優(yōu)化疾病防控檔案歸檔范圍和保管期限編制的思考

文/江蘇省疾病預(yù)防控制中心 劉代為

優(yōu)化疾病防控檔案歸檔范圍和保管期限編制的思考

文/江蘇省疾病預(yù)防控制中心 劉代為

作為一名基層檔案工作者，如何結(jié)合本單位工作實(shí)際，準(zhǔn)確理解8號令的內(nèi)容，把握其原則性和靈活性，編制出既符合8號令要求、又體現(xiàn)本單位特色的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是值得我們探討和思考的。

疾病防控檔案；歸檔范圍；保管期限

近年來，我中心以貫徹實(shí)施國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）為契機(jī)，在江蘇省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處和省衛(wèi)生計生委的指導(dǎo)幫助下，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，開展文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作，對原文件材料歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行重新擬定，編制了體現(xiàn)疾病預(yù)防控制工作特色的《江蘇省疾病預(yù)防控制中心文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱《中心規(guī)定》）。筆者根據(jù)編制《中心規(guī)定》的工作實(shí)踐體會，對編制思路及實(shí)際做法與各位檔案同仁進(jìn)行交流與探討。

一、江蘇省疾控中心檔案工作概況

2000年10月，經(jīng)省政府（蘇編〔2000〕21號和44號）批準(zhǔn)，由原江蘇省衛(wèi)生防疫站（省結(jié)核病防治所）、江蘇省職業(yè)病防治所（省職業(yè)病防治院）、江蘇省衛(wèi)生宣傳教育所和江蘇省皮膚病防治研究所（省性病監(jiān)測中心）合并組建江蘇省疾病預(yù)防控制中心，是直屬江蘇省衛(wèi)生計生委領(lǐng)導(dǎo)的主要從事疾病預(yù)防控制工作的公益性事業(yè)單位，履行疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疫情及健康相關(guān)因素信息管理、健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)、實(shí)驗(yàn)室檢測檢驗(yàn)與評價、健康教育與健康促進(jìn)、技術(shù)管理及應(yīng)用研究指導(dǎo)等職能。自中心成立以來，綜合檔案室緊緊圍繞七大工作職能，貫徹執(zhí)行檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”原則，借助覆蓋全中心的計算機(jī)檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化手段，整理歸檔了包含文書檔案、科技檔案、會計檔案、特殊載體檔案在內(nèi)的各種門類和載體檔案達(dá)3萬多件，上千卷。為省委、省政府和衛(wèi)計委省應(yīng)對“非典”疫情、禽流感疫情、“小龍蝦”事件、地溝油、人感染H7N9禽流感等多起突發(fā)公共事件的處置提供了第一手翔實(shí)檔案材料。經(jīng)過不懈努力，2005年中心檔案管理工作晉升為省一級單位。

二、編制思路及具體做法

在同級檔案行政管理部門和省衛(wèi)計委的指導(dǎo)下，結(jié)合本中心檔案工作實(shí)際，遵循“以我為主，以人為本”的編制原則，規(guī)范有序地組織各部門自下而上逐條逐項開展編制工作。主要做法：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力優(yōu)化檔案管理組織體系。中心自成立以來，檔案管理工作就形成了由中心主任直接主抓，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)落實(shí)，綜合檔案室專職檔案員督辦管理、各部門兼職檔案員具體協(xié)辦的自上而下管理網(wǎng)絡(luò)。中心領(lǐng)導(dǎo)也歷來高度重視檔案管理工作，結(jié)合8號令新要求，中心主任多次在工作會議中強(qiáng)調(diào)要求各部門積極配合綜合檔案室做好《中心規(guī)定》的修訂工作，屢次與辦公室及專兼職檔案員會商制定編制方案與措施辦法，為修訂工作的順利開展提供了組織保證。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確解讀。認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入領(lǐng)會8號令文件精神，準(zhǔn)確把握《規(guī)定》基本要求，為編制《中心規(guī)定》奠定堅實(shí)的理論基礎(chǔ)。我們采取走出去和請進(jìn)來相結(jié)合的辦法，專職檔案員參加檔案行政管理部門和省衛(wèi)計委的專項檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)和兄弟單位的溝通與交流；同時請省檔案局專家來中心對全體專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，逐條深入領(lǐng)會8號令條款的基本內(nèi)涵，從根本上解放思想，摒棄以往對文件材料和檔案的認(rèn)識誤區(qū)，樹立大檔案意識。

（三）制定編制工作方案，責(zé)任落實(shí)到人。編制工作方案是做好編制工作的前提，編制工作方案一般與單位檔案分類方案相結(jié)合。我中心采用年度—機(jī)構(gòu)—保管期限的分類方案，因此在制定編制工作方案時，就是按照中心各部門逐一進(jìn)行編制，最后由中心專職檔案員負(fù)責(zé)匯總形成總表。

