中職學(xué)校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

馬德云

學(xué)生檔案管理工作是對學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活等綜合情況的原始記錄。中職學(xué)校承擔(dān)著為社會培養(yǎng)技術(shù)技能人才的重任，在學(xué)生培養(yǎng)過程中，真實、客觀的記錄學(xué)生在校期間的實際情況，有助于幫助企業(yè)選拔人才，其重要性不言而喻。

2001年，教育部為了規(guī)范教育辦學(xué)的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，也正式成立了學(xué)歷認(rèn)證中心，要求認(rèn)證中專學(xué)歷時，必須要出具畢業(yè)學(xué)校加蓋公章的錄取審批表復(fù)印件和學(xué)籍證明等材料。

筆者根據(jù)多年從事檔案管理工作的經(jīng)驗，以日照市技師學(xué)院為例，對中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行了思考，旨在為學(xué)生檔案管理工作提供參考。

一、學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

在中職學(xué)校的各項工作中，學(xué)校管理層和一線教師普遍把學(xué)生的常規(guī)教學(xué)放在第一位，認(rèn)為學(xué)生檔案管理是輔助性工作，對日常工作和教學(xué)質(zhì)量提升沒有過多的影響，因而造成了學(xué)生檔案管理工作不被重視，體系不夠完善的現(xiàn)象。具體原因體現(xiàn)在如下方面。

1.學(xué)校管理層思想重視程度不夠

學(xué)校管理部門普遍把學(xué)生紀(jì)律、衛(wèi)生、教學(xué)等常規(guī)工作放在首要位置，對學(xué)生的檔案管理思想上不重視，認(rèn)為班主任整理一下就能完成了，從而造成了檔案材料不齊全、整理不規(guī)范、歸檔材料不完整等問題。在后續(xù)學(xué)生轉(zhuǎn)提檔案、辦理畢業(yè)證書時容易出現(xiàn)前后不一致的情況，造成了重復(fù)性的工作，效率較低。

2.學(xué)生檔案管理部門崗位職責(zé)不明確

筆者通過調(diào)研周邊兄弟院校情況發(fā)現(xiàn)，多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理員，大多以學(xué)生管理部門的工作人員和班主任為主進(jìn)行檔案管理工作，缺乏專業(yè)性和針對性。個別學(xué)校雖然有檔案室和專職管理人員，但多為接近退休年齡的教師擔(dān)任，工作中缺乏創(chuàng)新，多數(shù)工作依然靠班主任去完成。

3.檔案管理不夠規(guī)范

學(xué)生檔案材料主要包括新生入學(xué)材料、班級花名冊、學(xué)籍卡、成績單、所獲榮譽或處分材料、綜合評語等內(nèi)容。在大多數(shù)中職學(xué)校中，招生就業(yè)部門主要承擔(dān)新生入學(xué)材料、班級花名冊、學(xué)籍卡片等材料，教務(wù)部門主要負(fù)責(zé)學(xué)生的成績單等材料，學(xué)生管理部門存放著學(xué)生的獎懲材料。牽頭部門多，在一定程度上造成了各部門的工作無法銜接，使檔案管理工作整體性不強，造成了學(xué)生檔案不能及時有效地進(jìn)行歸檔，容易造成材料丟失。

4.學(xué)生檔案管理系統(tǒng)不健全

由于學(xué)生的檔案具有歸檔工作量大、存放數(shù)量多、整理周期長等特點，傳統(tǒng)的手工記錄已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的需求，也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。目前急需要一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理應(yīng)用軟件，從而保證信息數(shù)據(jù)實時更新。

二、學(xué)生檔案管理問題的解決對策

1.完善檔案管理部門機制建設(shè)

針對檔案管理工作，學(xué)校需要單獨成立檔案管理部門，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，構(gòu)建以學(xué)校檔案管理部門為主，學(xué)生管理部門、教務(wù)部門、招生就業(yè)部門等協(xié)調(diào)參與的管理機制。學(xué)校需要定期進(jìn)行檔案材料的整理和抽查，及時完善學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)提工作。建議教務(wù)部門將學(xué)生的考試成績匯總轉(zhuǎn)交至檔案管理部門，并錄入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)平臺；學(xué)生管理部門把學(xué)生的獎懲信息轉(zhuǎn)交給檔案管理部門；招生部門于學(xué)期末將注銷學(xué)籍學(xué)生信息轉(zhuǎn)交檔案管理部門，這樣就形成了有機的整體。

2.加強檔案管理人員的管理

選拔專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，保證檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。定期對班主任、各部門檔案材料負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一檔案上報的時間和標(biāo)準(zhǔn)，從而提高工作效率。不斷提升檔案管理人員的素養(yǎng)，使其樹立從事檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，為企業(yè)用人單位提供真實可靠的檔案信息。

3.采用信息化管理平臺

學(xué)校投入專項經(jīng)費用于學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子化的辦公平臺不僅可以提高工作效率，還可以起到資源共享、實施監(jiān)控的作用，讓學(xué)生的檔案系統(tǒng)隨時更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確。

三、體會與感悟

合理規(guī)范的學(xué)生檔案管理工作不僅對學(xué)生的日常管理規(guī)范、常規(guī)教學(xué)起到了積極的推動作用，還為就業(yè)單位提供了第一手資料。科學(xué)的分工，避免了出現(xiàn)學(xué)生臨時補檔案、修改檔案的情況，為學(xué)生轉(zhuǎn)提檔案提供了便利，也加強了學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識，有助于學(xué)校各方面工作的順利開展。

（作者單位：日照市技師學(xué)院）endprint