加強(qiáng)人事檔案管理工作的重要性

鐘志紅++沈超龍++李嘉莉++梁嬈

摘 要：近年來，我國(guó)人事檔案管理工作取得了良好的成績(jī)，加之我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)處于轉(zhuǎn)型狀態(tài)，人才流動(dòng)已經(jīng)成為不變的現(xiàn)象，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，因此，需要在原有的基礎(chǔ)之上進(jìn)行更深入的研究，為我國(guó)人事檔案管理工作提升做出貢獻(xiàn)。本文主要結(jié)合人事檔案管理工作的重要性和存在的問題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理工作 重要性

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）09（b）-0107-02

眾所周知，人事檔案管理工作在任何單位中占據(jù)的位置都是非常重要的，人事檔案記載著每位員工的學(xué)歷、職位、年齡、社會(huì)經(jīng)歷等各種資料。通過查詢?nèi)耸聶n案可以對(duì)個(gè)人有著系統(tǒng)化的認(rèn)知。無論是求職人員還是在職人員，人事檔案都起到了重要的作用，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工有詳細(xì)的了解，其保全了原始資料的真實(shí)性。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作對(duì)人才資源的管理有著重要的作用。

1 我國(guó)當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理在當(dāng)下顯得尤為重要，但在管理的過程中還是存在一些問題，首先，單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，在人事檔案管理工作中，有很多管理者對(duì)該工作理解存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作無非就是保存資料，避免資料出現(xiàn)丟失、泄密等現(xiàn)象。在這個(gè)過程中可能會(huì)遇見一些信息的安全問題，此外，管理者通常容易忽略的人事檔案管理，其問題得不到有效的處理，人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地得不到相對(duì)的保障措施，人事檔案管理工作自然會(huì)出現(xiàn)問題、漏洞等。其次，管理的方法并不具備專業(yè)化、科學(xué)化、數(shù)字化等，在人事檔案管理中，因?yàn)闆]有明確的管理軟件進(jìn)行操作，在實(shí)際的管理工作中沒有充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)平臺(tái)，人事檔案管理的現(xiàn)代化和智能化也沒有完全體現(xiàn)出來。從而現(xiàn)代的信息技術(shù)也沒有得到充分的利用，這使人事檔案管理工作增加了不少工作量。有很多小單位只是將員工的個(gè)人信息輸入到系統(tǒng)中，其調(diào)閱、資料檢測(cè)等都需要手工操作，導(dǎo)致人事檔案的資料不能夠及時(shí)歸檔處理，存在資料丟失風(fēng)險(xiǎn)。之后，員工問題，在人事檔案管理工作時(shí)，由于管理者缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，一般人事檔案都是由人事工作人員或文秘等進(jìn)行管理收藏，其專業(yè)水平并不高，歸檔意識(shí)并不強(qiáng)。另外，單位人員流動(dòng)性較大，管理檔案的人員并不固定，其對(duì)檔案資料的泄密有很大的隱患。最大原因來自于檔案管理手段較為落后，對(duì)檔案管理工作投入精力不夠，因此嚴(yán)重影響了管理工作的水準(zhǔn)。最后，干部職位對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不夠，他們?cè)谔顚懞?jiǎn)歷表或考核表時(shí)，有些盡可能地省略掉，基本都是敷衍行事，有些資料以及學(xué)歷等并不全面，其中有些人的思想認(rèn)為落在別人手中并不安全，認(rèn)為應(yīng)該由自己保管更加安全些，使用起來也比較便捷。

2 如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

針對(duì)本文以上所描述的人事檔案管理工作的問題所在，做出以下幾種加強(qiáng)工作。

（1）增加單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知。設(shè)置檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理進(jìn)行相關(guān)的檢測(cè)和指導(dǎo)，若發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)進(jìn)行處理，這樣方便管理，避免出現(xiàn)其他問題。同時(shí)需要按照人事檔案的要求，規(guī)劃出比較完善的措施，使檔案管理更加系統(tǒng)化，方便管理工作的順利進(jìn)行。

（2）增加信息化技術(shù)的投入，實(shí)施進(jìn)一步的檔案管理。按照人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件，錄入人事檔案的信息，進(jìn)一步規(guī)范、完整，數(shù)字化可以有效幫助人事檔案管理人員減輕工作負(fù)擔(dān)，從而達(dá)到有效便捷的效果。相關(guān)的工作人員需要做好數(shù)據(jù)備份準(zhǔn)備，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況。電子檔案在收集整理相關(guān)信息時(shí)，可以建立一個(gè)相關(guān)的網(wǎng)站管理系統(tǒng)，使得管理工作更加符合信息化要求。

