淺談文件中心與機(jī)關(guān)檔案室的職能對比

文/中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院有限公司 李宏

淺談文件中心與機(jī)關(guān)檔案室的職能對比

文/中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院有限公司 李宏

針對目前存在的文件中心或?qū)⑷〈鷻C(jī)關(guān)檔案室這一趨勢，本文將文件中心與機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)與職能進(jìn)行了對比，并且對機(jī)關(guān)檔案室在工作實(shí)際中暴露出的弊端以及文件中心更符合時代的潮流之處進(jìn)行了分析，論證了文件中心應(yīng)該取代機(jī)關(guān)檔案室。

文件中心；機(jī)關(guān)檔案室

聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義是：“文件中心是在檔案行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)之下，對各種不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)保管和提供利用，并在這些文件被銷毀、處理之前進(jìn)行系統(tǒng)鑒定的機(jī)構(gòu)”。這一定義比較富有彈性，并未明確定義文件中心是文件機(jī)構(gòu)還是檔案機(jī)構(gòu)，由于各個國家的理念不同，對于檔案這個概念的界定也不盡相同。“美國把在承辦機(jī)關(guān)和文件中心保存的各種文件材料統(tǒng)稱為文件，只有送檔案部門永久保存的文件，才稱檔案”。而在我國，大多數(shù)處于半現(xiàn)行階段的文件就已經(jīng)開始被當(dāng)作檔案來管理，甘肅省永靖縣在上世紀(jì)80年代創(chuàng)立的第一個文件中心，2002年9月深圳市成立的文件中心和2003年7月珠海市成立的文件中心，其性質(zhì)都是在檔案行政部門的領(lǐng)導(dǎo)下對其他機(jī)構(gòu)移交而來的現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件進(jìn)行管理的機(jī)構(gòu)，這些文件中心在建立的同時便會取代機(jī)關(guān)檔案室來發(fā)揮職能。在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中究竟有沒有必要用文件中心來完全取代機(jī)關(guān)檔案室呢？下面就對此做一對比研究。

一、文件中心與機(jī)關(guān)檔案室性質(zhì)與職能的比較

機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，主要保存本機(jī)關(guān)內(nèi)部產(chǎn)生的文件與檔案，服務(wù)對象是本機(jī)關(guān)內(nèi)部。與之相對應(yīng)，文件中心是在檔案行政機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下的處于形成單位和檔案館之間的機(jī)構(gòu)，文件中心保存其他機(jī)構(gòu)移交而來的文件，服務(wù)的對象不僅包括產(chǎn)生文件的機(jī)構(gòu)，還面向全社會，這些就是兩者間的明顯差異。

文件中心與機(jī)關(guān)檔案室又有一定的相似性：兩種機(jī)構(gòu)都是在半現(xiàn)行文件向檔案館移交或進(jìn)行銷毀之前進(jìn)行暫時保存的機(jī)構(gòu)，其保管對象有一致性；兩種機(jī)構(gòu)的都具有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案的職能。正是由于這兩者的基本性質(zhì)不同但保管對象及管理職能又有相似性，決定了兩者無需同時設(shè)立。通過下面的內(nèi)容我們可以了解機(jī)關(guān)檔案室現(xiàn)存的弊端以及文件中心在哪些方面更加順應(yīng)時代潮流。

二、機(jī)關(guān)檔案室暴露的弊端及文件中心的優(yōu)勢

不可否認(rèn)，在設(shè)立之初，檔案室的作用還是很明顯的，但隨著新形勢下機(jī)關(guān)檔案室發(fā)展滯后，一些弊端也逐漸暴露了出來：首先，設(shè)置過多過于分散造成了資源上的浪費(fèi)。在機(jī)關(guān)檔案室設(shè)置之初并未考慮機(jī)構(gòu)的大小與地位的高低，將其設(shè)置的多且分散，這樣不僅不利于發(fā)揮資源的聯(lián)動效益，也使現(xiàn)在一些較小的機(jī)關(guān)或者基層單位檔案數(shù)量及業(yè)務(wù)量很少，大多數(shù)時候檔案崗位由文書部門來兼顧，檔案室單獨(dú)設(shè)置已經(jīng)在很大程度上造成了資源的浪費(fèi)。其次，機(jī)關(guān)檔案室工作效率較低。正因?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案室在一些較小的機(jī)關(guān)或者基層單位中的地理比較偏遠(yuǎn)，所以基層檔案人員得不到重視，崗位的人員流動性很大，基本上是處于一種“年年搞培訓(xùn)，年年是新人”的狀況，導(dǎo)致了培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)開銷大，也使檔案工作質(zhì)量存在著不小的問題。再次，開放程度差。由于機(jī)關(guān)檔案室主要為機(jī)關(guān)內(nèi)部服務(wù)以及一些復(fù)雜的因素，其工作開展仍然很保守，對于公眾來說，若想享受到機(jī)關(guān)檔案室的服務(wù)并不是一件容易的事，這就導(dǎo)致社會各界對于現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用需求得不到滿足，檔案的第二價值很難充分發(fā)揮。

與之相比，文件中心顯然更符合時代的潮流，具有很明顯的優(yōu)勢：第一，組織更加集約。文件中心的設(shè)立將現(xiàn)行的檔案管理方式由分散轉(zhuǎn)向了集約，這樣不僅減少了經(jīng)費(fèi)開支，為黨和國家組織機(jī)構(gòu)瘦了身，也使工作開展更連貫。第二，工作更加高效。管理人員的專業(yè)性更強(qiáng)，人員業(yè)務(wù)水平有了保障，再加上文件中心的集中統(tǒng)一管理，這些條件可以確保文件中心提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。第三，開放程度更高。文件中心的服務(wù)對象不僅是形成文件的各個機(jī)構(gòu)，而且也面向社會各界，公眾能夠查詢到需要的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件，這樣不僅有助于滿足社會需求，同時也將檔案的第二價值發(fā)揮到最大化。

三、結(jié)論

隨著近年來信息化建設(shè)的加速，文件中心逐漸發(fā)揮“電子文件中心”和“信息中心”的功能，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享需要的同時，也和政務(wù)信息的公開相輔相成，這讓文件中心表現(xiàn)出了更多的時代性，真正與時代發(fā)展的潮流相得益彰，這也成為了文件中心應(yīng)該取代機(jī)關(guān)檔案室這一觀點(diǎn)最有力的支撐。當(dāng)然，以目前的狀況來看，全面普及文件中心也還需要一定時間，一方面是由于現(xiàn)有體制的限制，另一方面，文件中心該設(shè)置在何處？是否應(yīng)該取代所有現(xiàn)存的機(jī)關(guān)檔案室？這些都是仍然值得商榷的問題。

【本文系2016年度國家檔案局科技項(xiàng)目計劃“企業(yè)數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)及開發(fā)利用”（批準(zhǔn)號：2016-X-04）系列研究成果之一】

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