提高辦公室檔案管理工作效率的思考

趙容

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室的檔案管理方法逐漸跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐，因此辦公室檔案管理工作也面臨著創(chuàng)新改革。在工作單位中，辦公室是工作人員開展工作的重要場所，辦公室檔案也與辦公室的工作有著緊密的聯(lián)系，所以辦公室檔案的管理是辦公室工作開展的重要保障。通過對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理可以促進(jìn)各項(xiàng)檔案相關(guān)工作的順利開展。但是在現(xiàn)在的辦公室檔案管理工作中還存在著諸多問題，本文通過對(duì)諸多問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；辦公效率；問題和對(duì)策

1 辦公室檔案管理工作的重要意義

事實(shí)上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項(xiàng)工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的體現(xiàn)。檔案是信息產(chǎn)業(yè)的重要部分。辦公室檔案管理工作的實(shí)施，其實(shí)就是為人們查詢信息資源提供便利的一項(xiàng)工作。而這就是辦公室檔案管理工作最為直接的價(jià)值。在信息時(shí)代快速發(fā)展的過程中，辦公室檔案管理工作的重要性進(jìn)一步突出。其次，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。從檔案工作的本質(zhì)來看，其具有連貫性、持續(xù)性與不間斷性。正是由于檔案管理工作具有這幾方面的要求，就需要高度重視檔案管理工作。最后，有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。社會(huì)的快速發(fā)展，檔案在其中起著非常重要的作用。社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)都離不開檔案。可見，辦公室檔案起著無法替代的作用。做好檔案管理工作，有助于推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。檔案將歷史發(fā)展的軌跡記錄下來，具有借鑒與參考的意義。

2 辦公室檔案管理的弊端

2.1 淡薄的管理意識(shí)和落后的管理方式

管理意識(shí)的疏忽和淡薄很大程度上來自我國參與辦公室檔案管理的工作人員，該工作人員中大多數(shù)都是來自兼職人員且專業(yè)素質(zhì)較低的人群，從而導(dǎo)致工作效率以及工作水平相對(duì)較低，不僅對(duì)檔案管理工作的建立健全和完善產(chǎn)生不利因素的同時(shí)，也間接造成了管理方式越來越落后。我們應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，為了辦公室檔案管理工作正確、高效的進(jìn)行，有必要引進(jìn)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。

2.2 專業(yè)水平有待提高的管理人員

目前，辦公室檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，而且專業(yè)知識(shí)存在缺乏使其在辦公室檔案管理工作中越來越不能高效的完成，因此提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)變得尤為重要。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式不能滿足現(xiàn)代辦公室的要求，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代對(duì)辦公室檔案管理提出了更高要求，也就是需要管理人員專業(yè)水平必須提升上來，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來，才可以在效率上有所突破，使我國的辦公室檔案管理工作更上一層樓。

2.3 檔案管理工作方式比較傳統(tǒng)

檔案管理工作的方式對(duì)于檔案管理工作效率也有重要的影響。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的一些企業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，這不僅僅能搞提高工作效率同時(shí)還可以減少工作中的失誤。但是當(dāng)前的檔案管理工作并沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，傳統(tǒng)的人工檔案管理工作難免會(huì)造成工作效率不高，甚至還會(huì)由于員工的失誤導(dǎo)致檔案管理工作中的錯(cuò)誤，這樣會(huì)更加影響檔案管理的效率。

