論新時(shí)期城建檔案館的館藏建設(shè)

文/湖北省宜昌市城市建設(shè)檔案館 韓凌

論新時(shí)期城建檔案館的館藏建設(shè)

文/湖北省宜昌市城市建設(shè)檔案館 韓凌

館藏建設(shè)是一個(gè)檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心。城建檔案工作亦隨著城市建設(shè)步伐的加快呈現(xiàn)出強(qiáng)勁發(fā)展勢(shì)頭，如何加強(qiáng)館藏建設(shè)，合理利用館藏，成為今后城建檔案工作的重點(diǎn)。

城建檔案工作；館藏；數(shù)字化

在城市建設(shè)高速發(fā)展的背景下，城建檔案工作呈現(xiàn)出強(qiáng)勁發(fā)展勢(shì)頭，城建檔案工作已成為檔案事業(yè)重要的組成部分。我們都知道，一個(gè)城建檔案館的價(jià)值首先在于其館藏的價(jià)值，離開了城建檔案，城建檔案館存在的意義以及城建檔案工作都無(wú)從談起。因此，館藏建設(shè)實(shí)際上是一個(gè)城建檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心。但是，在城建檔案工作迅猛發(fā)展的背后，城建檔案館藏建設(shè)方面出現(xiàn)了諸多不利因素，需要引起我們足夠的重視。

一、當(dāng)前城建檔案館藏建設(shè)中存在的問題

（一）對(duì)檔案工作及檔案信息資源的重要性認(rèn)識(shí)不足。由于受傳統(tǒng)觀念束縛，人們?cè)谙喈?dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里，對(duì)檔案工作的重視程度不夠，檔案工作者往往被認(rèn)為是可有可無(wú)的群體，檔案館的檔案信息資源開發(fā)工作僅局限于檔案館內(nèi)的編研人員，所以檔案開發(fā)利用工作經(jīng)常處于一種尷尬的境地，這在很大程度上影響了檔案人員的工作積極性。

（二）對(duì)館藏檔案的現(xiàn)實(shí)作用缺乏客觀認(rèn)識(shí)，缺乏面對(duì)現(xiàn)實(shí)，敢于創(chuàng)新的觀念。大多數(shù)檔案館館藏不夠，品種單一，存在重量輕質(zhì)、重藏輕用等問題。因?yàn)橹攸c(diǎn)工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長(zhǎng)此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結(jié)構(gòu)日益不合理，其結(jié)果是城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率迅速下降。

（三）政府重視程度不夠，資金投入不足。在硬件和軟件方面不能滿足檔案開發(fā)利用的需要，各單位各部門往往只重視經(jīng)濟(jì)建設(shè)，輕視文化建設(shè)，對(duì)檔案館室的投入不夠，有的館早就建立了機(jī)構(gòu)、配備了人員、落實(shí)了經(jīng)費(fèi)，但工作只停留在發(fā)發(fā)文、開開會(huì)、搞搞接待參觀、搞搞業(yè)務(wù)檢查，對(duì)收集檔案、豐富館藏沒有實(shí)質(zhì)動(dòng)作，導(dǎo)致檔案館虛擬化、空心化，城市建設(shè)得很快，城建檔案管理卻乏力。

二、抓好三個(gè)結(jié)合，促進(jìn)館藏建設(shè)發(fā)展

（一）將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，加強(qiáng)城建檔案歸集。在新形勢(shì)下，城建檔案工作者必須努力克服城建檔案收集難的畏難思想，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力改善自身形象，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性與靈活性，把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來(lái)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段，檔案收集是目標(biāo)，是結(jié)果。

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，堅(jiān)持項(xiàng)目追蹤，勤跑工地，收集信息，了解情況，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動(dòng)參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動(dòng)和工程的竣工驗(yàn)收，把工作做到現(xiàn)場(chǎng)，超前控制，把問題解決在檔案進(jìn)館之前，確保檔案收集完整、全面。

