合同管理存在的問題及對策探討

張玲

摘 要 企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來都是以合同作為主要形式，企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同管理是密切相關(guān)的。本文針對石化企業(yè)目前合同管理中存在的問題進(jìn)行深入分析，并提出治理對策，希望能促進(jìn)石化企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)一步為經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展提供動力。

關(guān)鍵詞 合同管理 信息系統(tǒng)應(yīng)用 問題對策

一、引言

目前全球處于經(jīng)濟(jì)全球化時代，對于發(fā)展中國家來說，經(jīng)濟(jì)全球化既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，我國要順應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的潮流，抓住機(jī)遇。面對經(jīng)濟(jì)全球化，企業(yè)要提高自身的市場競爭力，完善和發(fā)展企業(yè)的合同制度。解決企業(yè)合同管理實踐中暴露的問題，能更好地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

二、精細(xì)化合同管理在石化企業(yè)中的應(yīng)用

（一）為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境提質(zhì)增效

石油石化企業(yè)具有自身的特殊性，專業(yè)化程度高，需求量大，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，涉及的勞動力多，管理較困難。隨著我國對經(jīng)濟(jì)體制的探索，合同管理對石化企業(yè)的改善作用越來越大。合同管理信息系統(tǒng)（CMIS系統(tǒng)）不斷完善、更新和發(fā)展，為合同的精細(xì)化管理奠定了堅實基礎(chǔ)。系統(tǒng)設(shè)置了四個階段（準(zhǔn)備、訂立、履行、終結(jié)）八個環(huán)節(jié)（合同準(zhǔn)備—訂立發(fā)起—審查審批—合同打印—簽署備案—合同履行—合同終結(jié)—電子歸檔），設(shè)置了中石化標(biāo)準(zhǔn)文本一、二和行業(yè)示范文本、雙方擬定文本等，為擬合作雙方單位提供了規(guī)范有序的“管理環(huán)境”，使企業(yè)在面對生產(chǎn)變化時能快速有效地調(diào)整和解決問題。精細(xì)化合同管理模式實現(xiàn)了合同的全過程管理，對企業(yè)的安全生產(chǎn)和規(guī)范經(jīng)營起到了良好的制約及促進(jìn)作用。

（二）為企業(yè)發(fā)展環(huán)境提供法律保障

石化企業(yè)在發(fā)展的同時也會出現(xiàn)一些法律糾紛問題，其中，以經(jīng)濟(jì)合同引起的糾紛居多，阻礙了石化企業(yè)的良性發(fā)展。為此，合同管理需要在實踐中不斷優(yōu)化提升和深化應(yīng)用。通過深度開發(fā)和個性化設(shè)計滿足板塊差異化需求，實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)流程定制化、模板化。提升系統(tǒng)功能，實現(xiàn)與ERP大集中、工程管理、制度內(nèi)控等系統(tǒng)集成。通過加強系統(tǒng)安全和高效運行，推廣電子簽名應(yīng)用，提高合同簽署效率；建立合同管理系統(tǒng)運行指標(biāo)監(jiān)控子系統(tǒng)和事業(yè)部層級統(tǒng)計及分析子系統(tǒng)，深化系統(tǒng)應(yīng)用水平。還應(yīng)注重梳理境外合同管理流程，構(gòu)建境外合同管理體系，實現(xiàn)境外合同的集中信息化管理。規(guī)范境外合同業(yè)務(wù)流程，提高合同辦理效率，有效防控境外合同法律風(fēng)險，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的雙提升。

（三）提高企業(yè)文化和社會影響力

對于石化企業(yè)而言，良好的企業(yè)文化和社會影響力對企業(yè)的發(fā)展尤為重要。自從合同管理信息系統(tǒng)引用后，中石化企業(yè)信譽一直呈上升發(fā)展的趨勢。在嚴(yán)格的程序要求下，不管是資信調(diào)查還是招標(biāo)談判過程，都做到了確保最大限度的規(guī)范企業(yè)經(jīng)營，每個環(huán)節(jié)都有利于雙方認(rèn)真履行合同條約，減少項目管理風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)誠信經(jīng)營。

三、分析目前合同管理中存在的問題

（一）合同簽約階段存在的常見問題分析

一是合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。自擬文本容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實意愿。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字或條款，沒有漏洞或缺陷，如在合同中沒有寫明如何處理違約的條款，就無法追究責(zé)任。二是境外合同文本的疑問。我國加入WTO至今，多種經(jīng)濟(jì)合作模式下，有時不可避免地要使用境外文本，由于國情、語言文字等不同，使得合同文本存在疑問。對此不能回避，必須在合同上加以澄清，詮釋清其含義，或堵塞其漏洞，以免造成損失。

