檔案管理信息化面臨的問題及其對策

文/青海省醫(yī)藥衛(wèi)生學(xué)會聯(lián)合辦公室 閆濤

檔案管理信息化面臨的問題及其對策

文/青海省醫(yī)藥衛(wèi)生學(xué)會聯(lián)合辦公室 閆濤

想要做好檔案管理工作，就要加速檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，管理人員積極應(yīng)對新的挑戰(zhàn)，才能為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文從檔案管理信息化入手，對信息化要面對的問題進(jìn)行了簡要的分析，并提出相應(yīng)的策略，為檔案管理信息化工作提供進(jìn)一步的理論依據(jù)。

檔案管理；信息化；策略

我國正建設(shè)有中國特色的社會主義，社會建設(shè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展正穩(wěn)步增長，同時推動了信息科學(xué)的進(jìn)步，我國早已進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)信息時代，信息化管理與信息化應(yīng)用已經(jīng)成為發(fā)展經(jīng)濟(jì)的重要載體。檔案管理的信息化是一個詳細(xì)又繁瑣的系統(tǒng)工程，能夠及時又快速地管理檔案，并且大幅提升檔案管理的工作效率及質(zhì)量。在實踐的日常工作中，檔案管理信息化工作會受到許多外在因素的影響，檔案管理人員要根據(jù)實際情況找出問題，并積極采取相應(yīng)的策略應(yīng)對，才能使檔案管理信息化工作高效、有序地進(jìn)行。

一、檔案管理信息化的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案主要以紙質(zhì)為主，檔案管理工作滯后，查找信息不方便，管理工作量比較大。在日常的檔案保管及應(yīng)用過程中，難免會受到火災(zāi)、濕度大、鼠蟲害等因素的影響，需要投入大量的人力與物力來保證檔案的完整性。紙質(zhì)檔案不能全部進(jìn)行備份，同時查閱資料的工作量比較大。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)科學(xué)的普及，檔案管理工作開始從紙質(zhì)化向信息化轉(zhuǎn)變。信息化的檔案，能夠解決檔案存放的環(huán)境問題，提高檔案使用的查找效率，極大壓縮了檔案存放空間，充分發(fā)揮檔案的信息查詢作用。

二、檔案管理工作信息化面臨的問題

(一)管理軟件沒有統(tǒng)一。把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成信息化的檔案，在這個過程中，許多檔案方面的管理軟件得到了應(yīng)用。但是，這些管理軟件良莠不齊，編寫程序的人員大都不是檔案專業(yè)人員，編寫的程序沒有從檔案管理的實際出發(fā)，大多不能兼容，也不能聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享。

(二)信息化檔案管理沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。信息化的檔案管理工作帶有信息化管理與實際管理的雙重作用，只有實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能大幅提高檔案資料的真實性與安全性。從當(dāng)前的實際工作來看，檔案管理工作普遍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理的信息化建設(shè)上仍有顯著不足。

（三）檔案管理缺安全性。通常情況下，信息化檔案管理系統(tǒng)利用用戶名與用戶密碼雙重保護(hù)來安全防范，雖然對管理人員來說，工作較為方便，但是用戶名及密碼如果發(fā)生泄漏，非管理人員進(jìn)入系統(tǒng)中，會惡意篡改與毀壞原始檔案資料。如果遇到病毒入侵，可能會造成不可挽回的后果及經(jīng)濟(jì)損失。

（四）檔案管理沒有完善的法律。我國目前頒布的檔案管理類法律，大多是針對傳統(tǒng)的檔案管理模式，但是隨著社會的進(jìn)步及科技的發(fā)展，信息化的檔案管理需要與時俱進(jìn)的法律條文，這正是在實際管理工作中所缺乏的。

三、信息化檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息共享。檔案管理的最終目的是實現(xiàn)信息共享，充分利用檔案信息。檔案管理部門要及時引入先進(jìn)的信息技術(shù)，對信息化檔案管理模式進(jìn)行有針對性的創(chuàng)新，能夠及時有效地查詢信息。在前期進(jìn)行資料分類存儲時，采用信息管理系統(tǒng)、AD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對檔案管理軟件進(jìn)行編程，使文字檔案與圖片檔案能夠自動識別，并存儲到相應(yīng)的位置，實現(xiàn)各個軟件之間的兼容。

（二）建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。能夠統(tǒng)一化、規(guī)范化檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，對信息化檔案管理有著至關(guān)重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理水平也穩(wěn)步提高，必須建立健全一套完善的檔案管理工作體系，統(tǒng)一編制檔案管理細(xì)則，并把每一件細(xì)則落在實處，從而提高管理軟件的規(guī)范化。

（三）提高檔案管理的安全性。我國的檔案信息資源多種多樣，檔案資源作為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要組成部分，有著無可替代的作用。想要保證檔案管理的安全性，就要建立健全檔案管理工作的管理程序，做好相應(yīng)的管理工作。從檔案管理的工作每一處細(xì)節(jié)入手，嚴(yán)格遵循工作程序。提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，加強(qiáng)用戶名與密碼的管理，對于安全密鑰也要加強(qiáng)管理。同時要加大網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控能力，并在信息系統(tǒng)中安裝最新版本的殺毒軟件，做到內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔離，同時做好數(shù)據(jù)備份工作。

（四）建立健全相關(guān)的法律法規(guī)。在當(dāng)下時代，建立健全檔案管理的法律法規(guī)是檔案管理工作有效開展的保證，因此，有關(guān)部門要順應(yīng)時代的發(fā)展，及時建立及完善相應(yīng)的法律法規(guī)，以滿足檔案管理工作的需要。

四、總結(jié)

信息化檔案管理工作在各個部門有著不可替代的作用，在信息時代的背景下，檔案管理人員要從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，立足于本職工作，創(chuàng)新理念，加強(qiáng)檔案的信息化管理工作。

[1]熊友菊.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)通訊,2011(02):91-94.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(03):29-31.

[3]郤二梅.檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)研究綜述[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報,2017(02):99-101.