新時期機關(guān)單位檔案信息化建設與管理的措施分析

崔瑩

摘 要：隨著信息化技術(shù)的普遍運用，促使我國檔案管理的信息化水平明顯提高。有必要推動事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，從而提高管理效率和質(zhì)量。本文主要圍繞當前事業(yè)單位檔案信息化建設存在的不足、加快事業(yè)單位檔案信息化建設進程的措施等方面展開討論，針對檔案管理目前存在的專業(yè)人才缺乏、檔案信息保管缺少有效措施等問題，制定相應的解決對策，從而發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位良好發(fā)展上的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設

前 言

新時期下，信息技術(shù)的發(fā)展及運用為檔案管理工作帶來一定機遇和挑戰(zhàn)，在建設事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，要針對信息化管理特點，盡快建立專業(yè)的管理隊伍，并構(gòu)建統(tǒng)一管理平臺，能有效提高檔案管理水平。檔案界大部分單位已經(jīng)開始利用信息技術(shù)進行檔案信息的檢索及管理，但目前事業(yè)單位在檔案管理過程中還存在信息混亂等問題，需要加大對檔案信息化建設及管理的研究，從而為事業(yè)單位檔案管理提供借鑒。

一、當前事業(yè)單位檔案信息化建設存在的不足

在對事業(yè)單位檔案信息化建設存在的不足進行分析時，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：一是缺少專業(yè)的管理人才，是我國大部分事業(yè)單位普遍存在的問題，極大部分管理人員沒有經(jīng)過信息化管理的培訓，還存在檔案信息化管理意識薄弱和計算機設備應用不熟練等現(xiàn)象，容易造成檔案信息出現(xiàn)錯誤。并且部分管理人員責任感不強，不能針對檔案進行分類保管，從而降低檔案信息利用率。二是檔案資料的保管缺少有效措施。保證檔案信息完整性是檔案管理工作重要環(huán)節(jié)之一，當前事業(yè)單位檔案資料大多以電子檔案的形式存在，但對于機密性較高的檔案還主要采取紙質(zhì)檔案方式。由于事業(yè)單位建設檔案信息化進程較緩慢，使得檔案管理配套制度不夠完善，導致電子檔案和紙質(zhì)檔案管理不能協(xié)調(diào)開展，導致檔案丟失和損壞等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

二、加快事業(yè)單位檔案信息化建設進程的措施

（一）注重對的檔案人員的培訓教育

針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的專業(yè)管理人員缺乏的問題，要求事業(yè)單位加大對檔案人員培訓教育的重視。檔案管理人員是單位建設檔案信息化的執(zhí)行者，其業(yè)務能力會對檔案信息化發(fā)展水平產(chǎn)生直接影響，因此，需要通過提高管理人員培訓力度，來建設高技能素養(yǎng)的管理人員隊伍，為事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展提供人力資源保障[1]。例如，事業(yè)單位會根據(jù)其實際情況建立起培訓制度，要求培訓部門根據(jù)員工崗位特點設計相應的培訓內(nèi)容，以便增強他們的專業(yè)技能，確保員工綜合素質(zhì)滿足崗位職能要求。另外，除了加大對單位員工的培訓教育外，還應適當加大對外招聘力度和范圍，通過為新員工提供相應的精神和物質(zhì)獎勵，吸引大量優(yōu)秀人才進入事業(yè)單位中，從而打造出一批高水準檔案人員，能保證檔案管理有效性，促進檔案管理的信息化建設進程。

（二）最好檔案信息更新管理工作

在事業(yè)單位運行過程中，會不斷產(chǎn)生新的信息，這就要求檔案管理人及時收集新的信息，不斷進行檔案信息數(shù)據(jù)庫的更新和完善，確保事業(yè)單位各項活動的開展能根據(jù)數(shù)據(jù)庫信息高效開展，發(fā)揮檔案信息功能。同時，在建設檔案信息化過程中，還需要定期更換檔案管理設備，為檔案管理工作開展提供設備支撐。通過引進先進設備，可保證檔案管理效率和質(zhì)量的提升，考慮到事業(yè)單位檔案信息處于動態(tài)變化中，會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，因此，應適當加大計算機設備儲存容量，滿足大量數(shù)據(jù)存儲需求。另外，還應注重日常辦公設備的及時更新，盡可能實現(xiàn)檔案管理工作借助計算機設施完成，從而增強檔案管理人員的信息化意識，能自覺發(fā)展他們的信息化素養(yǎng)，提高檔案管理自動化程度，能一定程度推動事業(yè)單位朝著信息化方向發(fā)展，是提升事業(yè)單位檔案管理水平的關(guān)鍵。

