服務(wù)意識下高校檔案管理工作思考

文/江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李靜

服務(wù)意識下高校檔案管理工作思考

文/江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李靜

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國逐漸進(jìn)入信息化社會，人們對信息的需求不斷加大。而對于高校檔案管理來說，是體系構(gòu)建及其自身穩(wěn)定發(fā)展的重要內(nèi)容，但當(dāng)前高校檔案管理工作存在較多的問題，其中最突出的問題就是缺少服務(wù)研究、服務(wù)方式、服務(wù)管理以及服務(wù)意識等，這會在一定程度上阻礙高校檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。本文對高校檔案管理以及在服務(wù)意識下加強(qiáng)檔案管理的有效措施兩個方面進(jìn)行分析和研究，這對高校檔案管理工作的順利開展提供了參考依據(jù)。

高校；檔案管理工作；服務(wù)意識；存在問題；有效措施

目前在我國的檔案事業(yè)中，檔案管理工作是其中的基本內(nèi)容之一，管理的對象主要是檔案信息、檔案實體等，同時還需要為需要了解相關(guān)檔案內(nèi)容的團(tuán)體或個人提供相應(yīng)的服務(wù)，以便其能夠找出有效信息。這樣一來，在高校檔案管理的工作中，必須提高對服務(wù)意識的充分認(rèn)識，在促進(jìn)檔案整理和收集工作進(jìn)一步強(qiáng)化的同時，還需要轉(zhuǎn)變和改進(jìn)服務(wù)觀念，服務(wù)設(shè)施需要進(jìn)一步完善，這也就表示服務(wù)質(zhì)量會有所提高。針對當(dāng)前我國高校檔案管理的實際情況，其問題主要體現(xiàn)在服務(wù)意識、服務(wù)管理、服務(wù)方式以及相關(guān)研究工作方面，導(dǎo)致整體的管理服務(wù)效果還比較差。因此，針對這種情況，必須提高對高校檔案管理服務(wù)的重視，無論是從領(lǐng)導(dǎo)者來說，還是管理人員自身以及服務(wù)需求者來說，都需要形成服務(wù)意識，管理人員在實際工作中需要將各項服務(wù)意識落到實處，保證檔案管理工作能夠更好地開展。

一、高校檔案管理概述

在高校的檔案管理中包括高校管理信息、建設(shè)信息以及學(xué)生檔案管理等多個方面，管理的類型和容量都比較復(fù)雜、多樣，并隨著不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，提高了對高校檔案管理的要求，管理的思維和模式都需要根據(jù)時代的發(fā)展做出適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)和完善，有效發(fā)揮出檔案的積極作用，加強(qiáng)高校的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（一）高校檔案管理的特點(diǎn)。高校檔案管理的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是科學(xué)化。如果在高校檔案管理中缺少統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，也沒有規(guī)范的工作制度的話，管理的科學(xué)性是難以得到保障的。相較于文書處理部門來說，高校檔案管理涉及到的數(shù)量和內(nèi)容更多，如果在管理中沒有進(jìn)行科學(xué)分類的話，檔案的利用效率就會比較低，管理目標(biāo)難以實現(xiàn)。二是專業(yè)化。高校檔案管理的專業(yè)化特征是由其自身屬性決定的，高校作為培養(yǎng)各種專業(yè)人才的主要平臺，在人才培養(yǎng)計劃中的作用是不可替代的，因此教學(xué)管理工作的重要性是需要著重突出的，能夠更加準(zhǔn)確把握高校專業(yè)設(shè)置、教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)科建設(shè)，提高其針對性。三是規(guī)范化。在檔案管理的工作中，其保障是相關(guān)的規(guī)章制度，確保日常工作能夠順利實施。因此各高校需要促進(jìn)檔案管理制度體系的進(jìn)一步完善，并在管理過程中嚴(yán)格落實。四是現(xiàn)代化。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在各個領(lǐng)域中都逐漸開始廣泛應(yīng)用各項現(xiàn)代化的管理手段，這在檔案管理發(fā)展中發(fā)揮了積極的促進(jìn)作用。在具體管理的過程中，高校需要根據(jù)自身的實際情況，加強(qiáng)對檔案管理工作特點(diǎn)的把握，促進(jìn)其良性發(fā)展。

