題

施工文件在工程項目中是最真實的記錄和反映，也是施工單位發(fā)展的重要基礎和依據(jù)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國各單位基礎設施建設也不斷增多，基建檔案的管理變得復雜而且難度也越來越大。

（一）基建檔案管理重視程度不夠。在工程建設中，只注重施工進度而不是工程數(shù)據(jù)；施工檔案管理比較混亂，管理人員臨時轉(zhuǎn)移都會造成。因此，構(gòu)建文件的信息也是空的。一些項目負責人不重視基礎設施文件的收集和分類工作，然后扔掉；在基礎設施建設過程中，歸檔數(shù)據(jù)不被收集和整理，導致記錄的遺漏。

（二）基建檔案管理意識不強，對檔案保護工作重視不夠。基建檔案管理部門無法自愿提交基礎設施文檔。盡管檔案保管員對檔案有專業(yè)的知識，但他們?nèi)狈こ探ㄔO的知識，對基礎設施建設的過程也不熟悉，工作人員和施工部人員雖然有豐富的施工經(jīng)驗和專業(yè)知識，但是缺乏基礎設施的日常積累和保存的文件，以及必要的關注，雙方缺乏必要的溝通和交流，造成建設檔案歸檔工作不能正常進行。

（三）基建檔案管理網(wǎng)絡尚待完善。有些承包商從其他部門調(diào)幾個人匆忙建立檔案管理部門，但沒有設立專業(yè)機構(gòu)，沒有指定工作場所，也沒有保證檔案和安全的質(zhì)量；檔案管理現(xiàn)代化水平的建設與時代同步，落后的信息技術(shù)不能滿足建筑工程工程建設的基本要求，不僅影響檔案管理的工作效率，單位的經(jīng)濟效益也打很大的折扣。

三、改善基建檔案管理在體育場館項目作用的方法

（一）基建檔案管理部門的服務意識要加強?；窘ㄔO檔案利用率很低，出現(xiàn)這樣問題的主要原因在于基本建設檔案管理服務意識淡薄，檔案管理基礎工作薄弱，直接制約著建設檔案的查詢和利用?；n案的管理和利用，既是檔案管理的職責，也是檔案管理的中心內(nèi)容。然而，基建檔案管理的實際情況，基建檔案利用率就相對較低，對于這一問題的原因，主要原因在于檔案管理人員缺乏服務意識建設，所以要加大宣傳館藏內(nèi)容。在推進基建檔案工作過程中，檔案管理人員要強化服務意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，繼續(xù)發(fā)揮基建檔案館的作用，提高檔案管理水平。

（二）建立完善的基建檔案管理網(wǎng)絡。根據(jù)要求，建設工程項目管理的特點和建設檔案館，建設部門應建立相應的檔案機構(gòu)，配備專職人員，明確各自的管理職責，建立檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。深化功能，用制度管人，把基建檔案作為工程方面的重要工作，基建檔案工作以制度規(guī)定的形式，鼓勵和支持檔案管理人員的建設項目自開始就積極參與，加強建設人員和檔案人員交流溝通。根據(jù)實際情況和建設單位的具體要求，制定基建檔案管理實施細則，規(guī)定應明確主要基建檔案歸檔，歸檔要求和基礎設施傳輸和文件整理、保存、借閱等。這樣可以在基本建設檔案管理過程中為相關人員提供標準，增加檔案的基礎設施運行安排，保證建設檔案收集工作的完備、規(guī)范、及時歸檔、整理。

（三）基建檔案是體育場館建設活動中形成的第一手資料?；n案包含著關體育場館建筑工程項目在建設、改造等過程中的技術(shù)狀態(tài)?；n案管理的側(cè)重點就是及時收集和整理體育場館建筑工程項目在建設過程中，以及后期工程建設完成后存在的各種文件、簽訂的合同等。因為體育場館建設項目工程量大、建設時間長等特點，所以基建檔案資料具有載體多、數(shù)量大、價值高等特點。

四、結(jié)束語

基建檔案利用工作是基建檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好基建檔案的開發(fā)和利用是基建檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，只有全力做基建檔案管理工作，才能為體育場館建設科學有序地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務，隨著改革的新要求，基建檔案緊密聯(lián)系改革和技術(shù)的發(fā)展，檔案工作者應做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自己的價值，為社會的和諧發(fā)展和經(jīng)濟建設提供檔案服務。

[1]方育.充分發(fā)揮基建檔案的作用[N].中國檔案報,2016.

[2]王小德.基建檔案管理的研究[J].浙江檔案，2015(06).

[3]李小雨.關于基建檔案管理的研究[N].廣東科技報,2010.