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      公共圖書館固定資產(chǎn)外包租賃管理模式初探

      2017-11-14 19:52:43林政
      經(jīng)營者 2017年6期
      關(guān)鍵詞:模式創(chuàng)新外包固定資產(chǎn)

      林政

      摘 要 電子科技及互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展,給公共圖書館帶來了巨大的競爭壓力及挑戰(zhàn)。公共圖書館應(yīng)從戰(zhàn)略的高度思考公共圖書館形態(tài)與競爭環(huán)境的改變對自身發(fā)展的影響,尋求技術(shù)路徑和管理手段上的雙重突破。固定資產(chǎn)作為公共圖書館在現(xiàn)代信息技術(shù)爆炸式發(fā)展的背景下轉(zhuǎn)型升級的重要物質(zhì)基礎(chǔ),在公共圖書館未來的技術(shù)體系與業(yè)務(wù)發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。

      關(guān)鍵詞 圖書館 固定資產(chǎn) 外包 模式創(chuàng)新

      長久以來,公共圖書館固定資產(chǎn)以自行采購、自行管理、自行報(bào)廢的傳統(tǒng)模式運(yùn)轉(zhuǎn)。由于缺乏專業(yè)的采購、管理、報(bào)廢人員,公共圖書館固定資產(chǎn)普遍存在賬實(shí)不符、家底不清、資產(chǎn)流失等現(xiàn)象。固定資產(chǎn)外包租賃管理模式指固定資產(chǎn)所有權(quán)部分或全部轉(zhuǎn)嫁給專業(yè)的外包服務(wù)公司所有的管理模式和管理流程。外包租賃管理模式具有擴(kuò)大固定資產(chǎn)管理的廣度和深度、節(jié)省資產(chǎn)占用成本等優(yōu)勢。

      一、傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式的弊端

      固定資產(chǎn)是公共圖書館發(fā)展的重要生產(chǎn)資料和經(jīng)濟(jì)資源,是保證公共圖書館開展各項(xiàng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。然而多年來公共圖書館固定資產(chǎn)管理僅停留在傳統(tǒng)模式,靠提高固定資產(chǎn)管理意識,建立固定資產(chǎn)管理體系、相關(guān)制度和管理隊(duì)伍來實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)的管理。很多公共圖書館建立了一套齊備的固定資產(chǎn)管理體系和制度,如固定資產(chǎn)管理知識結(jié)構(gòu)、固定資產(chǎn)購置制度、固定資產(chǎn)管理流程圖等,從購入、日常使用到變動和處置,使固定資產(chǎn)從“生”(購入增加)到“死”(報(bào)廢減少)的每個(gè)狀態(tài)都有相應(yīng)的內(nèi)控制度。從制度層面看,傳統(tǒng)管理模式無疑是科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?,但傳統(tǒng)管理模式也存在諸多弊端。

      (一)管理者思想意識不重視,固定資產(chǎn)管理員專業(yè)水準(zhǔn)不高

      就公共圖書館來說,經(jīng)費(fèi)來源不同于自主經(jīng)營的企業(yè),主要來源于國家財(cái)政撥款。這就造成了不論是管理層還是基層員工都對固定資產(chǎn)管理不重視,在使用過程中也不愛惜固定資產(chǎn),甚至?xí)貜?fù)購置固定資產(chǎn),造成大量資源閑置浪費(fèi)。另外,公共圖書館的固定資產(chǎn)管理員需要管理全館各個(gè)領(lǐng)域的固定資產(chǎn),涉及各個(gè)學(xué)科的專業(yè)知識。如果要做到更加專業(yè)、有效地管理固定資產(chǎn),就必然對固定資產(chǎn)管理員的專業(yè)知識提出了極高的要求。然而,在實(shí)際工作中,公共圖書館的固定資產(chǎn)管理員基本都是身兼數(shù)職,大部分是由其他崗位工作人員兼任,很難做到面面俱到。再加上對已取得的固定資產(chǎn)并沒有妥善的機(jī)制來保證后期的使用、保養(yǎng)及維護(hù)等,最終無法充分發(fā)揮固定資產(chǎn)應(yīng)有的價(jià)值。