（二）當(dāng)前高校檔案管理在服務(wù)方面存在的問題。1.缺乏服務(wù)意識。目前我國高校的方案管理工作主要集中在“自找自查”的模式當(dāng)中，即教師或?qū)W生需要了解檔案信息的話，需要自行在檔案室中進(jìn)行查找，這樣不僅僅浪費(fèi)教師或?qū)W生的時間和精力，同時檔案管理工作人員的崗位責(zé)任和工作價值也不能得到體現(xiàn)。導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的原因主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是對于高校的檔案管理人員來說，各方面的意識都還缺乏，如服務(wù)意識等，這樣在實際工作的過程中也就不能主動為需求者提供服務(wù)。二是沒有明確認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)要求，在提供服務(wù)的時候不知道該怎么做。三是教師或?qū)W生在使用的過程中沒有針對當(dāng)前的現(xiàn)象提出建議或意見，導(dǎo)致管理工作人員安于現(xiàn)狀，不求改進(jìn)和優(yōu)化。2.服務(wù)管理不太到位。服務(wù)管理指的是管理人員為服務(wù)需求者提供了服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率管理，而在高校檔案管理中，由于管理者沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致在服務(wù)管理方面還存在著較為明顯的問題，難以提供到位的服務(wù)。首先，高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)方式的管理還缺少一定的針對性，導(dǎo)致目的性不強(qiáng)。其次，很多高校的檔案管理流于形式，只有在上級檢查的時候做一下“應(yīng)付”工作。最后，在實際工作的過程中，沒有嚴(yán)格落實各項規(guī)章制度，也沒有進(jìn)行正確的服務(wù)管理指導(dǎo)。這樣一來，必定會造成服務(wù)管理不到位的問題，降低服務(wù)質(zhì)量。3.服務(wù)方式單一。在當(dāng)前高校檔案管理中，其方式主要是人工服務(wù)，部分工作使用計算機(jī)進(jìn)行信息查詢。但是就大多數(shù)高校來說，服務(wù)方式還是較為單一，并且以人工為主。對于高校中的檔案信息來說，無論是數(shù)量還是種類都比較多，而人工的能力是有限的，很難為服務(wù)需求者提供針對性的服務(wù)。即使有些高校已經(jīng)使用計算機(jī)設(shè)備，但是輸出量也較為有限，一般只能進(jìn)行簡單的內(nèi)容檢索、目錄制定、信息錄入與編輯服務(wù)，對被服務(wù)者的幫助也受到一定限制。4.沒有全面展開服務(wù)研究工作。導(dǎo)致高校檔案管理工作的服務(wù)效率和質(zhì)量難以有效提升的原因主要就是由于沒有具體落實相關(guān)服務(wù)研究工作導(dǎo)致的，高校領(lǐng)導(dǎo)還沒有認(rèn)識到檔案管理服務(wù)工作的重要性，有些檔案管理工作人員由于自身的綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致在工作的過程中不會主動為需求者提供服務(wù)。在高校檔案管理服務(wù)研究工作中，需要服務(wù)提供者和需求者共同努力，進(jìn)一步完善服務(wù)方式和服務(wù)理念，提升其服務(wù)意識，并加強(qiáng)對先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用，為服務(wù)需求者提供更加細(xì)致、全面的服務(wù)。

二、在服務(wù)意識下加強(qiáng)高校檔案管理工作的措施

（一）提高管理工作人員的綜合素質(zhì)。如果想提高高校檔案管理工作的效率，最關(guān)鍵的是進(jìn)一步提高管理工作人員的綜合素質(zhì)，充分認(rèn)識到自身工作在檔案管理中的重要性和作用，才會更加積極、主動地為服務(wù)需求者提供服務(wù)。同時，逐步改進(jìn)和優(yōu)化自身的工作方式，提高管理效率和質(zhì)量，為需求者提供高質(zhì)量的服務(wù)，將自身的崗位責(zé)任和工作價值更好地展現(xiàn)出來。

