事業(yè)單位檔案管理升級規(guī)劃探討

高秀波

摘 要：檔案主要是整理、記錄能源局沼氣農(nóng)戶信息，以便后期更好的整理與指導(dǎo)單位的發(fā)展。在社會的不斷發(fā)展和改革開放的政策下，檔案管理有了更高的要求，只有通過創(chuàng)新升級才能更加完善對沼氣農(nóng)戶信息的管理，從而充分發(fā)揮能源局的作用，在檔案管理中存在許多的問題，如何改善這些問題，升級檔案管理規(guī)劃，本文來具體分析。

關(guān)鍵詞：能源局 沼氣農(nóng)戶 檔案管理 升級規(guī)劃 探討

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）09-00-01

一、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案的管理方法落后

在檔案管理中，由于對工作的不重視，較少的資金投入，影響檔案管理的條件，檔案所存放的房間比較簡單，柜子各種各樣，有時會和別的物品放置在一起，導(dǎo)致沒有整齊性可言。簡陋的房間里各種防火防潮措施不完善，保證不了檔案管理的物理環(huán)境。單位管理檔案方法落后，不恰當(dāng)?shù)恼{(diào)用方式和閱讀方式造成了檔案紙張在不斷地閱讀中發(fā)黃褪色以及字跡模糊的現(xiàn)象，直接關(guān)系到檔案的完整性。有的由于防范不到位直接造成檔案部分受損或遺失的現(xiàn)象，直接影響到單位的安全管理與信譽(yù)問題。

2.檔案管理人員的素質(zhì)問題

檔案管理是一項非常嚴(yán)肅的政策工作，管理人員需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，在人力上需要有一定的投入來更好的管理這些檔案。但在目前大多數(shù)的事業(yè)單位里，受體制改革等因素的影響大量縮減員工數(shù)量，在檔案管理方面的人員因此少之又少，許多在職管理人員在管理檔案的同時還要管理其他工作，年老的檔案管理者雖然只專心做這一門工作，但其思想和管理水平跟不上新時代的發(fā)展，有的員工對檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識，行事也只是草草了事，不利于檔案的管理。

3.檔案管理信息化程度低

在信息化飛速發(fā)展下，計算機(jī)對檔案管理有著深刻的影響，檔案管理系統(tǒng)的使用得到普遍化的發(fā)展。但是在計算機(jī)管理系統(tǒng)中，還有許多技能沒有被挖掘出來，目前只是簡單地將個人信息和目錄進(jìn)行歸納，查找檔案等還是手動尋找，沒有實現(xiàn)真正的無紙化管理。這樣浪費(fèi)了許多時間，不利于提高工作效率。

4.檔案管理利用率低

在檔案資料中有許多可行的方案可以被再次使用，雖然有很多部門已經(jīng)提高檔案的利用率，但是實施的效果與預(yù)想還相差很遠(yuǎn)。如在沼氣用戶信息中對于某些可用的沼氣方案，這不僅反映了對能源的有效利用，也能幫助人們在管理的過程中發(fā)現(xiàn)其中的問題，并找出相應(yīng)的辦法去應(yīng)對，為沼氣能源管理工作的發(fā)展做有力的保障，管理人員在收集檔案的過程中將這些有用的信息對檔案進(jìn)行歸納總結(jié)，并加以充分利用，這對于事業(yè)單位檔案管理十分有效。

5.對檔案管理沒有足夠的重視

檔案管理不易取得明顯的成績，需要人們默默無聞的付出，有很多人認(rèn)為檔案的管理是抄寫保管性的工作，只要不丟失和泄密就不會造成什么嚴(yán)重的影響，同時認(rèn)為檔案管理不會對公司有經(jīng)濟(jì)上的利益，所以許多單位在根本上不會重視檔案的管理，雖然有的單位會有專人負(fù)責(zé)檔案管理，但對其沒有一定的財務(wù)保證，導(dǎo)致在工作的實施方面還是存在著多方面的缺陷，檔案管理就無法在必要的時候體現(xiàn)自身的價值。