      (二)固定資產(chǎn)報(bào)廢成本過高

      根據(jù)《廢棄電器電子產(chǎn)品回收處理管理?xiàng)l例》(國務(wù)院令第551號),《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對浪費(fèi)條例》等有關(guān)規(guī)定,對已列入《廢棄電器電子產(chǎn)品處理目錄》的電視、電冰箱、洗衣機(jī)、房間空調(diào)器和微型計(jì)算機(jī)這五種報(bào)廢電器電子產(chǎn)品不再實(shí)行公開拍賣或直接回收,應(yīng)交由廢棄電器電子產(chǎn)品處理資格的企業(yè)實(shí)行集中處理。廣東省廢棄電器電子產(chǎn)品集中處理資格企業(yè)所在區(qū)域基本遠(yuǎn)離一線城市,給一線城市公共圖書館帶來諸多不便。比如,無法對資質(zhì)企業(yè)全面了解,這就容易造成信息不對稱,導(dǎo)致企業(yè)在處理資產(chǎn)的報(bào)價(jià)上不及原值的5%,甚至1%,最終給國家財(cái)政造成巨大損失。

      (三)新設(shè)備迭代速度快,采購成本高

      隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展,各種新型的閱讀模式相繼出現(xiàn),如電子書閱讀、有聲閱讀、動態(tài)閱讀等。受數(shù)字媒介迅猛發(fā)展的影響,網(wǎng)絡(luò)在線閱讀、手機(jī)閱讀、電子閱讀器閱讀、光盤閱讀、平板閱讀等數(shù)字化閱讀方式的接觸率為64.0%,較2014年的58.1%上升了5.9個(gè)百分點(diǎn)。[1]根據(jù)《掌閱2016年度數(shù)字閱讀報(bào)告》,2016年,我國高中和大學(xué)學(xué)生平均閱讀了18本電子書。[2]時(shí)代在變,圖書館也要與時(shí)俱進(jìn),大膽跟進(jìn),這就需要投入大量的財(cái)力購買先進(jìn)設(shè)備,以跟上新時(shí)期的閱讀步伐。有發(fā)達(dá)地區(qū)的圖書館為城市科技精英們專門開設(shè)創(chuàng)客空間。以深圳圖書館為例,作為有“中國硅谷”之稱的深圳,聚集了大量的科技與創(chuàng)業(yè)精英,深圳圖書館為迎合這類讀者的需求,專門在五樓開辟了創(chuàng)客空間,配備各種先進(jìn)設(shè)備。

      然而,電子設(shè)備更新?lián)Q代的速度太快,甚至半年前讀者趨之若鶩的閱讀模式半年后就已經(jīng)無人問津。這就給圖書館探索各種新模式帶來了極大的困擾,也造成了大量先進(jìn)設(shè)備的資源浪費(fèi)。

      二、固定資產(chǎn)外包租賃管理模式的必要性

      (一)數(shù)據(jù)化時(shí)代發(fā)展的趨勢

      大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,以及云計(jì)算技術(shù)、傳感器網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動寬帶傳輸技術(shù)和終端設(shè)備制造技術(shù)的發(fā)展,讓圖書館的服務(wù)模式和讀者閱讀模式發(fā)生了巨大變化,也給公共圖書館的信息存儲和各類數(shù)據(jù)分析帶來了巨大挑戰(zhàn)。在服務(wù)模式和讀者閱讀方式多樣化發(fā)展的同時(shí),圖書館的用戶服務(wù)數(shù)據(jù)和讀者閱讀相關(guān)數(shù)據(jù)快速增長,已從TB、PB量級向EB量級急速增長。當(dāng)前,圖書館數(shù)據(jù)環(huán)境已具有海量(Volume)、快速(Velocity)、多類型(Variety)、難辨識(Veracity)和低價(jià)值密度(Value)的大數(shù)據(jù)5“V”特性,圖書館已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。[3]圖書館大數(shù)據(jù)主要由用戶服務(wù)數(shù)據(jù)、IT基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行數(shù)據(jù)、視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、讀者個(gè)體特征數(shù)據(jù)、讀者閱讀行為數(shù)據(jù)、服務(wù)器監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、傳感器網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、閱讀終端數(shù)據(jù)等組成。這些大數(shù)據(jù)每年平均以50%的速度快速激增,其中非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占據(jù)大數(shù)據(jù)總量的85%以上。此外,圖書館大數(shù)據(jù)決策系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的存儲具有高效、精準(zhǔn)、快速和實(shí)時(shí)的要求,傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)已不能滿足。因此,在數(shù)據(jù)化時(shí)代的發(fā)展趨勢下,固定資產(chǎn)的外包租賃成為必然。

