檔案在信息化背景下的服務(wù)策略轉(zhuǎn)變分析

文/廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院 連伊娜

檔案在信息化背景下的服務(wù)策略轉(zhuǎn)變分析

文/廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院 連伊娜

當(dāng)前，信息技術(shù)的普及成為科技發(fā)展的必然趨勢。而對于檔案管理工作而言，需要順應(yīng)當(dāng)下時代背景，通過改變服務(wù)方式以及工作方式，以最大程度提升工作效率。此外，檔案管理工作方式的改變也要求更多高校根據(jù)自身特點進(jìn)行分析，同時選擇科學(xué)的管理方式，從而保證管理的高效化、科學(xué)化。

檔案管理；信息化背景；服務(wù)策略

近年來，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入高速階段，這直接影響到企業(yè)的發(fā)展方向，而注重管理的質(zhì)量，是當(dāng)下企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變的一個趨勢。特別是針對財務(wù)、信息等方面的管理。而檔案管理是信息管理的一種重要的途徑，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然能夠保證管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，但是在檔案調(diào)取方面往往存在較大的難度，因而探尋檔案信息化管理以及服務(wù)方向是十分重要的。筆者將通過本文，就檔案在信息化背景下的服務(wù)策略轉(zhuǎn)變方面入手，進(jìn)行具體的分析和研究。

一、當(dāng)前檔案管理信息化改革的趨勢

（一）信息的多樣化。對于多數(shù)檔案而言，往往包含多個類別，而且也關(guān)系到企業(yè)或者學(xué)校內(nèi)部的關(guān)鍵信息，所以整體表現(xiàn)出復(fù)雜性，且信息內(nèi)容多元化的趨勢，對于企業(yè)而言，檔案管理的方向不但需要分析當(dāng)下企業(yè)改革的方向，同時需要注重針對一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)以及材料的科學(xué)嚴(yán)格管控。

（二）內(nèi)容的隱秘性。對于很多檔案信息而言，往往涉及到企業(yè)內(nèi)部的信息、員工信息或者其他關(guān)鍵性的信息，而這些信息也與企業(yè)將來的進(jìn)步與改革息息相關(guān)，所以對于檔案內(nèi)容表現(xiàn)而言，更體現(xiàn)出明顯的隱蔽性，即很多檔案內(nèi)容都是十分重要的，所以需要進(jìn)行加密和屏蔽，以免關(guān)鍵信息泄露，導(dǎo)致企業(yè)蒙受不必要的損失。

（三）信息的實時性。由于信息化時代背景的影響，多數(shù)企業(yè)檔案管理的信息是通過相關(guān)市場調(diào)查或者分析取得的實時信息，所以信息本身具備時效性，而且信息也會隨著時間的推移發(fā)生價值的變化，即如價值的累積與發(fā)掘，所以對于檔案管理信息化改革而言，應(yīng)當(dāng)更加重視信息的實時性，同時強(qiáng)化檔案的信息管理。

二、當(dāng)下檔案管理信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變存在的問題

（一）缺乏管理關(guān)注度。對于多數(shù)檔案管理者而言，主要的問題體現(xiàn)在對于檔案資料的關(guān)注度不足，特別是無法了解管理流程的價值，而且檔案管理過程中為了避免出現(xiàn)問題，一昧妥協(xié)，從而導(dǎo)致管理工作無法達(dá)到具體的效果，而且對于信息化檔案數(shù)據(jù)管理缺乏精細(xì)化，這也導(dǎo)致很多企業(yè)與原先檔案管理服務(wù)效果不佳的問題，無法發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

（二）缺少明確的標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案信息化管理而言，往往需要相應(yīng)的管理規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)。特別是在當(dāng)前時代背景下，檔案信息化管理往往需要依賴于專業(yè)的管理軟件才能實現(xiàn)，但是軟件最終需要相應(yīng)的硬件設(shè)備進(jìn)行支持，而不同的企業(yè)或者學(xué)校，硬件設(shè)備也存在相應(yīng)的差異性，所以需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果檔案管理設(shè)備之間存在兼容、通用等方面的差異性，很難保證檔案信息資源的共享與傳輸，也很難保證檔案信息的一致性與科學(xué)性。此外，還有一些企業(yè)或者高校在檔案日常維護(hù)管理過程中，往往只是調(diào)整檔案的目錄信息，這也導(dǎo)致調(diào)用檔案過程中檔案目錄與內(nèi)容不一致，只能逐字逐句查詢方能找到需要的信息，這也是檔案信息化管理存在的弊端。

（三）未能普及信息化。數(shù)字信息化已經(jīng)是檔案管理的主流方向，特別是對于高校地區(qū)而言，檔案信息化、無紙化管理已經(jīng)逐步普及，而且在一些企業(yè)或者高校內(nèi)部，也已將電腦作為檔案信息化的重要工具，但是管理單純是調(diào)用了電腦的計算與儲存功能，對于電腦的分析、修改以及網(wǎng)絡(luò)共享功能往往缺少關(guān)注，這也是因為多數(shù)檔案信息改革者在管理過程中未能重視檔案專用管理軟件的研發(fā)，導(dǎo)致當(dāng)下檔案管理融入的數(shù)字信息化技術(shù)僅僅是一種表面現(xiàn)象，技術(shù)普及還需要較長的周期。