二、檔案管理升級規(guī)劃

1.提升檔案管理水平，加強(qiáng)組織力度

時代在不斷進(jìn)步，檔案管理的水平應(yīng)該與時代同步，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。除了將房間設(shè)備進(jìn)行改善外，應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)的手段去保證檔案不因為外界的變化造成其本身紙質(zhì)和字跡的變動。每個部門的檔案管理部應(yīng)該根據(jù)各單位的文獻(xiàn)等方面對檔案進(jìn)行分方向管理，有規(guī)律有秩序的系統(tǒng)性管理檔案。分清檔案的先后主次，將每片沼氣的情況做不同的整理，將資源做最大程度的利用。

2.提升檔案管理的信息化建設(shè)水平，加大投入

計算機(jī)技術(shù)對生活有方方面面的影響，在檔案管理方面也有了多方面應(yīng)用，為了方便檔案的讀取與查找，對計算機(jī)應(yīng)該有更多的認(rèn)識，利用掃描儀和相機(jī)將檔案的文字等資料通過計算機(jī)轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)模式，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案共存的模式，計算機(jī)數(shù)據(jù)庫與搜尋技術(shù)的應(yīng)用對檔案資源共享有促進(jìn)作用。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理因為技術(shù)的原因會造成存儲或其他方面邏輯關(guān)系的不穩(wěn)定，從而出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)禁對待檔案用戶的授權(quán)，對不同級別的檔案進(jìn)行不同的加密，避免文件的損壞或者不法分子盜取檔案信息進(jìn)行非法操作。在管理中出現(xiàn)問題應(yīng)及時的修補(bǔ)漏洞，建立檔案管理系統(tǒng)自身查找和修補(bǔ)漏洞的功能，方便系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和修補(bǔ)。

3.對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升素養(yǎng)

檔案管理是一項保密性的工作，檔案管理人員需要選用政治思想高、有責(zé)任性的人來擔(dān)當(dāng)，對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高他們的整理水平和自身素質(zhì)。管理者必須熟悉自己的工作業(yè)務(wù)，熟練的運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，可以在檔案管理部門內(nèi)建立相應(yīng)的獎罰制度，豐富他們的日常生活，組內(nèi)員工相互監(jiān)督，重視檔案管理工作，個人承擔(dān)自己的業(yè)務(wù)不再一人多職。

4.加強(qiáng)檔案服務(wù)管理工作，提高使用率

我們可以改掉以前等著別人來查找檔案的工作方式，讓別人變成自己，主動查找檔案中有用的文獻(xiàn)信息，在管理好自己部門檔案的同時，對于不屬于保密級別的檔案可以與部門進(jìn)行資源共享，各取所需，對人民提供可靠的沼氣信息，為社會民眾的能源利用事業(yè)做貢獻(xiàn)。對于有經(jīng)濟(jì)價值和探索價值的文獻(xiàn)，可以通過有償下載、出版書籍、雜志等方式拓寬服務(wù)的路徑，實現(xiàn)檔案信息的終身價值，為能源局的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

5.健全制度，加強(qiáng)組織與領(lǐng)導(dǎo)

各方面活動的展開都要有組織紀(jì)律，檔案管理也是如此。沼氣信息關(guān)系部門應(yīng)該以國家相應(yīng)的規(guī)章制度為依據(jù)，建立自己的規(guī)章制度，制度的建立需要合理合法，公平公正，切合實際，對員工和領(lǐng)導(dǎo)都已一定的制約作用，方便局內(nèi)的管理。局里需要重視起來沼氣信息檔案管理工作，可以成立相應(yīng)的小組，不定期的進(jìn)行工作檢測，及時發(fā)現(xiàn)工作問題并找出應(yīng)對措施。檔案工作一直以來得不到重視，工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到理想效果。

結(jié)語

檔案管理工作需要適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展，充分利用科技化的手段去提高工作效率，其中需要對檔案管理中存在的問題進(jìn)行充分的了解，因地制宜，找到相應(yīng)的解決措施，將檔案管理不再只是對自己部門有利，要學(xué)會資源共享，服務(wù)人民，服務(wù)社會。

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