（二）促進(jìn)高校檔案管理工作制度的進(jìn)一步完善。高校檔案管理工作制度會涉及到多方面的內(nèi)容，并且在實際管理的過程中，根據(jù)不同的情況來實行差異化的制度模式，保證檔案管理工作的順序性和層次性，全面提升其服務(wù)質(zhì)量。同時還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管力度，規(guī)范管理人員的工作行為，將原先忽視的內(nèi)容加強(qiáng)重視，通過有效的管理來促進(jìn)高校檔案管理工作效率的提升。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式和服務(wù)思路。如果想更好地提高高校檔案管理質(zhì)量和效率，為需求者提供更好的服務(wù)，還需要逐步創(chuàng)新和完善原先的服務(wù)方式與思路。首先，需要促進(jìn)工作人員對檔案管理服務(wù)工作理解的進(jìn)一步強(qiáng)化，并加強(qiáng)對較為先進(jìn)、成熟的服務(wù)形式的借鑒和參考，保證高校檔案管理工作更加合理、科學(xué)。其次，需要在服務(wù)理念下，加強(qiáng)改進(jìn)檔案管理工作，全面完善檔案管理人員的服務(wù)思路。最后，需要創(chuàng)新服務(wù)方式，豐富服務(wù)方式，注重對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，同時還可以提供宣傳教育、檔案資料共享等服務(wù)，吸引更多的人使用，提高檔案的利用效率。

（四）加強(qiáng)與其他高校之間的合作與交流。目前對于我國經(jīng)濟(jì)水平較高的城市，以及國外發(fā)達(dá)國家來說，在檔案管理工作中都已經(jīng)逐漸建立較為成熟的體系，在日常工作中也鼓勵教師和學(xué)生積極參與到檔案收集和查閱的工作當(dāng)中來，這樣不僅能夠增加檔案信息的數(shù)量，同時也會有更多的人主動參與到資源共享、信息輸入、指引查閱、分類排列、檔案管理的工作當(dāng)中來。因此，為了全面提升高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，必須加強(qiáng)各高校之間的合作與交流，通過相互合作來取長補(bǔ)短，創(chuàng)新服務(wù)形式，促進(jìn)高校檔案管理工作能夠順利、正常地開展。

（五）增加成本投入。在高校檔案管理中，硬件設(shè)施的齊全是所有工作順利開展的重要保障，如果缺少完善的服務(wù)設(shè)施的話，高校檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升都只是紙上談兵，基本上難以實現(xiàn)。因此各高校如果想提高自身檔案管理工作效率和質(zhì)量的話，還需要加大資金投入，積極地引進(jìn)和購買各項設(shè)備，配備良好的硬件設(shè)施。比如在建設(shè)檔案庫房的時候，可以加強(qiáng)對計算機(jī)設(shè)備等設(shè)備的應(yīng)用，這樣硬性條件就能夠滿足管理需求，進(jìn)而才能夠更好地應(yīng)用理論化的服務(wù)思路，提高服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)語

總的來說，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對信息的需求不斷加大，高校中的檔案信息是所有科研、教學(xué)工作順利開展的基礎(chǔ)和前提，因此必須加強(qiáng)對檔案資料的利用，這就需要在管理的工作中加強(qiáng)服務(wù)意識。在服務(wù)意識下，如果想提高高校檔案管理工作效率和質(zhì)量的話，首先需要提高管理工作人員的責(zé)任意識和工作意識，確保管理人員能夠主動、積極地為需求者提供服務(wù)。其次，需要促進(jìn)高校檔案管理工作制度的進(jìn)一步完善，這是后續(xù)所有管理服務(wù)工作順利開展的重要保障。再次，需要創(chuàng)新服務(wù)方式和服務(wù)思路，引導(dǎo)各項服務(wù)工作更好地開展。最后，加強(qiáng)與其他兄弟學(xué)校之間的合作與交流，共同學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步。另外還需要注意的是，需要加大資金投入，提高硬件水平，這為高校檔案管理服務(wù)工作的順利開展提供技術(shù)支撐。

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