信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策分析

文/鹽城市大豐區(qū)文化廣電新聞出版局 王穎

信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策分析

文/鹽城市大豐區(qū)文化廣電新聞出版局 王穎

隨著信息化時(shí)代的逐步發(fā)展，檔案管理部門(mén)將信息管理技術(shù)充分利用到了檔案管理工作中，作為記錄和保存國(guó)家、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在日常生活中發(fā)生的事件資料，為便于以后查詢(xún)，實(shí)施信息化是非常有必要的。本文從信息化時(shí)代背景下的檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策這兩方面進(jìn)行深入研究。

信息時(shí)代；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

在信息化迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，各行各業(yè)的生產(chǎn)信息量越來(lái)越大，使得檔案管理部門(mén)每天的工作量也在不斷增加，且由于檔案管理部門(mén)每天錄入的檔案信息豐富多樣，從而使得檔案管理部門(mén)的工作更具多元性。同時(shí)，由于檔案管理工作關(guān)系到各行各業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的記錄，其工作較為重要，這樣也使得檔案管理規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化工作的要求越來(lái)越高。然而隨著信息化技術(shù)被大面積引用到檔案管理工作中，很大程度上減少了檔案管理工作的資金投入。

一、信息化時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）管理理念不符合現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展要求，且服務(wù)意識(shí)缺乏。在現(xiàn)今信息化迅速發(fā)展的時(shí)代中，還一味按照固有的管理理念，將會(huì)對(duì)檔案管理部門(mén)的有效發(fā)展造成阻礙，畢竟時(shí)代在不斷進(jìn)步，老套的管理理念早已不適合現(xiàn)今創(chuàng)新技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代。由于這樣的情況，給全新的管理方法在檔案管理行業(yè)的推廣造成了一定的負(fù)面影響，進(jìn)而使得管理工作效率及質(zhì)量得不到相應(yīng)的提升，且目前大部門(mén)檔案管理部門(mén)缺乏全面的服務(wù)意識(shí)，這也是檔案管理部門(mén)在信息化時(shí)代中得不到發(fā)展的主要原因之一。

（二）檔案管理方式依舊以實(shí)體檔案的管理方式為主。在我國(guó)檔案管理部門(mén)的工作中，雖然現(xiàn)在管理工作中大面積引入了信息化管理技術(shù)，但由于檔案管理工作較為復(fù)雜，部分地區(qū)檔案管理部門(mén)依舊以實(shí)體的檔案管理方式為主，這樣一來(lái)，將會(huì)導(dǎo)致檔案編輯和搜索的工作量大大增加，不利于檔案管理工作的高效進(jìn)行，很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提升。

（三）缺少統(tǒng)一規(guī)范信息化的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案管理信息庫(kù)中的數(shù)據(jù)而言，為保證檔案管理部門(mén)工作的有效性，需要檔案管理信息庫(kù)中的信息更具真實(shí)性，那么標(biāo)準(zhǔn)化的管理是非常有必要的。但就目前情況來(lái)分析，在檔案管理部門(mén)日常工作中，由于諸多因素的影響，如涉及的工作領(lǐng)域、部門(mén)與機(jī)構(gòu)間的工作差異、資金投入程度等多方面的因素，使得當(dāng)前檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范化，這樣一來(lái)將無(wú)法保證檔案庫(kù)中信息的真實(shí)性。

（四）檔案管理軟件間不通用。從我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作情況來(lái)看，雖然檔案管理技術(shù)隨著信息化時(shí)代的發(fā)展得到了極大的進(jìn)步，但在管理軟件方面依舊還存在著一些問(wèn)題，如管理軟件間無(wú)法通用，這樣一來(lái)將無(wú)法確保管理工作的高效進(jìn)行。即使現(xiàn)階段研發(fā)的管理軟件能達(dá)到管理工作的基本要求，但對(duì)長(zhǎng)久的發(fā)展目標(biāo)而言，光靠現(xiàn)今已有的管理軟件是不夠的，還需要對(duì)管理軟件方面的不足之處加以改進(jìn)，以做到各管理軟件間能夠互相使用，從而降低資源共享上的限制程度。

（五）缺少專(zhuān)門(mén)的信息化檔案管理人員。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員的信息技術(shù)能力對(duì)管理運(yùn)行效率的高低有極其重要的作用。就目前發(fā)展情況來(lái)看，我國(guó)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力已達(dá)到正常管理工作的要求，但對(duì)于現(xiàn)今信息化迅速發(fā)展時(shí)代而言，光有合格的管理知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要具備熟練的管理軟件操作能力。

二、解決信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)前文提到的信息時(shí)代檔案管理工作方面存在的一些問(wèn)題，可以通過(guò)以下幾點(diǎn)進(jìn)行改善：

（一）促進(jìn)該地區(qū)檔案管理部門(mén)工作更具效率化。在各地方建立信息化檔案管理部門(mén)前，要對(duì)該地區(qū)行政管理制度進(jìn)行全面的了解，再根據(jù)了解的情況建立適合該地區(qū)發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理部門(mén)，并將大量信息化技術(shù)引入部門(mén)日常工作中，以促進(jìn)該地區(qū)檔案管理部門(mén)工作更具效率化。

（二）吸取相關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。有助于檔案管理工作認(rèn)知的提升，并準(zhǔn)確表明檔案管理在國(guó)家信息建設(shè)中的重要性，同時(shí)還要對(duì)信息化檔案管理部門(mén)的服務(wù)領(lǐng)域加以擴(kuò)張，對(duì)其資金投入加以整體上的控制，以有效擴(kuò)張信息化檔案管理部門(mén)的服務(wù)領(lǐng)域。

（三）改進(jìn)原有的檔案管理制度。建立健全的管理體系，并加強(qiáng)管理技術(shù)上的指導(dǎo)，以此確保檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中信息更具可靠性，從而促進(jìn)檔案管理部門(mén)服務(wù)能力最大程度上的提升。

（四）創(chuàng)建完整的適合信息化發(fā)展的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。并注意檔案與檔案之間的分類(lèi)整理，以便需要時(shí)可以及時(shí)查找出，確保檔案管理工作更具規(guī)范化和秩序化。

三、總結(jié)

綜上所述，在現(xiàn)今這樣信息迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，為我國(guó)檔案管理部門(mén)帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，因此則需要檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理方面的工作加以重視，對(duì)各方面管理制度都做出相應(yīng)的改善，建立健全的檔案管理制度，使得檔案管理工作更具規(guī)范化、效率化。

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