（二）合同履行中的問題應(yīng)對不夠及時有效

一是變更合同不及時。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好地履行和一定目的的實現(xiàn)。作為承包方企業(yè)，維護(hù)自己的合法權(quán)益，其關(guān)鍵在于合同變更要及時。二是未能及時確認(rèn)簽證。履約過程中的簽證是一種正常行為。比如在施工過程中，因現(xiàn)場地下或地上障礙物的影響發(fā)生工程變更，但因現(xiàn)場管理人員對此并不重視，而未及時辦理確認(rèn)工程簽證，當(dāng)發(fā)生糾紛時常因無法舉證而敗訴。三是沒在訴訟時效內(nèi)追究。建設(shè)單位被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，但因沒有及時訴諸法律，當(dāng)起訴時已超過兩年的訴訟期，無法挽回?fù)p失。超過訴訟時效等于放棄債權(quán)主張，即權(quán)利人放棄了勝訴權(quán)。四是沒有認(rèn)真行使權(quán)利?！逗贤ā焚x予了合同當(dāng)事人的抗辯權(quán)，但大多數(shù)承包方不會行使。發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，承包方可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決。

四、加強合同管理的措施

（一）建立和健全合同管理體系

主要是建立和健全企業(yè)合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度網(wǎng)絡(luò)。組織網(wǎng)絡(luò)，是指企業(yè)要由上而下地建立和健全合同的管理機(jī)構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)和兼職機(jī)構(gòu)），使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。制度網(wǎng)絡(luò)，指企業(yè)就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體可操作的制度，使合同管理有章可循；企業(yè)各層次都應(yīng)有自己的合同管理制度。合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)成企業(yè)合同管理體系。通過定期的檢查來診斷合同管理組織和制度是否適應(yīng)合同管理的需要和市場需要，對不適應(yīng)部分進(jìn)行調(diào)整，不斷完善，有利于石化企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）加強對合同管理人員的培訓(xùn)

在石化企業(yè)合同管理工作中，合同管理人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。可從三個方面入手，提高合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可依照合同管理人員應(yīng)具有的素質(zhì)條件，選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，也可以通過公開考評和競爭招聘方式選拔人員。在選拔過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放在崗位上。二是可根據(jù)企業(yè)與市場的實際情況，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)或選送有關(guān)院校深造。三是建立崗位責(zé)任制。對合同管理人員必須實行崗位責(zé)任制，明確其責(zé)、權(quán)、利，建立競爭機(jī)制，對有貢獻(xiàn)的合同管理人員給予獎勵，提高工作人員工作的熱情，對存在問題的工作人員進(jìn)行懲罰，減少工作失誤現(xiàn)象。

（三）規(guī)范合同管理及信息系統(tǒng)操作

中石化企業(yè)內(nèi)部在歷次的內(nèi)審?fù)鈱徶邪l(fā)現(xiàn)，CMIS系統(tǒng)在應(yīng)用中仍然存在一些問題。為進(jìn)一步強化管理，提高合同精細(xì)化管理水平，還要注重加強三項措施：一是規(guī)范CMIS數(shù)據(jù)管理。要求所有簽訂的合同必須在CMIS系統(tǒng)中完成。經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)的實際進(jìn)度及時操作，并在3個工作日內(nèi)完成審查審批。有運維問題的要按照“分級處理、逐級上報、統(tǒng)一上報”的渠道進(jìn)行處理。提報內(nèi)容要清晰合理。二是加強審查審批管理。審查審批流程應(yīng)按照優(yōu)化配置、縮短流程的原則設(shè)計，并符合“三性審查”、先審查后審批及內(nèi)控權(quán)限指引的要求。被授權(quán)用戶離崗時，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時關(guān)閉該用戶的權(quán)限，確保信息不被泄漏。三是加強合同管理過程的監(jiān)督檢查。上級合同管理業(yè)務(wù)部門定期通報CMIS運行情況，并綜合評分排序。各級紀(jì)檢監(jiān)察部門定期進(jìn)行“網(wǎng)上巡視”，診斷存在的管理漏洞，一旦發(fā)現(xiàn)不規(guī)范行為，及時進(jìn)行調(diào)查處理。

五、結(jié)語

石化企業(yè)的合同管理是石化企業(yè)發(fā)展中的重要因素，同時它也是石化企業(yè)法律顧問事務(wù)中的重要工作。對合同管理的要求越來越多元化，不只局限于表面上對合同的簽約，這是一個全方位的過程。石化企業(yè)如果能進(jìn)一步完善合同管理工作，將提高石化企業(yè)的管理水平，為石化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和生產(chǎn)力提供新的發(fā)展動力。

（作者單位為中國石化集團(tuán)中原石油勘探局供水管理處）

參考文獻(xiàn)

[1] 李亞明，曾利華，王方，裴悅伶.石油銷售企業(yè)合同管理存在的問題及對策探討 [J].國際石油經(jīng)濟(jì)，2016（12）：92-97.endprint