（四）掌握編制方法。深入調(diào)查研究、系統(tǒng)分析歸納是做好編制工作的原則和方法。專職檔案員首先摸清中心各部門工作職能，了解其工作內(nèi)容和工作程序，參照歷年來歸檔文件材料的情況對已經(jīng)生成和可能產(chǎn)生的文件進(jìn)行認(rèn)真梳理、列表登記并下發(fā)各部門，由各部門負(fù)責(zé)人會同兼職檔案員在此基礎(chǔ)上根據(jù)工作職責(zé)，將沒有納入或不夠明確的條款加以增補(bǔ)或修改，列出本部門形成文件的清單，確定文件種類；在此基礎(chǔ)上，綜合檔案室會同部門兼職檔案員結(jié)合國家衛(wèi)生計生委和中國疾控中心檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，共同確定其歸檔范圍和重要程度劃分保管期限。本著查漏補(bǔ)缺的原則，專職檔案員多次會同各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員核查文件歸檔范圍和保管期限，驗(yàn)證其是否已經(jīng)完整涵蓋了本部門所產(chǎn)生的全部有價值文件的齊全完整。如業(yè)務(wù)辦公室隨著突發(fā)公共衛(wèi)生事件的不斷增多，增補(bǔ)了疾病預(yù)防控制應(yīng)急事件處置文件材料的歸檔范圍和保管期限。

三、《中心規(guī)定》編制工作的現(xiàn)實(shí)意義

《中心規(guī)定》的編制是與時俱進(jìn)、適應(yīng)檔案工作新形勢下的重要舉措。界定文件材料歸檔范圍和劃分檔案保管期限是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到保存的檔案能否真實(shí)反映一個單位職能活動，關(guān)系到文件材料的存毀，是做好檔案各項工作的首要前提。

對于我們具體立檔單位來說，結(jié)合本單位的工作職責(zé)和所從事的職能活動進(jìn)一步細(xì)化和完善所形成的本單位專用的系統(tǒng)、全面的歸檔范圍和保管期限表，其條文表述可操作性強(qiáng)，便于兼職檔案員在平預(yù)歸檔工作時對號入座，準(zhǔn)確判斷文件材料的歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分保管期限，確保各類應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整，使歸檔工作有章可循。

《中心規(guī)定》突出了立檔部門的主體地位，改變了以往重視紅頭文件，輕本部門職能活動中產(chǎn)生的專項業(yè)務(wù)文件的傳統(tǒng)做法。以往各部門重視中心紅頭文件的歸檔，而反映本部門工作職能的業(yè)務(wù)文件留存在部門內(nèi)，造成中心層面文件的重復(fù)歸檔，而反映中心各項職能工作歷史面貌的業(yè)務(wù)文件屈指可數(shù)，也給綜合檔案室的歸檔審核工作帶來了大量的重復(fù)勞動。

綜合檔案室對各部門的歸檔工作有了實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督和管理。以往是中心各部門交什么綜合檔案室就接收什么，現(xiàn)在部門兼職檔案員根據(jù)《中心規(guī)定》收集整理，專職檔案員根據(jù)《中心規(guī)定》逐一對照審核，就能知道哪些文件沒歸檔，一目了然，清晰明了。

《中心規(guī)定》的編制給檔案工作者上了一次很好的檔案實(shí)踐課，進(jìn)一步拓寬了檔案工作者的視野，開拓了收集檔案資源的新思路。這次《規(guī)定》第二條對文件材料的內(nèi)涵作出了明確的界定：“文件材料”不僅包含文書、科技、基建、會計等文件材料，從載體上應(yīng)包含紙質(zhì)、實(shí)物、磁性載體文件、電子文件等。因此，在修訂《中心規(guī)定》時，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行的基建、科研、儀器設(shè)備、會計檔案及其他特殊載體檔案的歸檔范圍也列入《中心規(guī)定》，其保管期限按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。同時，隨著社會信息化程度的不斷加強(qiáng)和中心辦公自動化（OA）的全面普及，工作中產(chǎn)生的電子文件日益增多，在《中心規(guī)定》編制過程中，也充分考慮其歸檔范圍和保管期限。

《中心規(guī)定》集全中心檔案之大全，形成了各種門類和載體檔案的歸檔范圍和保管期限表。通過《中心規(guī)定》的編制工作，檔案意識深入人心，近年來中心綜合檔案室歸檔文件材料的數(shù)量有了明顯的增長，尤其是反映各項職能活動所產(chǎn)生的“賬外文件”，由此也帶動了檔案的查檔利用率，檔案的價值突顯。