企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策

文/北京樂多港發(fā)展有限公司 李超

企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策

文/北京樂多港發(fā)展有限公司 李超

檔案收集是檔案工作的起點，但是“收集難”是一直困擾很多企業(yè)檔案工作人員的難題。企業(yè)檔案收集難，既有企業(yè)內部管理的缺陷，也有檔案收集方式本身滯后等因素。通過分析企業(yè)檔案收集工作難以開展的原因和探究如何從檔案收集工作的基礎做起，輔以考核，并采用新收集方式等改善檔案收集難的現(xiàn)狀，是值得每個企業(yè)檔案工作者深入探討的課題。

檔案收集；問題；對策

檔案收集作為檔案工作的起點，起著至關重要的作用，然而收集難卻成為企業(yè)檔案工作開展的阻礙。究其原因，往往是歸結于檔案宣傳力度不夠，企業(yè)職能部門、業(yè)務部門對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集等業(yè)務知識了解不多，檔案收集意識不夠強。然而作為新時期的現(xiàn)代化企業(yè)，隨著國家各項檔案制度的逐步健全和對檔案工作的大力宣傳，檔案工作已逐漸被部分領導和員工認可和重視，檔案意識有了很大的提高。本文筆者將通過對現(xiàn)階段企業(yè)檔案收集工作中存在的問題和對策的闡述，希望對企業(yè)檔案收集難的現(xiàn)狀有所改善。

一、企業(yè)檔案收集難的主要原因

（一）企業(yè)內部各部門對需要移交的檔案心中無數(shù)。多數(shù)企業(yè)會在各部門設置兼職檔案員，兼職檔案員主要負責收集和移交本部門的檔案給企業(yè)的檔案管理部門。然而這些兼職檔案員，一般都有各自的業(yè)務工作，他們對自己的工作比較認真，卻往往對檔案工作精力投入不足，所以對于本部門產生的文件資料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里沒底，每到檔案管理部門收集檔案的時候，不是覺得沒有可以移交的，就是攤開一桌子文件讓檔案人員自己挑。兼職檔案員的設置猶如擺設，能夠擺上一桌子文件的都已經算是不錯的了，自然也就談不上能順利移交檔案了。

（二）企業(yè)檔案管理部門對于檔案收集的附加要求使檔案形成部門不易接受。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和檔案信息化的實行，企業(yè)對檔案的要求也越來越高，檔案管理部門對檔案收集的要求也越來越多，很多企業(yè)開始使用檔案管理軟件對檔案進行信息化管理，不僅提高了檔案的利用效率，還減少了對檔案原件的損害。這就要求檔案需要逐頁高質量掃描，并上傳于檔案軟件中，這種工作無疑給那些每日工作繁重的業(yè)務部門增加了很大負擔。再有，有的企業(yè)要求檔案移交要按照一定要求對檔案進行初步整理，合格后方可接收，這就讓有些部門以種種借口拖延移交，有檔案也不愿意移交，反正檔案部門也不了解業(yè)務部門具體的檔案情況，不移交，少移交，檔案管理部門也根本不會追究。

（三）企業(yè)內部缺少強有力的制度保障和執(zhí)法。雖然每個企業(yè)內部都會制定相應的檔案管理制度，制度中會明確規(guī)定每個部門都應按時將檔案上交檔案室集中保管，不得拒交。但是，即使不按時向檔案室移交檔案，或是部門私自留存了檔案，檔案部門也只能是追討，但是業(yè)務部門照舊不交，即使搬出制度，業(yè)務部門依舊可以各種理由推托，最后也是不了了之。即使得到領導支持，領導過問后，業(yè)務部門也會以“業(yè)務還在辦理中，手里的檔案還要用”為由不移交檔案，領導也會以業(yè)務為重，檔案移交就此擱下。對于拒交檔案的部門和個人，檔案部門也不敢據(jù)理上門討要，處罰自然就更談不上了。所以缺少強有力的制度保障和執(zhí)法，難以保障檔案的收集。

（四）某些部門貪圖自己利用方便使檔案收集遭遇障礙。企業(yè)內部檔案難以收集不得不說還有個原因，就是某些部門重視自身業(yè)務，認為盈利是企業(yè)的最終目標，一切皆為企業(yè)盈利為主，一些業(yè)務方面的檔案已被這些部門作為自己部門的無形資產。他們?yōu)榉奖阕约豪帽阋愿鞣N理由拒絕將這部分檔案移交給檔案管理部門，而這些檔案往往是一些關系企業(yè)利益的重要檔案。雖然這些部門十分重視這部分檔案，一般會將這部分檔案指定專人保管或是部門領導親自保管，但是對于整個企業(yè)來講，想要利用，卻往往找不到這些檔案的去處。更嚴重的后果是機構變動或是人事變動造成這些重要的檔案被當作廢紙丟棄，還有的則被帶出企業(yè)，造成泄密，給企業(yè)釀成嚴重的經濟損失。某些部門為貪圖自己利用方便，將檔案據(jù)為己有，也成為檔案收集的嚴重障礙。

