論新形勢(shì)下如何做好檔案管理行政事務(wù)工作

周建軍

（江蘇省鹽城市檔案館(局)，江蘇 鹽城 224001）

論新形勢(shì)下如何做好檔案管理行政事務(wù)工作

周建軍

（江蘇省鹽城市檔案館(局)，江蘇 鹽城 224001）

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理在人們社會(huì)生活中的地位越來(lái)越受到重視，作為一名檔案管理相關(guān)的行政事務(wù)人員，檔案管理工作水平的高低直接影響自己的工作能力和水平。文章結(jié)合多年來(lái)接觸了解的檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行探討。

新形勢(shì)；檔案管理；行政事務(wù)

1 檔案管理事務(wù)人員應(yīng)具有的基本素質(zhì)

隨著各級(jí)政府對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)從事檔案管理工作的行政事務(wù)人員素質(zhì)要求也提出了新的要求，檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，決定了檔案管理工作的效率、質(zhì)量和水平。稱值的檔案管理工作事務(wù)人員應(yīng)該掌握以下能力和素質(zhì)要求。

1.1 熱愛檔案管理工作

檔案管理工作枯燥、煩瑣，而且責(zé)任重大，從事這項(xiàng)工作必須要有一股強(qiáng)熱的工作熱情，才能勝任這門工作。日復(fù)一日、年復(fù)一年的重復(fù)工作，加之被人的不理解、抱怨等等，這些都是檔案管理人員所面對(duì)的。

1.2 強(qiáng)烈的政治覺悟和保密意識(shí)

檔案工作不同于其它行政性事務(wù)，檔案具有嚴(yán)格的法律和工作紀(jì)律要求，只有在不違反政策的原則下才能進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用。這就需要檔案管理人員要有較高的政治素養(yǎng)和責(zé)任心，自覺遵守檔案管理的各項(xiàng)紀(jì)律制度、保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案資源開發(fā)和利用流程。

1.3 嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作責(zé)任心

檔案管理工作牽涉到國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人，政治、經(jīng)濟(jì)和科學(xué)等方面的內(nèi)容，是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案的宗、卷、目等內(nèi)容，日期、編號(hào)等信息的各個(gè)方面都必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

2 檔案管理事務(wù)人員應(yīng)具有的基本能力

2.1 較強(qiáng)的信息化計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力

現(xiàn)代檔案管理完全離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，作為檔案管理事務(wù)人員應(yīng)用熟練應(yīng)用各種現(xiàn)代化的信息處理和應(yīng)用設(shè)備，文字處理和編輯、圖像處理和編輯、視屏處理和編輯，處理掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用辦公系統(tǒng)的常用軟件，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的安全技術(shù)和保密技術(shù)，要能最大限度的應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)來(lái)管理控制檔案信息。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展日新月異，作為檔案管理員也要具有一定自學(xué)精神和學(xué)習(xí)能力，對(duì)于一些新的辦公技術(shù)要能及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握。

2.2 文字應(yīng)用和編寫能力

檔案工作很大部分都是和文字打交道，語(yǔ)言的表達(dá)、文字的描述是構(gòu)成檔案內(nèi)容的主要部分，要善于用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)句總結(jié)概括性所要記載的內(nèi)容，要能掌握方案檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，不能用產(chǎn)生歧義的術(shù)語(yǔ)。在文字書寫方面更要做到字跡端正、整潔整齊，不能潦草糊涂，讓檔案的每一個(gè)使用者都能對(duì)檔案的信息準(zhǔn)確識(shí)別。

2.3 溝通協(xié)調(diào)能力

檔案的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，一份質(zhì)量較高的檔案包含的內(nèi)容很多，會(huì)牽涉到很多的方面，檔案要完整就必須要收集與檔案相關(guān)部門的人和事進(jìn)行打交道，如何才能有效得到相關(guān)部門、相關(guān)人員的配合和支持，這就需要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能按照檔案管理的法定程序和流程進(jìn)行檔案管理工作。