在檔案接收方面，我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān)，建立建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報(bào)送移交制。建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后一定要進(jìn)行工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案合格后，一定要對(duì)工程檔案進(jìn)行移交，驗(yàn)收并移交后，再發(fā)放認(rèn)可文件，才能進(jìn)行備案許可，工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序，使檔案歸集不再虛弱，做到了應(yīng)收盡收，將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展了歸檔渠道。

城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的方方面面。一般來(lái)說，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對(duì)較小，歸集率較高；而非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多，數(shù)量大，收集矛盾多，難度大。這就要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等各種手段，突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。

1.城市地下管線檔案。主動(dòng)與有關(guān)部門溝通，采取有力措施，加強(qiáng)地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動(dòng)態(tài)管理。2.開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國(guó)家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則，依法加強(qiáng)對(duì)開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期接收城建檔案。

（二）將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合，提高城建檔案法律意識(shí)。城建檔案管理是一個(gè)跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設(shè)系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案，工作情況復(fù)雜，接收難度大。應(yīng)該充分運(yùn)用法律法規(guī)賦予的權(quán)力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé)，主動(dòng)開展工作。

1.加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，提高檔案法律意識(shí)。多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，使之深入人心。通過大力開展城建檔案管理員培訓(xùn)，向建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能。2.建立目標(biāo)管理考核機(jī)制。通過建設(shè)行政和檔案行政部門對(duì)基層單位的年度目標(biāo)管理進(jìn)行考核，將檔案接收和館藏建設(shè)列為量化指標(biāo)，強(qiáng)化行政管理和工作責(zé)任意識(shí)。3.充分利用法律法規(guī)，依法治檔。嚴(yán)格按城建檔案管理法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)法制建設(shè)，開展執(zhí)法檢查，對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行的建設(shè)單位，在工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的，及時(shí)提出口頭或書面整改意見，仍拒不移交構(gòu)成違法事實(shí)的，上報(bào)建設(shè)行政主管部門立案，依法予以處罰。

（三）將“庫(kù)房管理”與“檔案利用”相結(jié)合，突出城建檔案利用價(jià)值。檔案整理入庫(kù)上架不是檔案工作的目的，在做好檔案庫(kù)房管理，確保檔案安全的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步突出檔案利用工作，充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的作用。

1．充分搞好檔案日常查閱利用。加強(qiáng)檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析，即對(duì)某一時(shí)期檔案利用側(cè)重點(diǎn)做出判斷，區(qū)分出哪類檔案利用率高，哪類檔案利用率低。對(duì)利用頻率高的檔案要及時(shí)開發(fā)檔案信息資源，不斷完善各種檢索工具，為用戶提供查閱捷徑。2．積極打造新的服務(wù)平臺(tái)，提高社會(huì)城建檔案利用率?，F(xiàn)階段我們要把服務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向?qū)π畔①Y源的開發(fā)利用上來(lái)，打造一個(gè)切實(shí)可行的新的服務(wù)平臺(tái)，方便社會(huì)查找、利用城建檔案。同時(shí)深化檔案信息資源加工手段，將城建檔案管理部門從文獻(xiàn)資料的收藏、提供者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)、開發(fā)和提供者。只有社會(huì)利用城建檔案方便、快捷了，社會(huì)各界才更愿意利用城建檔案更好地為城市建設(shè)服務(wù)，從而讓社會(huì)效益最大化。3.充分發(fā)掘檔案潛在利用價(jià)值。利用檔案信息進(jìn)行編研，開展電視專題片制作，承辦展覽、畫冊(cè)，建立愛國(guó)主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價(jià)值，提升城建檔案館藏建設(shè)水平的好思路、好辦法。

總之，館藏建設(shè)問題是檔案工作的一個(gè)核心問題，對(duì)城建檔案工作來(lái)說，城市建設(shè)發(fā)展越快，對(duì)城建檔案館藏建設(shè)的要求就越高，也越緊迫。只要我們認(rèn)識(shí)到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設(shè)一定能克服困難，持續(xù)取得進(jìn)步，取得創(chuàng)新和突破。