3 如何提供辦公室檔案管理效率

3.1 對(duì)辦公室檔案管理制度進(jìn)行不斷健全和完善

更好地進(jìn)行辦公室檔案管理工作，需要檔案主體的領(lǐng)導(dǎo)者要增強(qiáng)重視程度，有效推動(dòng)檔案管理機(jī)制的完善，強(qiáng)化辦公室檔案管理制度的建設(shè)。要根據(jù)需要，設(shè)立專門的檔案資料室，對(duì)檔案進(jìn)行有序分類，保證其有序地存儲(chǔ)，同時(shí)，要進(jìn)行標(biāo)注，以方便后期進(jìn)行查閱。在進(jìn)行存放的時(shí)候，不讓將其存儲(chǔ)在安全性不高的低樓層，要對(duì)門窗進(jìn)行加固，安裝護(hù)欄，保證存放的安全性。對(duì)于內(nèi)部關(guān)鍵性文件，要進(jìn)行單獨(dú)保管，對(duì)保密期限進(jìn)行及時(shí)更新。隨著存放時(shí)間的久遠(yuǎn)，要進(jìn)行檔案機(jī)密程度的調(diào)整，根據(jù)需要升高或者降低保密級(jí)別。對(duì)于一些不具有保密性質(zhì)的文件，要進(jìn)行及時(shí)處理，進(jìn)行重新存放和標(biāo)注。對(duì)于這些工作，為了強(qiáng)化監(jiān)督，要兩個(gè)以上的人員同時(shí)在場，達(dá)到良好的互相監(jiān)督。在檔案管理的樓層，須臾按照監(jiān)控器，目的是方便調(diào)查。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)化人才

檔案管理人員的素質(zhì)不統(tǒng)一，相互之間沒有配合，團(tuán)隊(duì)工作不一致，嚴(yán)重影響了工作效率。首先要重視引進(jìn)專門人才，一個(gè)具有一定規(guī)模的單位，應(yīng)當(dāng)配備接受過專門訓(xùn)練的專業(yè)人員，作為檔案管理工作的骨干力量。二是要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期參加國家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，通過培訓(xùn)取得檔案管理資格，提升專業(yè)技能。三是要注重強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，重點(diǎn)是對(duì)本單位專門業(yè)務(wù)的了解掌握，可以通過輪崗交流，到業(yè)務(wù)部門跟班鍛煉等方式，在工作實(shí)踐中提高對(duì)檔案材料的辨識(shí)能力。四是要引進(jìn)專業(yè)機(jī)構(gòu)，對(duì)單位的檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的工作實(shí)際進(jìn)行客觀考核。五是要將檔案集中管理，這樣做既可以避兔工作人員精力分散，又能保證檔案管理系統(tǒng)化，有利于檔案管理工作的順利開展。

3.3 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化

事實(shí)上，就當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形態(tài)與科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢來看，辦公室檔案管理的現(xiàn)代化是必然的發(fā)展趨勢。而所謂的現(xiàn)代化其實(shí)就是改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式，更新管理模式，這有助于促進(jìn)辦公室檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢。就當(dāng)前發(fā)展形勢來看，檔案管理工作需要立足于實(shí)際。而面對(duì)社會(huì)發(fā)展的變化，檔案管理工作也將面臨著新的要求。因此，在組織開展該項(xiàng)工作的過程中需要根據(jù)具體的要求，制定工作目標(biāo)。唯有如此，才可提高辦公室檔案管理的效率?，F(xiàn)代化的辦公室檔案管理模式，會(huì)影響整個(gè)檔案工作。而所謂的現(xiàn)代化，就需要從檔案收集、整理與儲(chǔ)存、保管等各方面都需要體現(xiàn)出來。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)以及激光光盤技術(shù)等技術(shù)均是先進(jìn)技術(shù)的直接體現(xiàn)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，將會(huì)不斷出現(xiàn)先進(jìn)的技術(shù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化，有利于提高辦公室檔案管理工作效率。

4 總結(jié)

提升辦公室檔案管理工作效率是加強(qiáng)單位內(nèi)部管理，推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的必然選擇二本文通過對(duì)檔案管理工作的思考，表明檔案管理工作的重要性，督促單位完善檔案管理工作的制度，健全管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的工作支持。相信在單位領(lǐng)導(dǎo)人員、業(yè)務(wù)部門與檔案管理工作人員的相互配合下，辦公室檔案管理工作必然能夠得到穩(wěn)步提升，有力推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)快速健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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