論述文書檔案信息化管理的利與弊

文/杭州市西湖區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 周晶

論述文書檔案信息化管理的利與弊

文/杭州市西湖區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 周晶

目前文書檔案在信息化背景下正發(fā)生著天翻地覆的變化，本文就信息化技術(shù)對文書檔案帶來的利和弊展開討論，并且提出相應(yīng)對策解決文書檔案信息化管理中出現(xiàn)的弊端，促進(jìn)文書檔案信息化管理的有利發(fā)展。

檔案管理；信息化；利弊；對策

隨著我國信息化技術(shù)的日益發(fā)展成熟，人們的生活習(xí)慣、工作方式都發(fā)生著巨大的變化，而文書檔案作為反映企事業(yè)單位和個人在工作生活中為處理事務(wù)而形成的文字材料，在其收集、保存、查詢、利用等方面也受著信息化技術(shù)的影響，這就迫切需要我們正確認(rèn)識在信息化技術(shù)背景下文書檔案的管理工作。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過程中都需要手工操作，而且對后期的文書檔案進(jìn)行修改時還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計算機(jī)信息化處理技術(shù)，文件資料的收集、儲存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于規(guī)范保管。傳統(tǒng)的文書檔案雖然也制定了整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動性比較強(qiáng)，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術(shù)，客觀規(guī)定哪一類文件規(guī)整為哪一個系統(tǒng)，都由系統(tǒng)程序做了硬性規(guī)定，不僅方便規(guī)范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查閱利用。基于計算機(jī)文書檔案處理系統(tǒng)，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，使得文書檔案可以隨時隨地查找，還可以利用大數(shù)據(jù)分析查尋需要的內(nèi)容，便于檔案的開發(fā)利用，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式無法比擬的。

二、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）檔案管理人員不適應(yīng)新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機(jī)水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大制約了檔案工作信息化的發(fā)展，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。從目前來看，許多檔案部門缺少高技術(shù)人才，其中的檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息化建設(shè)了。

（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會活動中形成的以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，它的內(nèi)容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價值。而且電子文件的存儲介質(zhì)不固定，可以在電腦、U盤、移動硬盤之間傳遞，很難認(rèn)定那份為原始文件，而且這些存儲介質(zhì)易受磁場、電磁波等影響，需要經(jīng)常做好備份，這些都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗。

三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能。隨著文書檔案規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，迫切要求培養(yǎng)和造就一批既懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保證。首先要加深對提高政治素質(zhì)的認(rèn)識，良好的政治素質(zhì)是檔案人員的內(nèi)在要求。其次要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高專業(yè)水平，培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合。在安排上，除加強(qiáng)專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，應(yīng)加大計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。

（二）提供安全技術(shù)保障。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上公開要保證信息安全，要對發(fā)布的信息進(jìn)行篩選，可以主動公開的檔案信息可以在網(wǎng)上發(fā)布，涉及個人、單位的保密信息只提供閱讀目錄，并采取訪問權(quán)限、身份認(rèn)證等保密措施進(jìn)行保密，涉及國家秘密的禁止發(fā)布，從而保證檔案信息不被非法訪問、篡改、丟失、泄露。在這基礎(chǔ)上，安全防護(hù)軟件開發(fā)也需要更新?lián)Q代，在技術(shù)上設(shè)置防火墻，實行訪問人身份認(rèn)證。把企事業(yè)單位內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)分離，外部電腦無法訪問企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，無法查看在內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件。

（三）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作任務(wù)量大，利用計算機(jī)整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行文檔整理，但是每個人理解的不同，對每一個文件的分類不盡相同，影響案卷質(zhì)量，給檔案的查詢工作帶來不便?，F(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案實行卷改件，文檔整理按件整理，利用計算機(jī)技術(shù)不僅省時省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書檔案歸檔工作的影響，又發(fā)揮了計算機(jī)管理的優(yōu)點，提高了歸檔的工作效率。

隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)人們的需求，辦公自動化普及檔案現(xiàn)代化的管理模式和計算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)成為文書檔案信息化管理的重點，文書檔案的管理必須從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化管理的方式改變，去弊揚(yáng)利，提升文書檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)該項工作的發(fā)展。

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