（3）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，增加對(duì)檔案信息儲(chǔ)存以及檢查的知識(shí)，加強(qiáng)自身的防范意識(shí)。做好人事檔案收集工作，建立一個(gè)相關(guān)管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行歸類整理，培養(yǎng)工作人員的自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平。管理人員需要對(duì)人事檔案的工作有著詳細(xì)的了解，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，定期對(duì)檔案室做好分類工作，對(duì)檔案的環(huán)境以及衛(wèi)生做好相關(guān)的處理工作，避免出現(xiàn)意外。有一個(gè)良好的工作環(huán)境，配套的工作設(shè)施，檔案的管理人員才能提高技術(shù)，完善自身的業(yè)務(wù)能力。還要及時(shí)和其他部門溝通交流，了解他們對(duì)于檔案管理的意見，采納一些科學(xué)性的建議，可以使管理規(guī)范更加科學(xué)。一切要以現(xiàn)代化的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，創(chuàng)新思維能力并在信息管理過程中提高自己的科技文化水平，增加管理經(jīng)驗(yàn)。

（4）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)，人事檔案需要人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)，合理化應(yīng)用各種人才資源，使其發(fā)揮到最大的限度，必須將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理工作中，從而達(dá)到最佳的管理效果。

（5）有效提高管理人員的工作效率和檔案的利用效果。檔案管理工作需要逐漸提升準(zhǔn)確以及傳輸信息，加強(qiáng)管理工作的時(shí)效性，需要對(duì)每個(gè)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化的培訓(xùn)，并且通過相關(guān)的技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案對(duì)電子技術(shù)的依賴性。方便工作人員查詢利用檔案，通過不斷加強(qiáng)管理，人事檔案管理工作將踏上新的層面。

（6）工作人員在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，會(huì)涉及很多的部門，人員內(nèi)部的管理，分屬不同的部門，由于信息比較分散，所以給人事檔案管理帶來很大的困難，對(duì)檔案信息合理的分類，進(jìn)行脆弱性的識(shí)別工作。要對(duì)全部的信息進(jìn)行全面分析，找出威脅源頭，分析管理過程中存在的不足之處，并把人事信息檔案分層次進(jìn)行分析。這樣管理工作就更加方便簡(jiǎn)單，預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)威脅時(shí)也能有層次的進(jìn)行。

3 人事檔案管理存在的意義

人事檔案是每個(gè)單位在人事管理中所逐漸形成的一種記錄，它可以記載著一個(gè)人的所有經(jīng)歷、才華、成績(jī)等，為單位合理用人和提拔人才提供資料起到非常重要的作用，其主要包括以下幾種意義。

（1）人事檔案管理主要來源于單位的人事活動(dòng)，是每個(gè)單位在用人方面的重要考核點(diǎn)，也是單位檔案中的重要組合部分。

（2）人事檔案是直接反映一個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷和工作性質(zhì)的原始記錄，一張簡(jiǎn)歷表大可以說是人生的考卷，若你打的分?jǐn)?shù)較低其錄取的幾率就相對(duì)小，反之，道理相同。

（3）人事檔案管理工作具備完善處理人才的使用價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值等，凡是加入到人事檔案的資料，包括文字、審批、手續(xù)等資料要確保真實(shí)有效，當(dāng)然也不是個(gè)人的所有資料都要全部歸檔。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)在人事檔案管理工作中還有待提升，這個(gè)過程中可以仿照國(guó)外一些先進(jìn)的企業(yè)作為參考經(jīng)驗(yàn)，此外，各個(gè)崗位的人員也需要不斷交流加強(qiáng)合作關(guān)系，在各自獨(dú)立研究的領(lǐng)域中，也要采取相關(guān)的合作方可在管理工作中取得重大的突破，彌補(bǔ)現(xiàn)如今管理中的不足之處。還要借助信息化設(shè)備，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。對(duì)于人事檔案的管理還是要朝著數(shù)字化前行，此外人事檔案管理工作需要不斷加強(qiáng)，使我國(guó)可以在管理研究中得到突破發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 甘秋歌.新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（2）：84-86.

[2] 徐長(zhǎng)征.淺談人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].山東青年，2015（5）：126，128.

[3] 沈潔.中國(guó)高校人事檔案在人事管理工作中的重要性[J].東方企業(yè)文化，2014（11）：145.endprint