（三）建立信息化的檔案管理平臺

為了保證事業(yè)單位檔案信息化建設取得良好效果，則應盡快建設信息化檔案管理平臺，從而實現(xiàn)對檔案資料的全面收集和管理，在統(tǒng)一平臺運行下，能達到信息有效共享，保證檔案管理各個環(huán)節(jié)銜接起來，并能為檔案管理提供基礎條件。在管理實踐中，要堅持信息化技術(shù)在檔案管理上的充分利用，從檔案管理特點和需求出發(fā)，以提高檔案管理效率和質(zhì)量為目標，真正提高事業(yè)單位的檔案管理水平。例如，事業(yè)單位在構(gòu)建自身的信息化平臺時，還設立分級檔案資料庫和綜合性檔案資料庫，并保證兩者獨立運行，以便保證檔案資料信息查找及時性，突出檔案信息化管理優(yōu)勢。同時，應構(gòu)建檔案信息共享平臺，促使檔案信息在不同部門間有效共享，突破時間和空間對檔案管理的限制，是事業(yè)單位檔案實現(xiàn)信息化管理必要性的體現(xiàn)。

（四）加強檔案信息安全性

在數(shù)據(jù)庫作用下，事業(yè)單位的檔案資料信息將儲存在網(wǎng)絡環(huán)境中，但是由于網(wǎng)絡環(huán)境的開放性特點，可能對檔案信息安全性帶來威脅。因此，需要加強檔案信息安全性，從檔案信息化管理特點出發(fā)，采取相應的風險防范措施。實施檔案管理過程中，將面臨硬件風險和網(wǎng)絡風險，在上述風險影響下將導致事業(yè)單位檔案資料遭到破壞，對事業(yè)單位各項工作正常開展有不利影響[2]。目前，較為常見的檔案信息安全事件為檔案信息系統(tǒng)受到病毒攻擊或黑客入侵等，為了避免這類事件的發(fā)生，在建設事業(yè)單位信息化檔案管理平臺的同時，要充分利用防火墻技術(shù)和登錄驗證技術(shù)等，確保只有特定的檔案人員能進入檔案管理系統(tǒng)中，在提高信息安全方面有重要作用。而在應對硬件風險時，應考慮到由于硬件故障問題會導致檔案丟失及破壞等狀況，為了應對這種風險，需要做好計算機內(nèi)部程序的創(chuàng)新研發(fā)，以便在程序功能充分發(fā)揮的基礎上，為檔案管理工作的開展提供基礎條件。同時，要為信息系統(tǒng)配置相應的防火墻和防病毒軟件，能有效防范病毒攻擊。除此之外，檔案管理人員還要做好檔案資料備份工作，盡量降低硬件風險造成的損壞。

結(jié) 論

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位重要工作內(nèi)容之一，需要在有效開展檔案管理工作的基礎上，為相關(guān)工作的實施提供依據(jù)。在信息化的時代背景下，對檔案管理提出了新的要求，需要通過信息化技術(shù)的應用來實現(xiàn)檔案信息資源的有效保管和應用。本文主要針對事業(yè)單位檔案信息化建設及管理等方面進行分析，為了達到較好的檔案管理效果，應采取加大檔案管理數(shù)字化程度、建設高素質(zhì)員工隊伍等措施。

參考文獻：

[1] 林桂春. 淺析機關(guān)檔案信息化建設[J]. 黑龍江檔案， 2014（2）.

[2] 黃玉連. 新時期人事檔案管理的信息化建設探討[J]. 卷宗， 2017（19）.