3 做好檔案管理工作的有效措施

3.1 規(guī)范檔案管理工作流程

規(guī)范檔案管理工作流程，可以提高檔案管理工作的成效，檔案管理制度建設(shè)應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)最重視的工作，檔案管理制度的好壞影響到檔案管理事務(wù)人員的主觀能到性，沒有制度的約束，人的思想中服務(wù)意識(shí)就會(huì)淡薄，服務(wù)的水平就不高。特別是檔案管理工作的特殊性，少一個(gè)流程、多一個(gè)環(huán)節(jié)，在表面上對(duì)檔案的影響不大，但當(dāng)檔案在實(shí)際使用時(shí)因少一些內(nèi)容就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案無(wú)意義。

3.2 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在講原則講制度的同時(shí)，也要能主動(dòng)熱情的為檔案的使用單位或個(gè)人提供好服務(wù)工作，某種程度上來(lái)講檔案管理工作也是為領(lǐng)導(dǎo)決策、職能行使提供服務(wù)。在工作中要能準(zhǔn)確無(wú)誤的提供檔案服務(wù)支持，創(chuàng)造性的合理利用和開發(fā)好檔案資源服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

3.3 深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案資料的信息收集

一個(gè)好的檔案管理行政事務(wù)人員，不僅是要做一個(gè)好的資料信息錄入員，更是一個(gè)好的檔案技術(shù)員，檔案管理行政事務(wù)人員不是天天呆在辦公室里搞檔案管理，紙上談兵，要想做好的檔案員，就要深入檔案現(xiàn)場(chǎng)，了解檔案項(xiàng)目中涉及的人和事件，了解整個(gè)概括和事件的各個(gè)環(huán)節(jié)，要向檔案相關(guān)的現(xiàn)場(chǎng)、要向有經(jīng)驗(yàn)的前輩學(xué)習(xí)，熟悉各項(xiàng)信息收集業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，結(jié)合文件和檔案的資料分析，只有充分了解和掌握現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和相關(guān)細(xì)節(jié)內(nèi)容，了解核心，才能把檔案資料編制的充實(shí)飽滿。

3.4 做好檔案管理工作中的紐帶

檔案資料室是檔案單位所做工作中留下的工作記錄集痕跡，是考量工作質(zhì)量和成效的重要證據(jù)，同時(shí)也是企業(yè)和當(dāng)事人一種自我防范保證的方法手段。很多瑣碎的事件通過(guò)整理形成報(bào)表，如果不能認(rèn)識(shí)到檔案資料對(duì)當(dāng)事人的重要性，覺得是一件很無(wú)趣的事，是為了應(yīng)付檢查才做的事，在實(shí)際的檔案管理中就會(huì)存在很多的問題和隱患。我們應(yīng)該本著一顆高度負(fù)責(zé)的心，做好一條紐帶，雖說(shuō)工作枯燥無(wú)味，我們需要將上級(jí)需要傳遞的想法傳輸?shù)矫總€(gè)工作人員的身上，檔案資料是我們管理人員用心來(lái)收集的，是一個(gè)不斷積累、不斷沉定的過(guò)程。

3.5 拓展渠道實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著形勢(shì)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量、保管和利用方面帶來(lái)的困難越來(lái)越多，只有通過(guò)不斷拓展應(yīng)用渠道，開發(fā)利用各種現(xiàn)有資源進(jìn)行檔案管理信息化。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，便捷高效，隨時(shí)隨地可以管理或調(diào)閱檔案是新形勢(shì)下的任務(wù)要求，我們要緊跟形勢(shì)發(fā)展，抓緊制定檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)增強(qiáng)檔案管理行政事務(wù)人員的責(zé)任感意識(shí)，激發(fā)他們不斷學(xué)習(xí)檔案管理新技能，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)化培訓(xùn)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的綜合性檔案管理人才。

[1]史江，劉婷婷.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探[J].檔案學(xué)通訊，2010，(5):80-83.

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1009-5071（2017）10-0124-02