（五）收集方式過于傳統(tǒng)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案收集方式一般是檔案管理部門制定歸檔計劃，下達收集通知后坐等各部門將檔案送上門或是到了時間到各部門去收。但是這種收集方式，不能及時得到各部門的響應，在最后期限草草交上幾件文件應付差事也是常有發(fā)生。即使檔案部門上門去收，往往得到的答復是業(yè)務工作繁忙，沒時間整理，檔案移交則是一拖再拖。傳統(tǒng)的檔案收集方式不但不能及時收集齊全檔案，而且檔案的質量也難以保障。

二、解決企業(yè)檔案收集難的對策

（一）明確檔案的具體收集范圍是檔案收集工作的第一步，也是作為企業(yè)檔案管理部門最基礎性工作。過去企業(yè)檔案歸檔范圍的制定缺少參考依據(jù)，往往都是根據(jù)實際工作中產生的檔案和行業(yè)慣例來確定收集范圍，這樣的確定方式全憑檔案管理人員的業(yè)務素質和責任心，每個企業(yè)制定的范圍參差不齊。隨著國家對企業(yè)檔案工作的重視和宣傳力度的加大，2012年國家檔案局發(fā)布的10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的頒布及一些檔案行業(yè)標準的施行，企業(yè)檔案管理人員應參照相關法規(guī)并向各業(yè)務部門征集意見，根據(jù)本企業(yè)的實際工作制定出較為完善的歸檔范圍。

（二）現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理方式同樣應該與企業(yè)績效考核有機結合。績效考核是利用科學的方法對企業(yè)的業(yè)務部門和管理部門的任務和業(yè)績進行考評，以達到激勵員工工作的目的，這種績效方式已被廣大的企業(yè)所應用。檔案的收集也應列入績效考核范圍，對于檔案管理部門年初既定的收集目標和標準，在相關部門的兼職檔案人員的績效考核中設置相應權重，檔案管理部門參與考核的評價，對兼職檔案員移交檔案的效果進行評價，做到賞罰分明。如果能夠讓檔案工作在相關部門領導的績效考核中也占有相應的權重，那么經常被抱怨的檔案工作不被重視的現(xiàn)象或許能夠得到改善。

（三）檔案的收集與企業(yè)管理信息化的聯(lián)動是檔案收集工作的新方式。在檔案快速信息化的今天，隨著檔案管理軟件和企業(yè)OA系統(tǒng)的廣泛應用，很多企業(yè)通過使用OA軟件與檔案管理軟件聯(lián)動，線上收集檔案，這大大提升了收集資料的完整性以及及時性，但仍存在不少問題。首先，企業(yè)在設置OA線上收集檔案時，往往重視企業(yè)內部的紅頭文件和合同，而企業(yè)日常管理中的一些重要會議記錄、工作計劃、總結、簡報等具有原始憑證性的材料卻容易被忽略或是不被重視，繼而導致文件檔案收集不齊全、不完整，這些文件材料恰恰是在以后的查考編研等工作中有著關鍵的不可替代的作用。要想實現(xiàn)檔案線上收集的齊全、完整，要將檔案管理系統(tǒng)需要收集的信息范圍和內容確定下來，以便在信息收集的范圍之內定時接收各個部門產生的相關信息。

（四）檔案員由各部門熟悉業(yè)務的人員擔任，也是保障檔案收集工作質量的重要一環(huán)。檔案管理人員由專業(yè)的檔案人員擔任，檔案工作的專業(yè)性是具備了，但是他們并不熟悉企業(yè)各部門的具體業(yè)務，對檔案的收集只能停留在檔案收集的理論層面上，缺乏務實性。隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務的變化，業(yè)務量的增加，檔案收集工作必然會滯后于企業(yè)的發(fā)展。而企業(yè)各部門的專業(yè)人員，憑著對自身業(yè)務的熟悉和敏感，再加上檔案專業(yè)人員的指導，檔案收集工作就能夠與企業(yè)的實際緊密聯(lián)系，檔案收集的質量才能夠有保障。

（五）檔案工作的宣傳應從服務性入手。檔案收集離不開大眾對檔案工作的了解與重視，檔案工作的宣傳不應只停留在宣傳檔案的重要性，更要宣傳檔案的服務性，讓檔案不再是“舊時王謝堂前燕”，而是要“飛入尋常百姓家”。檔案工作人員更要放下身段，主動為檔案利用者提高服務的質量，從檔案的利用下手，更加方便于檔案的利用者，才能夠讓檔案的收集不再令人排斥。

隨著檔案工作在企業(yè)管理工作中越來越重要，企業(yè)對檔案的要求也越來越高，檔案的種類也從單一的紙質檔案向多種載體化延伸。新形勢下，檔案的收集不可避免的要主動放下身段，從整體的宏觀統(tǒng)籌，逐漸向微觀、細節(jié)處拓展。檔案工作者應履行服務于企業(yè)各部門職能，在檔案收集工作中，融入以人為本、協(xié)調發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念，為檔案工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。如何使檔案的收集工作能夠及時、齊全、完整，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案服務于企業(yè)、鑒證企業(yè)歷史的作用，是每個檔案工作者應該不斷追尋與探索的課題。