三、信息化背景下檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變策略

（一）強(qiáng)化檔案信息化管理的宣傳。要保證企業(yè)或者高校內(nèi)部檔案管理的效果，則需要優(yōu)先在其內(nèi)部加大對檔案管理信息化改革的宣傳，而且需要根據(jù)時代特征開展。如通過宣傳講座、檔案信息化管理培訓(xùn)等多種方式讓管理人員在提升自身工作水平的同時，強(qiáng)化對于檔案信息化管理的關(guān)注，從而保證檔案信息化管理宣傳深入人心。同時對于企業(yè)和高校自身，也需要落實推進(jìn)檔案信息化管理改革的措施，如投入更多的資金引入更多檔案管理專業(yè)設(shè)備、軟件等，為檔案信息化管理改革奠定一定基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化技術(shù)改革、創(chuàng)新及引入。要保證檔案信息化管理能夠落到實處，則應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化當(dāng)代檔案信息管理技術(shù)的改革、引入及創(chuàng)新，特別是針對性引入一些滿足時代背景技術(shù)，為檔案管理工作效果以及效率提升奠定基礎(chǔ)。而且回顧以往檔案管理方法，主要是以紙張作為檔案記錄憑據(jù)，通過手寫登記等方式進(jìn)行管理，無論在管理效果以及管理速度方面都無法滿足當(dāng)代多數(shù)企業(yè)的發(fā)展特點，而且隨著數(shù)據(jù)量的增大，檔案管理往往缺少廣闊的覆蓋面。而當(dāng)下管理改革則可以從引入大數(shù)據(jù)分析管理入手，即管理過程獲取龐大的數(shù)據(jù)流，從而組建一個巨大的數(shù)據(jù)庫，而分析挖掘數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)，方能獲取有用的管理信息。此外，要保證檔案管理與傳輸?shù)男Ч?，則可以利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺作為媒介，實現(xiàn)檔案信息的傳輸與共享，同時能夠?qū)τ跈n案本身有誤信息進(jìn)行及時糾正，能夠保證管理的科學(xué)性與有效性。

（三）構(gòu)建科學(xué)的管理體系與標(biāo)準(zhǔn)。就目前大部分院?；蛘咂髽I(yè)而言，要保證檔案管理的信息化改革從而最大程度體現(xiàn)其服務(wù)職能，則需要對傳統(tǒng)的檔案管理體系以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行界定，而通過明確的規(guī)則與管理方式，則可以保證管理流程的合理性，而且需要對于一些關(guān)鍵性檔案進(jìn)行加密管理，從而避免因為檔案管理疏漏或者電腦中毒問題，而導(dǎo)致檔案信息的泄露。此外，管理過程中還應(yīng)當(dāng)明確管理流程以及標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作能夠按照規(guī)定進(jìn)行，從而最大程度保證檔案管理的科學(xué)性與高效性。

（四）強(qiáng)化多元化檔案管理服務(wù)。對于檔案管理工作而言，往往是屬于院?；蛘咂髽I(yè)本身的行政管理工作范疇，而且檔案本身包含的對象并不是單一的，因而對于院?；蛘咂髽I(yè)的檔案信息化管理工作而言，則需要優(yōu)先強(qiáng)化多元化的理念，而具體的管理方向可以包含以下幾點：1.促進(jìn)高校加快自身科研技術(shù)，從而為管理改革帶來重要的意義。2.對于高校和企業(yè)而言，電子檔案本身也是內(nèi)部各類評估流程的關(guān)鍵參考，而且根據(jù)相關(guān)的檔案信息或者數(shù)據(jù)開展評估，則有利于企業(yè)或者高校轉(zhuǎn)變自身需求。3.保證信息的價值，對于多數(shù)檔案信息而言，往往具有時效價值，而通過信息化手段，則可以實時更新檔案信息，從而保證信息的實時性，同時可以及時更新檔案信息，保證信息價值不會因為時間的流逝而降低，甚至失去，而且通過信息化途徑獲取的信息比較廣闊，對于檔案信息的完整化展示也將帶來關(guān)鍵性的作用。

四、結(jié)語

總體來說，信息化發(fā)展與改革是當(dāng)下時代發(fā)展的主要特點，也是目前很多行業(yè)與工作改革的關(guān)鍵方向與依據(jù)，而對于檔案管理工作而言，提升管理的效果以及效率不僅僅是時代對于工作新的要求，更是社會發(fā)展的必然需求。而要保證檔案信息化管理服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變，則應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理的信息化改革速度，不僅僅需要通過管理技術(shù)引入，管理方法轉(zhuǎn)變?nèi)胧?，還需要強(qiáng)化相關(guān)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任感，從而保證檔案管理信息化改革成為企業(yè)或者高校關(guān)注的焦點。

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