      (二)固定資產(chǎn)管理自身的需求

      社會現(xiàn)代化的建設(shè),各種新技術(shù)大量涌現(xiàn),公共圖書館在固定資產(chǎn)管理方面存在管理人才綜合素質(zhì)參差不齊、資產(chǎn)管控范圍廣等問題,科技的日新月異使得變革成為未來圖書館發(fā)展所需面對的主要問題??萍嫉陌l(fā)展雖然為固定資產(chǎn)管理中的各項(xiàng)工作提供了便利,但同時(shí)也提高了對固定資產(chǎn)管理的要求。公共圖書館在集中開展自身核心業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,將固定資產(chǎn)外包,使得固定資產(chǎn)在專業(yè)機(jī)構(gòu)的有效管理下充分發(fā)揮自身價(jià)值,對圖書館的發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)的同時(shí),真正促使固定資產(chǎn)管理工作的可持續(xù)發(fā)展。endprint

      (三)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求

      市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來的經(jīng)濟(jì)思維的改變,使得社會分工更加專業(yè)化、細(xì)致化、單一化。技術(shù)的進(jìn)步使得各種固定資產(chǎn)設(shè)備產(chǎn)品的制造成本越來越低,“互聯(lián)網(wǎng)+”使得企業(yè)運(yùn)營成本大幅度降低,人工智能使得各種新型的生活、工作模式層出不窮。這就從根本上改變了高投入、高風(fēng)險(xiǎn)、外部經(jīng)濟(jì)效應(yīng)等固定資產(chǎn)的傳統(tǒng)劣勢,降低了社會力量進(jìn)入事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域的門檻,同時(shí)也對固定資產(chǎn)管理的專業(yè)化提出了更高的要求。在《關(guān)于加快構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系的意見》和黨的十八屆三中全會《決定》中,明確提出要推動公共文化服務(wù)社會化進(jìn)程,努力構(gòu)建覆蓋全社會的公共圖書館服務(wù)體系,實(shí)現(xiàn)公共圖書館服務(wù)的社會化發(fā)展,應(yīng)該成為公共圖書館事業(yè)未來的發(fā)展方向。積極引入社會力量,參與固定資產(chǎn)管理,這也是對《意見》和十八屆三中全會《決定》精神的認(rèn)真實(shí)踐。

      三、固定資產(chǎn)外包租賃模式的優(yōu)勢

      (一)有效地降低了管理成本

      傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理使得公共圖書館不斷分散生產(chǎn)精力以及不停加大對固定資產(chǎn)管理的投入。這使得公共圖書館為維護(hù)自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn),不斷對自身進(jìn)行成本投入,而圖書館將固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外包,在提高資產(chǎn)管理效率的同時(shí)也有效降低了圖書館對固定資產(chǎn)管理成本的投入。圖書館在傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理中,要依照實(shí)際的固定資產(chǎn)管理情況建立相應(yīng)的管理平臺,以及健全相應(yīng)的管理制度,同時(shí)要根據(jù)社會的發(fā)展需求及時(shí)更新固定資產(chǎn)管理技術(shù)等。一方面,種種工作措施加大了圖書館對固定資產(chǎn)管理成本的投入;另一方面,也使得公共圖書館無法將全部精力集中于核心業(yè)務(wù)活動中。因此,將固定資產(chǎn)進(jìn)行外包管理,讓專業(yè)的固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)起相應(yīng)的管理職能,降低公共圖書館在固定資產(chǎn)管理方面的成本投入,同時(shí)也避免了因?yàn)閷I(yè)技能不夠強(qiáng)而造成的固定資產(chǎn)管理的損失。

      (二)有效地提高了固定資產(chǎn)管理效率

      固定資產(chǎn)一直都是公共圖書館發(fā)展的重要組成部分,固定資產(chǎn)管理是將圖書館中的資產(chǎn)價(jià)值通過合理有效的資源利用,使資產(chǎn)所包含的價(jià)值有效地推動圖書館社會效益的增長,維護(hù)圖書館的可持續(xù)發(fā)展。但是,在目前,我國公共圖書館對固定資產(chǎn)的管理還僅僅停留在簡單的資產(chǎn)采購、資產(chǎn)事物管理上。存在資產(chǎn)的重復(fù)采購、閑置等現(xiàn)象,無法達(dá)到資產(chǎn)的合理配置,也無法充分有效地發(fā)揮資產(chǎn)潛在的價(jià)值,這使得固定資產(chǎn)管理流于表面。固定資產(chǎn)外包就使得圖書館中的固定資產(chǎn)在專業(yè)的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)中得到有效的管理和最合理的配置,不僅可以使得資產(chǎn)管理部門從日常煩瑣的管理事務(wù)中解脫出來,積極參與制定圖書館未來的發(fā)展規(guī)劃,提高自身的潛在價(jià)值,同時(shí)也避免了固定資產(chǎn)的重復(fù)采購、無故閑置等資源浪費(fèi)現(xiàn)象,更加突出了固定資產(chǎn)在圖書館發(fā)展中的作用。

