基于本科教學(xué)工作審核評估的教學(xué)檔案建設(shè)研究

文/青島大學(xué)教務(wù)處 張永進

基于本科教學(xué)工作審核評估的教學(xué)檔案建設(shè)研究

文/青島大學(xué)教務(wù)處 張永進

在各科教學(xué)中，都會產(chǎn)生各種各種各樣的圖像文字、圖表視頻等信息，這些就是所謂的教學(xué)檔案。而對于教學(xué)工作進行評估，就是要對院校的教學(xué)水平以及教學(xué)質(zhì)量進行檢驗，而教學(xué)檔案中，包含著本校所有的教學(xué)、師資以及科研建設(shè)等信息，是進行教學(xué)評估的重要參考資料。因此，對教學(xué)工作進行評估，必須借助對教學(xué)檔案的管理，檔案為教學(xué)評估提供佐證材料 ，兩者是密切相關(guān)的。本文將從檔案管理的重要性出發(fā)，具體分析教學(xué)檔案工作中存在的不足，并提出相應(yīng)的管理策略。

本科；教學(xué)工作；審核評估；教學(xué)檔案；建設(shè)

自從國家實行對本科院校進行科學(xué)的審核和評估后，能夠為高等各院校提升自身的教學(xué)質(zhì)量提供重要的保障。評估作為一種重要手段，將提升教學(xué)質(zhì)量作為目標(biāo)。評估時更注重對過程進行考核，將教學(xué)質(zhì)量作為重點考核對象。在教學(xué)管理中，每一個環(huán)節(jié)都會有相應(yīng)的檔案材料作為教學(xué)的支撐物，比如，管理制度、試卷題、課程信息以及成績單和畢業(yè)論文。院校是否擁有完整的教學(xué)檔案，是否具備規(guī)范化的管理，都能對教學(xué)評估產(chǎn)生重要的影響，所以，教學(xué)檔案的科學(xué)管理極其重要。

一、教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案中，包含了一所高校中所有的與教學(xué)相關(guān)的活動、資料、師資、科研等過程的信息。對這些信息的記載，采取的是文字圖表、音頻視頻等各種形式，具有極大的真實性和豐富性，能為后期的教師進行課題研究活動提供可靠的理論依據(jù)。是成為高校檔案的重要組成，使得院校檔案的管理以及建設(shè)水平得以提升，教學(xué)人員的創(chuàng)新能力也能得到進一步的發(fā)展。

對教學(xué)工作進行評估，是一項具體的實事，而不是走形式的排場，必須有被評估的院校，提供一些能夠反映該校教學(xué)成果、教學(xué)過程以及辦學(xué)特色的材料，來當(dāng)作評估的重要內(nèi)容。用這些教學(xué)檔案來加以佐證，經(jīng)過相關(guān)評估專家的檢查和審驗，再結(jié)合校領(lǐng)導(dǎo)人員的匯報，才能作出最終的論斷。

此外，在教學(xué)評估過程中，通過對這些資料進行審核和評判，可以更明確其中的不足，明確教學(xué)工作的優(yōu)點，可以為今后的發(fā)展指明方向。另外，學(xué)校的辦學(xué)特色在教學(xué)檔案中得到了展示，通過這樣的評估，在評估組的驗證下，學(xué)校教育成果得到了宣傳。教學(xué)檔案是一種最真實、最原始的資料，教學(xué)評估人員通過教學(xué)檔案能夠更加客觀地了解到教學(xué)的質(zhì)量以及教學(xué)的效果。

二、高校教學(xué)檔案的現(xiàn)狀

（一）重視度不夠。從當(dāng)前高校的檔案管理來看，很多院校對教學(xué)檔案的管理不夠重視，學(xué)校將教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)特色以及科研水平等放在辦學(xué)重點上，對教學(xué)檔案并沒有予以高度的重視，更沒有下足功夫。院校領(lǐng)導(dǎo)以及各個科研室都沒有重視起對其的管理，形成“重視教學(xué)，忽視管理”的局面。尤其是對教學(xué)期間產(chǎn)生的資料，更沒有及時收集，使得教學(xué)檔案不完整，檔案管理也難以順利進行。

（二）檔案內(nèi)容廣。一些本科院校是由專業(yè)院校升格而成，由于院校發(fā)展較快，規(guī)模不斷擴大，人數(shù)也越來越多，校內(nèi)設(shè)置的專業(yè)也越來越多，檔案資料也就大大地增加，包括一些上級下發(fā)的文件資料，或者教務(wù)處的教學(xué)相關(guān)資料以及日常的教學(xué)管理的文件等，名目眾多，瑣碎繁雜。

