試析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

李燕

【摘要】本文首先對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用進行有效分析。然后對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的問題進行討論。最后結合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的實際情況，提出一些建議和具體的措施，以保證現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作實現(xiàn)有效的優(yōu)化和完善，促進企業(yè)發(fā)展的同時為市場健康發(fā)展作出重要的貢獻。

【關鍵詞】現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；作用；問題；具體措施

辦公室管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)中有著非常重要的意義，有效的辦公室管理不僅能夠幫助企業(yè)管理者進行決策，而且能夠讓企業(yè)管理對企業(yè)的各項活動進行實時的掌握，維持企業(yè)的正常經(jīng)濟活動和運營，促進企業(yè)發(fā)展，在市場競爭越來越激烈的今天，對辦公室管理工作進行完善與優(yōu)化是當前實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的重要途徑。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用

（一）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作能夠快速提供綜合性并且相對全面的信息。辦公室管理工作，在有效的要求下，能夠搜集和整理出相對全面的信息，這樣的信息有兩種作用：第一是能夠幫助領導進行正確的決策，保持現(xiàn)代企業(yè)的正確運行。第二，在進行各種調查工作中，全面綜合性的信息搜集工作非常重要，現(xiàn)代辦公室管理工作非常好地完成了這一職能，保證調查工作能夠高效及時地完成，能夠有效避免大規(guī)模調查造成企業(yè)員工工作效率和工作水平不斷降低的消極影響。第三，在進行相關工作文件和一些信函的起草上，全面綜合性的信息起到的作用也非常重要?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作起到的重要作用非常大，為了進一步提高企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營效益，對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用進行有效的分析研究非常重要，在一定程度上能夠有效助力完善和優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作，實現(xiàn)企業(yè)內部環(huán)境的健康運行。

（二）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中能夠有效實現(xiàn)企業(yè)中各個部門的溝通。辦公室管理，在企業(yè)各個部門之間進行聯(lián)系和溝通，并且能夠促進員工之間的有效聯(lián)系，企業(yè)日常工作中的每一項決策和規(guī)定的有效傳達。辦公室管理工作中，在對待一些問題上，不僅僅是上傳下達的作用，能夠對工作進行有效的疏通。下面就以中鐵建企業(yè)辦公室管理工作為例，該企業(yè)的辦公室由于處在相對中等的位置，在提出對策并且進行有效的實施，辦公室在不斷進行溝通的過程中，對各個部門以及各個方面的情況進行了有效的了解，并且在整理之后交給了領導，從而保證了該企業(yè)領導能夠作出正確的決策。在決策有效落實的過程中，該企業(yè)的辦公室人員充分發(fā)揮了積極的作用，進行了各個方面上的配合，全力輔助該決策的有效落實和展開，提高企業(yè)工作的效率，促進企業(yè)的發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度不規(guī)范。市場不斷擴大，經(jīng)濟在飛速的發(fā)展中，為了提高企業(yè)的效益，許多企業(yè)不斷出臺各種措施，意圖進行擴大化的生產(chǎn)，并且讓工作效率能夠有效提高，例如，有的企業(yè)會購買先進的大型設備，以提高生產(chǎn)效率，有的企業(yè)在生產(chǎn)中不斷擴招工人，提高生產(chǎn)，這些都是企業(yè)發(fā)展中進行的各項決策，但是，許多企業(yè)在進行決策時，在辦公室管理上卻還是運用傳統(tǒng)的制度，這樣的話，就會造成現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中逐漸出現(xiàn)許多問題。例如，擴大生產(chǎn)后會出現(xiàn)新的問題，但是辦公室管理卻由于沒有規(guī)范化的管理制度不能進行有效的管理，會造成辦公室管理工作的水平和效率不斷下降，問題不能有效解決，嚴重影響企業(yè)的形象，而且會造成企業(yè)管理中不斷增加對人力物力的投入，造成這樣的問題主要原因是由于現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理制度不能做到有效的科學規(guī)范性。所以，現(xiàn)代企業(yè)要重視辦公室管理制度，并不斷進行完善和優(yōu)化，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的高效運營和發(fā)展。

（二）現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作上，操作能力需要有效提高。現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作相對其他管理工作復雜，這樣的復雜程度要求現(xiàn)代辦公室管理人員在工作中要具備耐心、細心和責任心，認真進行每一項工作，保證工作的正確性，因為一旦辦公室管理工作中的某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就容易造成整體性的失誤，出現(xiàn)這樣的事情，其他辦公室工作人員的認真工作不能得到有效認同，領導會進行懲罰，公司中其他的同事還會抱怨，導致辦公室人員出現(xiàn)一定程度的消極心理，這樣的陰影會一直伴隨著工作，極大程度上影響工作效率的提高，甚至影響工作的不斷落實和開展。這樣問題的出現(xiàn)，要求企業(yè)必須進行有效的創(chuàng)新和改革，提高辦公室工作人員知識素養(yǎng)和綜合能力以及一定的心理承受能力，滿足當前企業(yè)發(fā)展中對辦公室管理工作的需求，提高工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。