      (三)節(jié)省大量財(cái)政投入

      據(jù)統(tǒng)計(jì),事業(yè)單位固定資產(chǎn)采購經(jīng)費(fèi)占到整個(gè)財(cái)政經(jīng)費(fèi)的比例為20%。固定資產(chǎn)外包能夠有效降低公共圖書館對固定資產(chǎn)的投入。由于第三方資產(chǎn)管理公司擁有專業(yè)的設(shè)備、技術(shù)和操作人員,加上其完善先進(jìn)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)及豐富的管理經(jīng)驗(yàn),在規(guī)模運(yùn)營中能實(shí)現(xiàn)低成本運(yùn)作。中小型公共圖書館將固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外包,可以使圖書館的固定成本轉(zhuǎn)化為可變成本,能大大降低固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)費(fèi)用支出,從而節(jié)約圖書館的運(yùn)營成本,為圖書館其他核心業(yè)務(wù)的投入留下更大的余地。

      (四)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外包能轉(zhuǎn)移管理風(fēng)險(xiǎn)

      隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,各種新型閱讀模式出現(xiàn),公共圖書館面臨巨大的轉(zhuǎn)型壓力。為迎合年輕讀者的需求,往往每年都要花費(fèi)大量的財(cái)力在新設(shè)備的采購上。然而新設(shè)備采購成本又非常高,再加上新設(shè)備的更新?lián)Q代速度飛快,這就給中小型圖書館帶來了巨大的財(cái)政壓力。如果采取與第三方租賃公司合作的模式,將固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外包出去,就可以避免巨額的設(shè)備技術(shù)投資,將投資后產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給第三方租賃公司。更重要的是可以不斷嘗試新科技、新設(shè)備,并規(guī)避因產(chǎn)品更新?lián)Q代而帶來的產(chǎn)品落伍的風(fēng)險(xiǎn),能夠真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

      (五)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外包可以優(yōu)化中小型公共圖書館業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)

      作為專業(yè)資產(chǎn)管理的第三方資產(chǎn)管理公司,有能力提供高效的固定資產(chǎn)管理服務(wù),圖書館也由此可以獲得高效的生產(chǎn)效率和較低廉的固定資產(chǎn)維護(hù)成本。設(shè)備租賃公司,通過定期檢查和維護(hù)設(shè)備,保證設(shè)備的合理配置和正常運(yùn)作,提高圖書館設(shè)備利用率,同步優(yōu)化了其他業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu),提高生產(chǎn)效率、資金使用效率、產(chǎn)出效率,使得圖書館的服務(wù)能力得以提升。

      四、規(guī)避固定資產(chǎn)外包租賃管理的弊端應(yīng)采取的措施

      固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)外包容易出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn),如由于模式不夠成熟,外包服務(wù)商和從業(yè)人員的專業(yè)技能、知識結(jié)構(gòu)、管理水平、職業(yè)道德素質(zhì)等千差萬別,行業(yè)成熟度較低,資產(chǎn)外包行業(yè)的服務(wù)形式、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量監(jiān)控等行業(yè)規(guī)范尚未成型等來自服務(wù)商的風(fēng)險(xiǎn)。也有圖書館對外包服務(wù)商缺乏足夠的信任或出現(xiàn)溝通不暢,造成效率低下等來自圖書館的風(fēng)險(xiǎn)。還有因?yàn)闆]有法律法規(guī)等政策面上的指導(dǎo),而帶來的政策風(fēng)險(xiǎn)。因此,如何規(guī)避此類風(fēng)險(xiǎn),成為值得思考的問題。