（三）管理方式不規(guī)范。按照現(xiàn)代化的教學(xué)管理，必須要有相應(yīng)的檔案管理制度，并采用科學(xué)而又規(guī)范的管理方法，嚴(yán)格遵循相應(yīng)的管理程序。但是，很多院校呈現(xiàn)的是檔案管理水平較低，沒有進行規(guī)范化的管理，很多管理僅僅是流于形式，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理。另外，從事檔案管理工作的人員，不具備專業(yè)的素養(yǎng)，檔案管理的意識淡薄，在收集和整理檔案的時候，沒有進行嚴(yán)格的分類，加上一些資料沒有及時地收集，導(dǎo)致教學(xué)資料的缺失，為后期的檔案管理工作帶來較大的困難，一些不合乎要求的檔案，對于教學(xué)評估也產(chǎn)生消極的影響。

（四）管理手段落后。有些院校的檔案呈現(xiàn)雜亂無章的狀態(tài)，分別存放在各個部門，沒有有效地集中起來，一些檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)很多不齊全的現(xiàn)象。一些部門存有檔案，而一些部門卻沒有，導(dǎo)致檔案的真實性欠缺。還有一些檔案最原始的記錄是復(fù)印件，這也顯示出檔案管理中的問題，這些傳統(tǒng)的檔案管理方式，顯然與當(dāng)前的信息化社會是不適應(yīng)的。

（五）開發(fā)利用程度低。在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的有力帶動下，為教學(xué)檔案的信息化管理提供了技術(shù)支撐。當(dāng)前高校檔案管理上呈現(xiàn)的現(xiàn)狀是信息化程度低，從根本上影響了檔案的開發(fā)和利用。由于檔案管理雜而亂，為檔案的搜索和研究形成了阻力。

三、加強教學(xué)檔案管理

（一）提升重視度。院校擁有規(guī)范可靠的檔案材料，能在很大程度上反映出高校的管理水平，并直接影響到院校的評估狀況和評估結(jié)果。因此，必須保持教學(xué)方案的真實、規(guī)范。這項工作并不是某一個檔案管理人員的職責(zé)，而需要院校內(nèi)的所有教職員的參與，提升檔案管理的意識，配合檔案管理人員對教學(xué)檔案的管理，使得檔案的規(guī)程和建設(shè)得到每個人的重視。

（二）加強管理制度的建設(shè)。為了使得教職員工能夠更加積極主動地參與到檔案建設(shè)中，高校可以根據(jù)實際情況，制定出相應(yīng)的檔案管理制度，將檔案管理的具體責(zé)任落實到具體人的頭上，讓各個成員都認(rèn)識到檔案管理的重要性。并在檔案管理的制度上，提出細化的要求，對于各科教師的各種日常性檔案也要做統(tǒng)一的規(guī)定，督促各個教務(wù)人員管理好自己的業(yè)務(wù)檔案，不定期對教師的個人檔案進行檢查，通過不斷總結(jié)，完善教學(xué)檔案，最終促進教學(xué)檔案得以規(guī)范化。

（三）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。對于本科院校的教學(xué)工作進行評估，包括的指標(biāo)較多，如果為了配合評估工作，就必須從多年的教學(xué)檔案、大量的資料中，找到所需的資料，這將會是一項極繁重的任務(wù)，并且效率較低，基于此，充分利用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)，建立起電子檔案管理系統(tǒng)就顯得尤為必要了。因此，各個院?？梢越Y(jié)合自身的需要，開發(fā)和建立起相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，并按照一定的要求，將相關(guān)的檔案資料都傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫里，并運用現(xiàn)代技術(shù)，記錄下檔案管理的情況，追蹤檔案的來龍去脈，確保檔案的完整性和可靠性，為評估人員提供及時有效的考評依據(jù)，同時，也能減少表格的填寫，更方便地從管理系統(tǒng)中進行錄入和存檔，并在需要的時候直接打印，為教學(xué)檔案進行高效管理提供技術(shù)方面的支持。

（四）加強人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。教學(xué)檔案的管理工作，是一項極為繁瑣的任務(wù)，而且管理起來工作較為細致化，因此，對于學(xué)校的檔案管理需要配備專門的管理人員。將日常的教學(xué)檔案及時地收集起來，將所收集的檔案，按照一定的類別進行整理、入庫，這就要求工作人員有較為專業(yè)的知識，并且具備細心。對于他們的業(yè)務(wù)知識就要進行專業(yè)的培訓(xùn)，并要加強常規(guī)性地考察，提升他們的管理水平，使他們能夠與檔案管理工作相適應(yīng)。管理人員也要自覺地提升自己的管理水平，對檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)具備熟稔的處理能力，尤其是要掌握現(xiàn)代的計算機技術(shù)，采用電子管理系統(tǒng)，將檔案工作做好。

四、結(jié)束語

對本科院校進行教學(xué)評估，對于建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，提供了有利的機會。由于當(dāng)前高校檔案管理建設(shè)中，檔案管理還處于較低的水平，存在諸多問題。針對這些不容樂觀的現(xiàn)狀，要借助對院校進行評估的機會，將檔案管理工作高度重視起來，用健全的制度使得管理工作得以規(guī)范化，用信息化的管理系統(tǒng)，提升檔案管理的效率。

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