初探洽洽原料采購成本的管控

殷正文

摘 要 筆者進入公司已有8個多年頭，前期負責(zé)農(nóng)產(chǎn)品采購財務(wù)工作，每每看到公司原料采購成本和質(zhì)量不配比時，總覺得有話要說，恰逢清華培訓(xùn)班結(jié)業(yè)論文這個機會，利用培訓(xùn)獲得的思維方式，從采購供應(yīng)商選擇與引導(dǎo)、市場資訊的搜集與價格定位、采購人員素質(zhì)的提升和管理、采購制度和采購流程的梳理與執(zhí)行等，對原料采購成本進行初步分析、探討。

關(guān)鍵詞 采購 成本 質(zhì)量 控制

采購處于整個供應(yīng)鏈的最上游，是任何生產(chǎn)活動與消費活動的先導(dǎo)，采購對于一個企業(yè)來說是一個戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。有研究表明，某些行業(yè)采購成本降低1%，利潤就會上升10%，甚至更高。所以，采購與供應(yīng)鏈管理水平，可以成為企業(yè)利潤的“搖籃”，也可稱其為利潤的“墳?zāi)埂薄?/p>

洽洽的原料成本占成品成本70%以上，由此看來，原料采購的成本和質(zhì)量決定了洽洽產(chǎn)品的市場競爭力，采購運作水平與成本的高低，對洽洽整個生產(chǎn)過程與人力資源成本都會產(chǎn)生重大的影響。瑞士的國際采購專家蓋瑟爾斷言：“采購者應(yīng)對生產(chǎn)總成本的一半負責(zé)?！蹦敲?，是否也可以這樣說：洽洽的采購人員應(yīng)對產(chǎn)品生產(chǎn)總成本擔(dān)負80%的責(zé)任。

一、目前采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題剖析

第一，質(zhì)量和價格不配比。某些供應(yīng)商雖然與洽洽合作多年，經(jīng)營理念還是停留在簡單“買賣”的關(guān)系上，他們不是在努力提高質(zhì)量，降低成本，滿足客戶的要求，而是整天在洽洽的收購標(biāo)準(zhǔn)上做文章，把一些不合格的原料，人為地摻兌在質(zhì)量好的原料中，只要指標(biāo)基本達到洽洽采購的要求，就能賣個理想的價格，這樣不但原料整體收購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)很難提高，而且還要花費機選成本和人工成本，把這些人為摻入的次品原料分揀出來。

第二，價格定位不準(zhǔn)。由于對市場調(diào)查不夠充分，搜集的資訊僅停留在一些供應(yīng)商之間，或者信息提供者心存雜念，以達到個人或小集體牟利的目的，不去真正了解供應(yīng)商的成本和市場原料未來供求狀況，草草地向決策者提供市場貨源緊缺或盲目樂觀估計市場貨源充足以及錯誤的供應(yīng)商的原料成本結(jié)構(gòu)信息，誤導(dǎo)高層管理者，導(dǎo)致在定價方面或高或低，使采購工作陷入被動。

第三，采購人員的素質(zhì)。雖然洽洽的采購隊伍建設(shè)與同行業(yè)相比，相對處于前列，但也不能排除極少數(shù)采購人員由于職業(yè)道德和個人素質(zhì)偏低，經(jīng)不起供方的物質(zhì)誘惑，不惜犧牲團隊的利益，出現(xiàn)向供應(yīng)商泄密，以謀求個人利益和吃回扣的現(xiàn)象。

第四，采購制度和流程不完善。洽洽的采購流程和制度大體上還算完善，但不能排除一些繁雜現(xiàn)象，大而全，小而全，在真正操作過程中很難面面俱到，為應(yīng)付審計和稽核而在形式上敷衍，這樣的工作作風(fēng)不利于企業(yè)的發(fā)展。淡化了制度的剛性要求，采購管控只是紙上談兵。

