做好煉化企業(yè)自備電廠辦公室文秘工作的思考

文/中石油克拉瑪依石化有限責(zé)任公司熱電廠 趙曉勇

做好煉化企業(yè)自備電廠辦公室文秘工作的思考

文/中石油克拉瑪依石化有限責(zé)任公司熱電廠 趙曉勇

熱電廠是中石油克拉瑪依石化有限責(zé)任公司的直屬二級單位, 隨著公司的不斷發(fā)展，熱電廠也在不斷改建、擴建中快速發(fā)展，因此，對辦公室工作要求也越來越高，在煉化企業(yè)自備電廠安全生產(chǎn)經(jīng)營管理中，辦公室發(fā)揮著樞紐作用，本文主要對新時期如何做好企業(yè)辦公室文秘工作進(jìn)行分析。

辦公室；文秘工作；思考

一、辦公室文秘工作的重要性

煉化企業(yè)自備電廠在公司黨委領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，熱電廠黨委認(rèn)真貫徹落實公司各項工作部署，團結(jié)帶領(lǐng)全體員工，以業(yè)績指標(biāo)為中心，以營造和諧為目標(biāo)，克服困難，精細(xì)管理。以上工作中，均離不開辦公室文秘的上傳下達(dá)，例如每周安排全廠會議，每天領(lǐng)導(dǎo)在開會前，需要文秘人員進(jìn)行會前準(zhǔn)備、會議記錄、會中服務(wù)、會后整理，領(lǐng)導(dǎo)在審批文件前，需要文秘人員進(jìn)行文件簽收、傳閱、登記、呈批、擬辦等一系列處理工作，文秘工作人員的效率對領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)展有很大影響。辦公室文秘工作不僅是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，還是領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)的延伸，例如當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，需要辦公室文秘人員起草文件，并下發(fā)到各個單位；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差回來后，文秘人員要將領(lǐng)導(dǎo)帶回來的材料整理好，每天的日常工作還包括接收各科室發(fā)來的電子郵件等，因此，做好煉化企業(yè)自備電廠辦公室文秘工作有十分重要的意義。

二、做好辦公室文秘工作的幾點思考

文秘簡單地說是企業(yè)里掌管文檔、安排事務(wù)的機構(gòu)或者幫助部門負(fù)責(zé)人處理日常工作編輯發(fā)布信息等，辦公室文秘工作不僅僅有這些簡單工作，還起著承上啟下的作用，不管是對外交流還是對內(nèi)協(xié)調(diào)、信息傳達(dá)都離不開辦公室文秘工作。

（一）加強學(xué)習(xí)，不斷提高文秘人員素質(zhì)。辦公室事務(wù)過于繁雜，辦公室人員少，工作量大。作為文秘工作者，是領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素養(yǎng)。

一要不斷提高自己的政治素質(zhì)。辦公室工作是一個政治性、全局性、政策性很強的工作，工作人員任何時候都必須把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學(xué)會從政治的角度，辨證地分析問題和解決問題。

二要全面提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。主要是加強文秘人員教育培訓(xùn)工作。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對來說培訓(xùn)機會較少，文秘人員知識更新慢，現(xiàn)有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，要加強文秘人員的培訓(xùn)工作，使文秘人員成為復(fù)合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高文秘的寫作水平作為增強能力的重點，不斷使文秘人員的綜合素質(zhì)得到提高。

（二）建章立制，確保公文規(guī)范化作用充分發(fā)揮。公文是一個單位的臉面，公文主要作用是總結(jié)工作、布置工作，傳達(dá)會議精神和領(lǐng)導(dǎo)指示要求，公文水平的高低影響到一個單位的形象，也影響到信息傳遞的有效性，文秘工作的核心是文字工作，主要通過公文體現(xiàn)，因此，做好辦公室文秘工作，確保公文的規(guī)范化，對于做好上情下達(dá)有著至關(guān)重要的意義。

要確保一個單位良好運行，要充分發(fā)揮公文的作用，就必須加強理論知識的學(xué)習(xí)，建立一套夠用、管用的規(guī)章制度，加強對上級文件、領(lǐng)導(dǎo)講話的學(xué)習(xí)，與上級要求保持步調(diào)一致。同時要鍛煉過硬的寫作能力、較強的理解能力，實現(xiàn)文件辦理規(guī)范、順暢、安全，這樣才能在工作管理中做到得心應(yīng)手 。

（三）細(xì)節(jié)管理，做好文秘服務(wù)工作。細(xì)節(jié)決定成敗，文秘工作的核心是文字、文件和服務(wù)。文字工作要求精益求精，不能出現(xiàn)語法錯誤等低級錯誤，不能出現(xiàn)政策上的錯誤，更不能出現(xiàn)思想上的錯誤，每一句話都要精雕細(xì)琢，才能以文傳意。要做到細(xì)致規(guī)范，從細(xì)小的事情抓起，要牢固樹立精細(xì)服務(wù)的理念，注重服務(wù)細(xì)節(jié)，突出服務(wù)效率，將難事辦妥、急事辦穩(wěn)、雜事理清、繁事化簡，把各項工作做到細(xì)致又細(xì)、精益求精。

（四）做好督察督辦，確保各項要求及時落實。辦公室是一個生產(chǎn)和經(jīng)營活動落實的參謀部和服務(wù)部，上為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，下為企業(yè)員工服務(wù)，中間為企業(yè)各部門和車間服務(wù)，一個企業(yè)辦公室文秘工作服務(wù)水平直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動水平。因此，辦公室文秘工作人員要充分發(fā)揮文秘工作的作用，積極為企業(yè)服務(wù)，當(dāng)好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。 要及時將領(lǐng)導(dǎo)的要求高度提煉后，體現(xiàn)在各類文字材料中，同時積極跟蹤督辦落實，確保上級要求和領(lǐng)導(dǎo)指示精神迅速得到落實。

三、學(xué)會總結(jié)，確保各項工作和諧高效

煉化企業(yè)自備電廠辦公室文秘人員工作比較繁忙，工作關(guān)系錯綜復(fù)雜，因此，辦公室文秘人員要不斷改進(jìn)自己的工作方法，不斷摸索辦公室工作規(guī)律，并掌握這種規(guī)律，根據(jù)任務(wù)的重要性，工作的輕重緩急，時間長短，合理制定工作計劃，牢固樹立超前的理念，做到情況提前掌握，工作提前部署，分清工作主次，做到忙而不亂，穩(wěn)而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余。文秘人員不僅要協(xié)調(diào)好自身心態(tài)，還要在工作中不斷充實自己。

總之，文秘人員在工作中要始終保持滿腔熱忱的敬業(yè)精神和堅忍不拔的意志，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。要不斷提高服務(wù)意識，改進(jìn)工作方法，注重細(xì)節(jié)管理，不斷提高辦公室文秘工作水平，為煉化企業(yè)自備電廠辦公室工作的順利提供有力保障。