（三）管理思想并不能有效實現(xiàn)與時俱進。改革開放后，我國社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，外來的管理模式和管理制度不斷沖擊著中國企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式和管理制度，在不斷的發(fā)展中，企業(yè)逐漸認識到了管理中隱藏的問題和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先進的管理經(jīng)驗和學習先進的管理制度后，企業(yè)對管理制度和管理模式進行了有效的完善，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理也得到了一定程度上的發(fā)展，然而，這樣的改變卻不能實現(xiàn)企業(yè)長足的發(fā)展，因為企業(yè)在進行改革和創(chuàng)新時，還保持著傳統(tǒng)的管理思想，在思想上并沒有進行有效的改變，在學習之后，未認真分析和研究傳統(tǒng)管理思想中存在的不足，長此以往，會造成企業(yè)管理制度不能有效落實，并且，傳統(tǒng)的管理思想并不能完全使用現(xiàn)代化企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展節(jié)奏，傳統(tǒng)的辦公室管理理念會讓辦公室管理工作逐漸落后于生產(chǎn)，無法讓企業(yè)實現(xiàn)長足穩(wěn)定的生產(chǎn)和經(jīng)營。

三、以有效措施促進辦公室管理工作的發(fā)展

（一）通過各種手段提高辦公室管理工作人員的綜合素質能力。在現(xiàn)代企業(yè)中，為了避免辦公室工作人員不能完全勝任現(xiàn)代化辦公室工作，必須通過各種方式提高他們的綜合素質，促進辦公室人員具備更加全面的知識和素質，保證工作正常進行的同時，提高工作效率，有效適應現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)管理中的各項任務，為企業(yè)節(jié)省各種資源的投入，建立企業(yè)良好的外部形象，促進企業(yè)的發(fā)展。在這方面，中鐵建企業(yè)作為現(xiàn)代化企業(yè)，其辦公室管理中的工作人員素質，在采取各種措施后，辦公室工作人員的素質以及工作能力得到了有效的提高。提升辦公室工作人員素質和工作能力上，主要的措施是通過建立完善的考評制度促進工作人員不斷進行學習，這是第一點措施。第二點，在辦公室管理中，相關領導要重視辦公室管理工作，并提拔優(yōu)秀的工作人員進行公費學習和深造等，這樣也能夠起到示范帶頭的作用，促進辦公室工作人員積極學習。第三，完善和健全獎勵和懲罰機制，對工作認真負責的工作人員要給予一定的鼓勵，在工作中不謹慎不認真的工作人員要進行相應的懲罰，但是獎懲機制要保證公平性，這樣才能夠讓辦公室工作在健康的環(huán)境中運行，保持企業(yè)發(fā)展的良好氛圍。endprint

（二）完善內部管理制度，構建科學化的辦公室管理系統(tǒng)。在時代的發(fā)展中，現(xiàn)代化市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，作為現(xiàn)代化企業(yè)應該重視企業(yè)內部的辦公室管理水平和管理制度，在結合實際發(fā)展的情況下，完善辦公室內部的管理運行機制，讓其保持科學性，并且能夠具備較高的效率以及規(guī)范的特點。完善的內部管理制度，科學化的辦公室管理系統(tǒng)，能夠讓辦公室工作人員在面對工作時，有其科學化的理論依據(jù)，這樣做在一定程度上確保了辦公室管理工作的規(guī)范化和信息的及時。完善內部管理制度，首先在面對事物性工作時，就要有效優(yōu)化其中的環(huán)節(jié)，并且每個環(huán)節(jié)在進行的過程中，都有內部制度的支持，做到工作上有法可依，如果辦公室管理工作中出現(xiàn)冗員的情況，就要及時進行調整，反之，則要落實責任制度，把工作落實到辦公室每個工作人員的身上，避免出現(xiàn)推諉工作以及推卸責任的情況，讓工作能夠良好地進行。例如，某企業(yè)的辦公室管理工作人員非常少，該企業(yè)在進行有效的考察后，逐漸建立了目標考核制度，工作結果考核制度，并且細化了各項工作需要達到的標準，建立了相當完善的工作過程監(jiān)督小組以及相應的監(jiān)督制度，這樣雖然辦公室工作量很大，但是在進行有效的管理和內部制度優(yōu)化后，在工作上不會出現(xiàn)失誤，保證工作的效率和質量。

（三）樹立以人為本思想，提高各部門之間的溝通和協(xié)調能力。在企業(yè)管理思想中，現(xiàn)代企業(yè)應該對思想觀念進行有效的更新，這樣才能保證企業(yè)先進的制度和管理模式能夠一直促進辦公室管理工作效率不斷提高。在管理上首先應該改變傳統(tǒng)的管理思想，確立企業(yè)中以人為本的管理思想，認真聽取企業(yè)中辦公室工作人員以及企業(yè)管理人員的意見，對企業(yè)的工作進行有效的了解和改革。第二，進行柔性化管理，讓辦公室工作人員自主維護公司的形象和公司的各項制度，在管理中，凝聚公司中所有員工的力量，讓企業(yè)的現(xiàn)代化制度和管理模式不斷推進，保證實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化和完善，促進企業(yè)的發(fā)展。

四、結語

總之，現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理工作，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的地位非常重要，在進行研究分析中，對辦公室管理工作的作用進行分析的同時，對問題進行全面性的研究探索，從各個方面考察辦公室問題的解決措施，針對公司發(fā)展的實際情況，把理論上的措施充分應用到實際工作中，在工程中驗證具體措施的可行性和科學性，以保證實際運行中的辦公室管理工作能夠有效擺脫傳統(tǒng)問題的困擾，實現(xiàn)水平和效率的雙重提高，促進企業(yè)的發(fā)展。

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