二、控制采購成本的實際措施

第一，制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃，選對供應(yīng)商。一是要分析供應(yīng)環(huán)境，包括企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和供應(yīng)外部環(huán)境的分析，內(nèi)部環(huán)境包括領(lǐng)導(dǎo)對采購工作的重視程度、各部門的協(xié)作程度以及信息技術(shù)在采購工作中的應(yīng)用程度；供應(yīng)外部環(huán)境只有通過調(diào)查、搜集資料，認真研究原料的供需現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，制定合理的采購戰(zhàn)略。二是對供應(yīng)商的評價和選擇，洽洽公司的原料采購戰(zhàn)略采取成本領(lǐng)先原則，定價結(jié)構(gòu)是最敏感的指標(biāo)，同時兼顧質(zhì)量、技術(shù)、配送和服務(wù)，并根據(jù)這些指標(biāo)對供應(yīng)商進行嚴格評價，真正選出對洽洽公司戰(zhàn)略發(fā)展有直接貢獻或潛在貢獻的目標(biāo)供應(yīng)商群，把供應(yīng)商看作洽洽公司的延伸，致力于與供應(yīng)商發(fā)展長期合作、雙贏的交易關(guān)系；徹底淘汰那些經(jīng)營理念仍停留在“買賣”關(guān)系上的供應(yīng)商。三是適當(dāng)改變采購模式，洽洽公司基本上算是勞動密集型企業(yè)，勞動力價格的逐步提高和勞動力“饑荒”現(xiàn)象的出現(xiàn)，給人力資源管理造成了很大的壓力，洽洽公司現(xiàn)在試著把原來的收購初選葵花籽和西瓜子等改變?yōu)槭召従x籽，把公司的風(fēng)選環(huán)節(jié)和手選環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商，把這兩個環(huán)節(jié)需要的加工成本折算成原料收購價格，讓供應(yīng)商就地把毛料加工成符合公司需要的精選料，這樣不但緩解了公司集中招人的壓力，在一定程度上還有節(jié)稅作用。假設(shè)毛料的出品率為94%，那么還有6%的篩下物、廢籽，不需要花運費再運到公司倉庫，從而節(jié)約了運費，這樣也不給少數(shù)供應(yīng)商摻雜的機會。當(dāng)然，現(xiàn)在大多供應(yīng)商還不具備這樣的機選能力，洽洽公司要花費一定精力為供應(yīng)商提供一定的資助和技術(shù)、管理方面的指導(dǎo)，培養(yǎng)供應(yīng)商忠誠于洽洽的強烈意識，充分提高雙方的交易績效，力戒短期交易行為，而要共創(chuàng)未來。這樣收購質(zhì)量才能得到保證，收購價格才會趨向合理。

第二，注重采購市場的調(diào)查和資訊的搜集。一個企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應(yīng)充分注意對市場的調(diào)查和資訊的搜集和整理，資訊不只來源于供應(yīng)商，還可從競爭對手、農(nóng)戶等方面獲得更有用的信息，另外還可利用網(wǎng)絡(luò)信息，只有這樣，才能充分了解市場狀況和價格走勢。如有條件，公司可設(shè)專人從事這方面的工作，定期總結(jié)出調(diào)研報告，對大勢進行調(diào)研，估算供應(yīng)商產(chǎn)品成本，及時把有用和全面的信息傳遞給采購總部的高層管理者，再結(jié)合年初的采購計劃、預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)成本，制定出相對合理的采購價格以及采購政策。這樣采購者在和供應(yīng)商談判時才能胸有成竹。同時，掌握市場的供求狀況，也能為正確擬定采購政策奠定基礎(chǔ)，確定集中采購和零星采購的合理比例，做到既節(jié)約倉儲成本，又防止因政策失誤，缺貨搶購，造成采購價格大幅上漲，從而保證原料質(zhì)量。

第三，采購部門和人員的控制。為了追求經(jīng)營目標(biāo)，實現(xiàn)最大利潤，杜絕采購漏洞，洽洽公司已建立了一套比較完整而嚴密的采購組織框架，對采購人員的崗位設(shè)置也基本到位，現(xiàn)在首要任務(wù)是如何提高采購人員的素質(zhì)，包括思想品德素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)。洽洽采購團隊的領(lǐng)導(dǎo)已意識到了這方面工作的重要性，下大力氣對員工進行培訓(xùn)，意在培養(yǎng)一批對洽洽事業(yè)無限熱愛、忠誠，對采購業(yè)務(wù)十分熟悉、思想活躍的采購骨干，特別要注重高層管理者的選拔，在團隊里形成以損害團隊利益來獲取自身利益為最大恥辱的良好風(fēng)氣。另外，要建立考核與激勵機制，以競爭促成績。在市場經(jīng)濟條件下，決定企業(yè)成功的根本因素是人，企業(yè)采購都是通過采購人員來完成的，考核和激勵機制的直接目的就是調(diào)動和提升采購人員的積極性和責(zé)任感。堅持能者上，庸者下的原則；建立舉報制度，杜絕不良交易，能最大限度地降低采購成本。

第四，理順采購流程，明確崗位責(zé)任，加大考核力度?，F(xiàn)在要著手對現(xiàn)有的采購制度和流程進行梳理，把一些采購控制點精編成操作手冊，力求做到適用、高效，避免因繁雜的流程而降低工作效率。明確團隊各個分工，采購計劃、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由高層管理者制定和決策，執(zhí)行由各個片區(qū)長負責(zé)，具體指標(biāo)分解到每個采購人員，普通采購人員抓的就是對供應(yīng)商的服務(wù)，在保證質(zhì)量的情況下，完成采購任務(wù)。材料采購會計和采購內(nèi)勤人員利用信息化系統(tǒng)隨時反映不同時點的各項采購指標(biāo)，尤其是質(zhì)量、成本指標(biāo)，為決策、考核提供依據(jù)；充分發(fā)揮公司的監(jiān)督機構(gòu)作用，對采購的每個環(huán)節(jié)實行不定期稽核、審計，監(jiān)督層面要深入。

當(dāng)然，采購工作是一個系統(tǒng)工程，控制采購成本會涉及許多方面，考慮的因素很多，譬如缺貨成本、維持成本、機會成本等，同時需要多個部門的配合，這些都要求每個管理人員去關(guān)注和認真思考。

（作者單位為安徽省大地園林工程有限公司）endprint