淺談如何做好檔案管理保密工作

文/中國人民解放軍6 5 6 3 1部隊 賀錚錚；中國人民解放軍6 5 6 5 9部隊 周月輝

淺談如何做好檔案管理保密工作

文/中國人民解放軍6 5 6 3 1部隊 賀錚錚；中國人民解放軍6 5 6 5 9部隊 周月輝

在檔案管理中，檔案保密管理是非常重要的一項工作。為使該項工作更加完善，那么檔案管理工作和保密管理工作相結(jié)合是必不可少的，通過采取各種方法，來確保檔案管理工作在日常運行中更好地發(fā)揮出自己的作用，能夠保證不出現(xiàn)任何失泄密情況，促進該項工作的順利開展。本文分析了檔案保密工作存在的主要問題，并針對這些問題，提出了檔案保密管理工作的方法。

檔案管理；保密工作

一、檔案保密工作存在的主要問題

（一）檔案保密工作監(jiān)督不力。就檔案工作而言，該項工作是具有服務(wù)性的，為了保障該項工作的順利開展，需要得到上級的重視。然而，事實上，各級檔案管理行政機構(gòu)職能被不斷地進行調(diào)整，從而使得微觀管理職能更加弱化，加上各級各部門缺乏對檔案管理保密工作的嚴格監(jiān)督，使科研單位的檔案部門工作人員難以獲得必備的工作條件。在一些部門，檔案保密工作沒有得到統(tǒng)一部署，無法對組織的實施進行統(tǒng)一，這就會在很大程度上阻礙檔案保密工作的進一步發(fā)展。

（二）檔案管理人員缺乏保密觀念。改革開放以來，我國較長時間處于和平環(huán)境中，檔案保密工作沒有受到重視。近年來，發(fā)生了一些檔案引起的各類失泄密事件，這種情況的發(fā)生的原因主要是各級監(jiān)管不善。特別是一些管理人員受到外界因素干擾嚴重，加上受到金錢方面的誘惑，使檔案管理工作被疏忽了。甚至有一部分人認為，和平環(huán)境加強保密工作是多余的，是不必要的。通過對保密工作的觀察，可發(fā)現(xiàn)有一部分人不會嚴格管理好自己的“手”和“嘴”，這樣的結(jié)果就是使檔案的秘密信息被泄露出去。

（三）檔案秘密等級標識比較混亂。眾所周知，各類科研項目的研發(fā)周期一般為幾年或者更長的有十幾年，在這個過程中，涉密文件材料的數(shù)量很多。如果不對這些文件材料進行歸檔，并對其密級進行標識，那么很容易給保密管理帶來不必要的麻煩。在檔案管理中，容易出現(xiàn)以下錯誤：第一種，就是沒有標明單個文件材料的密級，而僅僅是對整個項目的密級進行標明。第二種，就是檔案外觀上的秘密跟檔案內(nèi)容秘密等級不相符。這些標識混亂的情況很容易使檔案保密管理難度增加。

（四）檔案的密級變更和解密工作沒有銜接好。涉密檔案的保密期限是有規(guī)定的，不存在永久保密的檔案。在實際的檔案管理工作中，容易出現(xiàn)檔案鑒定跟密級調(diào)整工作銜接不緊密的情況，這就會使檔案信息資源的開發(fā)和利用受到影響。例如，若干年之前是絕密級的檔案，在一定年份之后密級降低。如果還是根據(jù)原來的密級進行管理，那么就會使信息資料不能得到充分的利用。

（五）檔案存放場所防護設(shè)施不健全。在我國對檔案的管理規(guī)定中，在涉密檔案保管處應(yīng)當配備鐵門、鐵窗、鐵皮密碼柜、防盜報警器以及監(jiān)控設(shè)施。然而，由于歷史條件的限制，檔案庫房設(shè)計建造年限已久，其保密強度不能夠達到時代發(fā)展的要求，從而致使檔案泄密事件頻發(fā)。

二、加強檔案管理保密工作應(yīng)采取的措施

（一）使檔案保密工作更有計劃性。對于國家而言，檔案保密工作是一項綜合性工程，其運行機制應(yīng)當是高效的、權(quán)威的。因此，各個部門有必要加強統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，打造更加科學(xué)的管理系統(tǒng)，使檔案管理的規(guī)劃和設(shè)計更加統(tǒng)一化。在學(xué)習國家最新頒布的檔案法規(guī)時，應(yīng)當做好統(tǒng)一部署，做好宣傳和學(xué)習，并對組織實施進行統(tǒng)一管理。另外，對于檔案管理部門人員來講，應(yīng)當各司其職，使檔案工作和保密工作實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展，從而充分發(fā)揮保密工作的作用。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案保密管理工作中，人的因素是起到主導(dǎo)作用的因素。對于檔案管理人員而言，要加強保密知識的學(xué)習，加強個人修養(yǎng)，牢記檔案保密工作的神圣使命，真正做到具備加強的保密意識，從而使保密工作更加完善。牢記“保密工作無小事，出了問題是大事”的觀念，使檔案信息在政治上變得更加安全，以防思想被侵蝕。另外，檔案保密工作人員要嚴格遵守我國的保密法律和法規(guī)，做好預(yù)防“密從口出”。

（三）注意日常管理工作中的保密防范。檔案保密工作包括了日常管理的很多細節(jié)，我們應(yīng)當加強保密意識，做好保密防范工作。舉例而言，在檔案收集的過程中，跟蹤項目課題的兼職檔案人員要跟檔案部門人員保持緊密聯(lián)系，嚴防涉密資料被泄露。在使用檔案時，要對其使用方式進行嚴格限定，對其使用范圍和辦理手續(xù)進行明確規(guī)定，必要時應(yīng)簽訂檔案管理保密協(xié)議書。針對檔案密級的不同，應(yīng)當對其借閱范圍作出相應(yīng)的限定，在檔案使用完畢后，要第一時間歸還給原檔案保管處。在這個過程中，還要做好登記和審批，謹防密級文件被任意復(fù)制。

三、小結(jié)

保密工作是高壓線，誰碰誰被電，對于檔案保密工作而言更不可懈怠。現(xiàn)如今信息化時代能夠給檔案管理人員帶來巨大的便利，但是同時也給檔案保密工作帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)。這是因為在信息化時代，信息更容易被泄露。對于檔案管理人員而言，要加強保密管理，時刻緊繃保密弦，只有這樣才能更好地保障各類檔案信息的安全。

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[5]專訪.首批解密外交檔案向公眾開放[Z].北京檔案,2004(4).