      (一)嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)制度,認(rèn)真遴選外包服務(wù)商

      公共圖書館固定資產(chǎn)外包租賃,應(yīng)通過公開、透明的招標(biāo)方式來選擇服務(wù)商,嚴(yán)格根據(jù)圖書館的發(fā)展,來制定固定資產(chǎn)外包租賃合同,選擇資歷深、實(shí)力強(qiáng)、信譽(yù)好的服務(wù)商,而不是一味地唯價(jià)格論。嚴(yán)格制定符合本館要求的標(biāo)書,從根本上提高固定資產(chǎn)外包租賃招標(biāo)門檻,自然淘汰一批劣質(zhì)服務(wù)商的投標(biāo)。在制定租賃合同時(shí)應(yīng)該著重對設(shè)備的品牌、質(zhì)量、維修服務(wù)等重要信息予以限制。在具體實(shí)施過程中,應(yīng)嚴(yán)格按照中標(biāo)合同的條款逐一執(zhí)行并嚴(yán)密監(jiān)督,對于違反合同內(nèi)容的行為應(yīng)予以嚴(yán)懲。合同完成后,應(yīng)形成報(bào)告反饋給上級主管部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),作為下次招投標(biāo)的依據(jù)。

      (二)規(guī)范固定資產(chǎn)相關(guān)管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行,規(guī)避政策風(fēng)險(xiǎn)

      好的規(guī)章制度,是順利開展工作的重要前提。固定資產(chǎn)外包租賃管理服務(wù)商,由于所處角度不同,存在責(zé)任意識不強(qiáng)的現(xiàn)象。這就要求有一個(gè)完善的固定資產(chǎn)管理制度和監(jiān)督制度。在具體的實(shí)踐中,也應(yīng)當(dāng)根據(jù)遇到的實(shí)際問題不斷完善,并嚴(yán)格監(jiān)管。只有這樣才能使固定資產(chǎn)管理更加有效,才能更好地服務(wù)于圖書館的核心業(yè)務(wù),也能在一定程度上規(guī)避政策風(fēng)險(xiǎn)。endprint

      (三)提升固定資產(chǎn)管理人員的專業(yè)水平,協(xié)同創(chuàng)新

      固定資產(chǎn)管理員要有扎實(shí)的專業(yè)技能和水平,并且還要不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新。由于固定資產(chǎn)外包確實(shí)減輕了固定資產(chǎn)管理員的工作量,但是并不等于固定資產(chǎn)管理員這一職位就是可有可無的。在實(shí)際工作中,仍然需要固定資產(chǎn)管理員與外包租賃公司建立溝通機(jī)制,處理日常工作中存在的各方面的問題,特別是對外包租賃公司在合同期間執(zhí)行租賃服務(wù)的質(zhì)量監(jiān)督。因此,圖書館的固定資產(chǎn)管理員應(yīng)該不定期地參加培訓(xùn)及相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

      (四)實(shí)行駐館管理員制度

      固定資產(chǎn)外包租賃管理公司,應(yīng)向圖書館派駐管理員。一方面,可以及時(shí)提供管理服務(wù),設(shè)備出現(xiàn)問題可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并維修,保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn),為公共圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展提供有力保障;另一方面,也可以協(xié)調(diào)圖書館和服務(wù)商之間的溝通,提高溝通效率,節(jié)省時(shí)間成本,避免由于溝通不暢造成管理效率低下等問題。另外,還可以降低管理成本。實(shí)行駐館管理員制度后,圖書館就可以削減此崗位,不需要在資產(chǎn)管理上浪費(fèi)人力,而且還可以將其抽調(diào)投入到其他業(yè)務(wù)上去,從而節(jié)約人力成本。

      (五)建立第三方評價(jià)機(jī)制

      將固定資產(chǎn)服務(wù)外包,對于外包成效必然要有一套嚴(yán)格的考核制度,實(shí)行第三方評價(jià)機(jī)制,是對服務(wù)外包公司進(jìn)行全面監(jiān)督,對各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按季度進(jìn)行考核,對于不合格的服務(wù)商有權(quán)作出整改或解除合同的決定。

      五、結(jié)語

      經(jīng)濟(jì)在發(fā)展,時(shí)代在進(jìn)步。隨著科技的高速發(fā)展,各種新型的閱讀模式的出現(xiàn),人民群眾的閱讀需求體現(xiàn)出閱讀質(zhì)量高、模式和層次多樣等特點(diǎn),這就給公共圖書館的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)和管理模式帶來了巨大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展,各種新閱讀設(shè)備也就進(jìn)入了公共圖書館的固定資產(chǎn)采購目錄。只有突破傳統(tǒng)思維模式,實(shí)行固定資產(chǎn)外包租賃管理,才有可能克服短期經(jīng)費(fèi)不足,降低長期設(shè)備迭代成本,提高設(shè)備更新?lián)Q代速度,提高固定資產(chǎn)管理的效率,進(jìn)而為圖書館的核心業(yè)務(wù)提供更有利的保障和支持。

      (作者單位為南山圖書館)

      參考文獻(xiàn)

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